Justificación del pago de gastos a voluntarios

Estimada Sonia:

La foema más encilla de justificar esos gastos es presentando las facturas y recibos emitidos por las empresas que prestan el servicio o venden el producto.

Es complicado que un voluntario pueda emitir facturas porque para ello habría de darse de alta como autónomo cosa que es realmente desproporcionado, y no tiene realmente sentido, para recibir una contraprestación por los gastos en los que incurren en su labor de voluntariado.

Un cordial saludo.

Hola Sonia:
Estoy de acuerdo con la opinión del compañero Agustin, solo añadir que, parece que pagais una cantidad fija, independientemente del gasto real, y esto puede tener consecuencias fiscales.
Articulo 8 RIRPF “...se exceptuan de grabaven las cantidades destinadas por la empresa (entidad) a compensar los gastos normales de manutención y estancia…”
Los gastos normales son:
- para los gastos de estancia, los importes que se justifiquen (factura del establecimiento hotelero)
- para los gastos de manutención la cantidad de 52,29 € por día pernoctado en lugar distinto al municipio de residencia del voluntario y del lugar de trabajo habitual (para pernoctas en España), si no hay pernocta 26,14 € (Orden 22-2-2001)
En consecuencia, el exceso pagado (si es que se produce un exceso) no estaría exceptuado de gravamen.

Articulo 8 RIRPF “...se exceptuan de gravamen las cantidades destinadas por la entidad a compensar los gastos de locomoción del voluntario, que se desplace fuera del centro de trabajo… para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
... cuando se utilice transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,17€ por Km.recorrido, siempre que que justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen…”
El exceso pagado tampoco estaría exonerado de gravamen.
Y para todo lo anterior, “...el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.”
Además todas estas cantitades que se pagan a los voluntarios para compensar los gastos incurridos deben declararse en el Modelo 190 todos los años.

En una ESAL en la que colaboro y en la que también tenemos este tipo de gastos, (y que además todos los años tenemos que justificar ante la Administración que nos concede la subvención), nosotros hacemos lo siguiente:
- Tenemos una Orden de trabajo donde quedan reflejados los datos del voluntario, el lugar donde desarrollará su colaboración, los días de prestación voluntaria y el motivo.
- Reunimos las facturas por alojamiento y desplazamiento que han sido necesarias, así como los billetes de los medios de transporte utilizados (o en su caso, manifestación de que se ha utilizado vehículo propio del voluntario, con itinerario y Km. recorridos)
- Para los gastos por manutención, en los casos en los que se paga una cantidad fija, pagamos los importes límite establecidos en el RIRPF (que luego declaramos en el Mod. 190) como rentas exentas.
- Con toda esa información elaboramos un documento “Liquidación de dietas y gastos de locomoción” que es firmado por el voluntario y por la entidad, el neto resultante se paga al voluntario.

Saludos