¿Nos recomendáis algún programa para gestionar facturas en el que se puedan adjuntar imágenes de las mismas?

Buenos días…

Me surgen dos cuestiones previas:

¿necesitáis un programa de contabilidad que, además, tenga esa funcionalidad o simplemente necesitáis algún programa donde poder registrar facturas - con los datos que sean - al que podáis adjuntar documentos? evidentemente, las características de una aplicación de contabilidad son muy específicas y no las pueden abordar otro tipo de soluciones…

la segunda cuestión es lo de registrar imágenes: entiendo que es básicamente adjuntar documentos, del tipo que sea (pdf, doc, ... o, como comentas, jpg, ...) pero no necesariamente que se “visualicen” en la aplicación (en todo caso, que puedas descargarlas o abrirlas desde la propia aplicación), ¿es así?

Gratuito o de pago?

Pues para contabilidad tenemos pero como hay que llevar un registro muy riguroso de las facturas y recibos del proyecto, necesitaríamos algo que lo hiciera de forma eficiente y en orden cronológico. Si se pudieran ver los documentos en el propio programa sería perfecto pero si no, con que les de un nombre asociado al gasto con el que corresponde bastaría (actualmente usamos un registro en excel y asociamos un código a los pdf pero con la cantidad de recibos que tenemos, y teniendo en cuenta que las facturas no siempre llegan en orden cronológico, es un método poco eficiente).
Si fuera gratuito mucho mejor! Que andamos ajustados con el presupuesto.
Muchas gracias a los dos!

Buenos días…

Una opción sería utilizar alguna aplicación de Gestión Documental (open source, gratuíta en cuanto a licencias, ...), por ejemplo Nuxeo, Alfresco, Athento, ... pero quizá serían soluciones “excesivas” para lo que necesitáis, incluso con carencias en lo que respecta a la asignación de códigos secuenciales por fecha.

Otra opción, faltándome mucha información, sería cambiar la aplicación de contabilidad - me parece increíble que no disponga de la capacidad de adjuntar el documento a una factura… -. Las hay de código abierto o algunas más “estándares” - alguna de las cuales entrará en breve en el Proyecto DONO -.

La tercera - de las más “simples” pero que hay que valorar - es diseñar un entorno de carpetas en la nube para el almacenamiento de la info (Google Drive, Dropbox, ...), vincular vía “link” a una de las columnas de ese excel donde se registran recibos y facturas para poder acceder al documento cuando sea necesario y crear una “macro” en el excel que asigne código secuencial por fecha - aquí habría que hablar largo y tendido, una vez asignado un código no se debería poder modificar aunque llegase otra factura, o se asigna a cierre de mes, o … -.

La última que se me ocurre es repensar toda la gestión e ir a soluciones globales de gestión ERP/CRM donde recopilar información de organizaciones, servicios, personas, gestiones económicas, documentación , etc. Es, como te comento, una visión más “radical”, pero quizá es el momento.

Saludos

Nos ayuda mucho toda esta información. Barajaremos las posibilidades.
Muchas gracias Pedro!