Problemas por la ausencia de contabilidad en la asociación

Estimada Susana, te remito la respuesta de D. Javier Marco Cano a otra consulta parecida a la tuya:
http://www.solucionesong.org/asesoria/consultas/consulta/?id=4875

“Estimada MAribel, mi criterio es el siguiente. A efectos fiscales, la contabilidad debe estar a resguardo desde los 4 ejercicios despues del último impuesto vencido. Es decir, ahora vence el año 2003. Sin embargo a efectos contables se requieren seis años y alguno más si habeísi recibido alguna subvención.

El perder la contabilidad no esculpa de la obligación de tenerla, y por tanto, de dificil justificación para la Admnisitración y obviamente para la toma de decisiones.Sin embargo hay diversas fuentes que os pueden ayudar a reconstruirla. ( por lo menos, en caso de que sea necesario)
Lo primero de todo es solicitar a las entidades financieras la copia de los extractos de las cuentas bancarias. Por lo menos ya tendreís la contabilidad bancaria.
Segundo es recopilar las cuentas anuales ( si acaso podeis obtenerlas de algun tercero implicado ).
Tercero es solicitar copia de los impuestos presentados en los ejercicios que no han prescrito.
Cuarto solictar a la S.S. copias de los boletines de cotización.
Con respecto a las subvenciones, solicitar por escrito a los subvencionadores copias de sus mayores de contabilidad. Y también coipia de las acuerdos/convenios/programas… firmados.
Con los proveedores/acreedores, solicitarles por escrito los extractos de la contabilidad referidos a vuestras operaciones.

Con eso, podeis tener la información mínima para poder, en su caso poder mantener alguna información que os permita salir del paso, a efectos de cubrir cualquier contingencia con la Administración.

Por otro lado, seria interesante tener algun documento que certifique la pérdida de la información, es decir, técnicos de soft, hardware o cualuier informe y que, a ser posible, esté presentado a terceros.

Por último, para recomponer la contabilidad del año 2008, la única forma es realizar un inventario de bienes/derechos y obligaciones, con ello iniciareis por diferencia el patrimonio neto.

Posteriormente con los extractos del banco deberiais realizar la contabilidad de forma que permita, en el menor plazo de tiempo, ir ajustando el patrimonio neto incial, que os haya salido del primer inventario que realiceis.

De todas maneras, depende del volumen que tengais, pero los extractos bancarios, será el documento inicial que más os ayude.

Espero haberos ayudado.
Saludos
Javier Marco”

Estimada Susana:

Ante la situación que apuntas, me uno a la recomendación de Eva de tratar de cerrar, al menos, el ejercicio 2008 con la información disponible; teniendo presente el tamaño de la entidad entiendo que sus movimientos económicos no serán muchos lo que permite albergar esperanzas de poder cerrar este ejercicio.

En todo caso se han de poner las bases para la contabilidad del 2009, de forma tal que no se repita el problema que describes.

Un cordial saludo.

Las consultas resueltas por los asesores de la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante.