¿Alguien tiene un documento en el que se establezcan límites a las colaboraciones con la entidad?

Hola Cristina. Veo que tenéis un problema derivado del volúmen de solicitudes de colaboración que recibís. Parece mentira que cuando a otras entidades les supone un gran esfuerzo obtener visibilidad y apoyos, vosotros no sepáis muy bien como controlar la avalancha de ofertas que se os presentan.

Evidentemente, los dos extremos son malos, aunque sin duda preferiría siempre estar en vuestra situación. Ahora bien, es una situación que hay que tratar de gestionar adecuadamente para evitar que os sobrepase al tiempo que no os cierre puertas por quedar mal en determinadas ocasiones por tener que decir “no”. Es una situación de las que yo denomino “peligro de morir de éxito”. Lo he visto en organizaciones y en empresas que no han sabido gestionar correctamente su crecimiento y han acabado sucumbiendo a su propio éxito.

No conozco ningún documento tipo que establezca limitaciones a las colaboraciones, pero creo que es algo que debe elaborar la propia organización. Probablemente yo no lo incluiría dentro de los estatutos puesto que puede, y seguramente debe, ser un documento que varíe con el tiempo. Lo que está claro es que será un documento estratégico de una trascendencia suficiente como para que sea aprobado por el órgano de gobierno correspondiente (desconozco la estructura jurídica que tenéis).

En dicho documento se debería protocolizar el sistema de colaboraciones, recogiendo toda la casuística posible y revisándose periódicamente con el objeto de actualizarlo y corrregirlo en función de los resultados y defectos que vayáis viendo con su aplicación.

Podéis establecer un sistema tan objetivo o subjetivo como queráis, pero en todo caso, debe ser claro y yo diría que flexible en cuanto a que una excesiva rigidez podría hacer perder colaboraciones estratégicamente interesantes.

Sin conocer exhaustivamente la situación, me resulta muy complejo daros algún consejo sobre cómo categorizar las colaboraciones. Podría ser poniendo límites a la cantidad de colaboraciones en un periodo de tiempo determinado; establecer plazos de solicitud mínimos para atender peticiones de colaboración; priorizar colaboraciones (o excluirlas) en función de la entidad solicitante; priorizar aquéllas que sean recurrentes y no puntuales; establecer criterios de rentabilidad (económica o de imagen)...

Como siempre, la elaboración de un documento de este tipo requiere de una profunda reflexión interna puesto que creo que puede tener una trascendencia vital y que puede servir para marcar estrategias y objetivos e incluso para replantearos vuestra propia organización interna. Sed siempre muy realistas y tened muy en cuenta vuestra capacidad real de atender correctamente los compromisos que adquiráis para que vuestra imagen siempre salga reforzada y no al contrario.

Igualmente, dicho documento debe establecer el protocolo de recepción, tramitación y respuesta de cada solicitud, de forma que se sepáis claramente cómo gestionarlo internamente y que el propio solicitante tenga también una información clara y trasparente. Si las condiciones de colaboración son razonables y están claras, os resultará más fácil decir “no” en los casos que haya que hacerlo y el interlocutor no se sentirá ofendido. Es más, creo que puede reforzar vuestra imagen como entidad seria y solvente.

En ese mismo documento podéis definir también posibles modelos o formularios, tanto internos como externos, y, desde luego, el tipo de convenio a formalizar en cada caso. Puede que en ocasiones la firma de un convenio no sea necesario, pero entiendo que es un trámite que puede realizarse de manera muy ágil o dotarle de toda la formalidad del mundo en función de lo que interese y que implica un vínculo y compromiso más formal. Eso sin contar con que en determinadas ocasiones puede ser necesario para justificar la naturaleza de posibles aportaciones económicas. Tened en cuenta que cualquier aportación que recibáis debe tener el tratamiento fiscal adecuado.

Podría también establecerse el protocolo de atención de cada acto, quién debería acudir por vuestra parte en cada caso, etc.

Y, por último, establecer tambien la política de comunicación (envío de notas de prensa, convocatoria de medios, comunicación en redes sociales…)

Paralelamente, creo que se debería también elaborar un libro de estilo, si no lo tenéis ya, que estableciera la forma en que vuestra imagen debe recogerse en diferentes soportes, cómo debe tratarse en los diferentes eventos en que participéis directa o indirectamente, etc.

Como al principio de tu consulta haces referencia a los voluntarios y colaboradores, no quería concluir sin hacer mención a la necesidad de que ese tipo de figuras las tengáis perfectamente identificadas y legalmente formalizadas para evitar problemas, aunque supongo que es un tema que tendréis más que estudiado.

Espero haberte dado alguna idea. Me tienes a tu disposición si necesitas que profundicemos en algo más concreto.