Necesitamos apoyo para terminar de implementar un sistema de archivo digital para toda nuestra documentación contable (facturas, recibos ...)

Se podria escanear esta documentación (Facturas y todo tipo de comprobantes externos), los que efectueis vosotros si lo haceis a traves de algun programa informatico ya quedarán grabados en sus respectivos ficheros. En fin se tendria que ver exactamente com se esta haciendo ahora y despues analizar como ponerlo en marxa para 2011, sabes que teneis me ayuda desinteresada para cualquier consulta o trabajo quue pudiera realizar.

Hola Abraham buenas tardes,

Como dice María una de las alternativas es la digitilización de los documentos. También otra de las vías es potenciar la fac tura electrónica está reglamentada y aceptada plenamente por Hacienda. Otro problema y no está claro, es que Hacienda acepte facturas digitilizadas que no procedan de la factura electrónica.

Vuestra idea está bien, ahorra costes de mantenimiento de archivos y de espacio. Quedo a vuestra disposición.

Jaume Navarrom (jaume.navarro@telefonica.net)

Si la consulta es a efectos de justificacion contable ante la Agencia Tributaria, recordar que hay una normativa que regula las "FACTURAS ELECTRONICAS" que poueden sustituir a las facturas originales en papel. No se trata simplemente de  guardar las facturas escaneadas (en PDF, etc) en  lugar de guardarlas en papel. Hay una serie de requisitos para las facturas electronicas, para acreditar su autenticidad, etc

En la web de la Agencia Tributaria sale informacion sobre este tema de las facturas electronicas.

Otras cosa es que en la practica cuando la AEAT solicita las facturas para alguna comprobacion, "normalmente" admite la copia de las facturas si requerir los originales.

Pero lo ideal es hacer las cosas correctamente y utilizr sistemas de facturacion electronica. Aunque su implantacion depoende de vosotros para las facturas emitidas, pero no depende de vosotros para las facturas recibidas

Saludos

Hola Abraham,

Creo que tu pregunta va a superarnos a todos… (al menos a mi!)

En mi opinión el sustituir un archivo contable físico por uno digital tiene dos vertientes:

Desde el punto de vista de hacienda: Lo mas probable es que si lo que haceis es totalmente legal ellos no van a tener problemas con la facturas electrónicas u otros soportes digitales de cosas que ellos puedan comprobar por otros modos (declaraciones de mayores de 3000 y cosas de esas) Digamos que hacienda puede ser la entidad más profesional, conoce la legislación bastante bien y es una agencia bastante capaz.

Pero desde el punto de vista de un financiador público, una agencia de cooperación o un ayuntamiento: ellos van a querer ver el soporte físico y sería un problema entrar a discutir con ellos si es legal o no otro tipo de soportes. Si pueden aceptar el revisar soportes digitales, pero lo normal es que elijan algunos de ellos y digan "muéstrame el original"

¿Puedes compartir con nosotros la legislación que has revisado con respecto al archivo digital?

Un saludo