Dudas contables: gestiones burocráticas y numeración de facturas

Buenas tardes:
Sobre la primera pregunta, lo más correcto es que los gastos que abone la asociación correspondan a facturas emitidas a su nombre.
Como entidad debéis daros de alta en la AEAT mediante el correspondiente modelo de declaración censal (modelo 036) y Alta en el IAE (modelo 845). Esto os permitirá obtener vuestro correspondiente CIF sobre el cual os pueden emitir las facturas.
Dentro de las buenas prácticas (con independencia del volumen de la entidad), y aunque la normativa lo permita, no es conveniente abusar de gastos tipos Tiquets de supermercados, bares o similares.
Dicho esto, en aquellos casos en los que proceda, se suele realizar un documento sustitutivo de liquidación de gastos, donde la persona que los ha realizado lo firma y confirma que ha recibido el abono de estos.

Respecto a la segunda pregunta, la respuesta es tan amplia como entidades existan. Nada se define sobre cómo registrar en contabilidad los documentos. Mi consejo es que busquéis un sistema que os permita localizar el documento en cuestión de una manera ágil.

No aconsejo usar el asiento contable para archivar la documentación, ya que la numeración de los asientos debe reajustarse de forma correlativa al terminar el año y esto hará que los números de asientos cambien.

Desconociendo vuestro sistema de contabilidad, podéis mirar si este os da algún tipo de registro único que no se modifique tal como número de grabación o similar.

Pensad que en el caso que el día de mañana tengáis que, localizar un documento (caso de una justificación de una subvención por ejemplo), lo habitual es acudir a la contabilidad para posteriormente localizar el documento en vuestro archivo.

Salvo mejor opinión.

Me refiero a situaciones concretas, como por ejemplo, yo he pagado la renovación del certificado digital o he comprado un libro de actas. Tengo los correspondientes comprobantes, pero, ¿cómo lo presento a la Junta Directiva para su aprobación? ¿Haciendo una factura a nombre de la asociación (aunque yo no tengo CIF), o presentando simplemente los comprobantes para el abono de las cantidades?

El problema radica en el comienzo. Tanto la factura de renovación del certificado digital o la compra del libro de actas deberían facturarse a NOMBRE de la entidad. En el caso de que lo que se dispongan son de tiquets o comprobantes como dice, habría que hacer una hoja de liquidación de gastos donde se refleje sus datos completos (por poner el ejemplo concreto) y que deberá usted firmar como justificante del cobro.
La entidad contabilizará los gastos con el soporte del documento que le comento.

Entiendo, el problema es que hasta ahora esas “hojas de liquidación de gastos” se han pasado como facturas (con ese nombre y formato) a la asociación y su número se ha hecho correlativo a las facturas que esta emite a entidades externas. Me pregunto si podemos tener problemas en caso de alguna auditoría externa.

Si está documentado y lo podéis explicar, no debería de generar ningún problema.
Desconozco las cuantías, pero por lo que me comentas no parece mucho.

En las auditorías se utiliza el concepto de materialidad, que determina el umbral del importe por debajo del cual, las operaciones tienen una importancia relativamente baja en el efecto del patrimonio.

En cualquier caso os aconsejo que documentéis bien toda estas cuestiones y dejéis escrito la mecánica que se ha seguido y por qué se ha realizado así.

En el futuro, mi aconsejo como asesor es que busquéis un sistema como el que os he planteado, teniendo en cuenta que lo más ortodoxo es que las facturas estén emitidas a nombre de la entidad.

Un saludo.-

Buenos días,

Opino igual que el compañero, todos los gastos de la asociación deben ir a nombre de la asociación. Si alguien compra cualquier cosa para la asociación, la factura debe ir a nombre de la asociación. Otra cuestión diferente es que haya personas que adelanten con su dinero esos gastos de la asociación. Se puede hacer de varias formas. Si los gastos son en efectivo, se pueden contabilizar en la caja de la asociación directamente. Un ejemplo, Manolo el Tesorero compra de su bolsillo el lunes día 1 un libro de actas en la Papelería Paqui, por 3 €. El viernes día 5 va a la asociación y coge 3 € de la caja de la asociación, y registra en el listado de caja el gasto de 3 € con fecha de lunes 1, igual que la factura, y guarda la factura en la carpeta de la facturas. Aquí paz y después gloria. Se puede añadir una anotación de quien hizo la compra, por dejarlo registrado.

Si el volumen de gastos es más alto, en contabilidad se puede crear una cuenta de caja auxiliar a nombre de esa persona, y saldarla periodicamente. Es lo mismo que hacer un listado de todos los gastos pagados por una persona, y luego saldar la cuenta, con la posibilidad de que se le adelante el dinero para que esa persona no lo tenga que poner de su bolsillo.

No recomiendo que se paguen los gastos de la asociación con las tarjetas personales de sus miembros, porque en el caso de que pidais alguna subvención y lo presenteis como justificante, este hecho podría ocasionaros problemas y os pueden poner muchas pegas. Peor todavía si se paga con las tarjetas de los supermercados tipo Alcampo o Carrefour, porque por un gasto sin importancia algún funcionario que os revise la justificación os puede pedir de todo. En cualquier caso si los pagos son todos por banco, tampoco es problema, hay que resgistrarlos todos los movimientos en contabilidad y ya está. Día 1, Manolo compra en papelería Paqui, un asiento de gasto y un asiento de deuda con Manolo. Día 5, Manolo coge 3 € de caja. Habría un asiento por saldar la deuda a Manolo.

Otra cuestión diferente son los gastos de dietas y desplazamientos, que se pueden abonar a miembros de la asociación o a usuarios. En este caso tendríais que cogeros un modelo de recibo que emite la persona a la asociación, del tipo yo fulanito recibo de la asociación tal el dinero tal por los conceptos tales en el desarrollo de la actividad tal, y se pone un listado de todos los gastos con sus tikets y comprbantes. SI eso se va a justificar en una subvención, consultar el modelo que hace falta, y los requisitos para poder presentarlos, porque puede ser que si son gastos en la misma ciudad no se admitan, o no pueden superar un % de la subvención, o no son subvencionables, o tienen límites, etc.

Cualquier sistema que monteis, aplicad el sentido común, y que sea lo más fácil y sencillo que se pueda, adaptado a vosotros.

Un cordial saludo.