¿Cómo se contabilizan las nóminas y pagos a la seguridad social?

Estimada Chary,

El asiento de las nóminas y pagos a la seguridad social sería:

640 Nóminas
642 SS a 476 SS Acreedores a 475 HP retenciones IRPF a 572 Bancos

Yo suelo individualizar las cuentas 640 y 642 por trabajador, de forma que si a uno le sale el importe de SS negativo (que nos abona dinero la SS), pasaría la cuenta 642 al haber. El que la 476 se encuentre en el debe o haber dependerá de si tenemos que pagar a la Seguridad Social en cómputo general (haber) o tenemos que cobrar dinero de la Seguridad social en el cómputo general (debe) por las I.T.

Pago a la SS, al mes siguiente:

476 SS acreedores a 572 Bancos

Espero te haya servido de ayuda.

Un saludo cordial,

Bernardo Naranjo
gestion@balendu.org
www.balendu.org

Hola, Chary.

Intentaré resumirte, intentando abarcar todos los casos posibles, la contabilización de la nómina. Si te quedan dudas, contacto conmigo.

Al producirse el devengo, normalmente a final de mes, se contabilizará:

(640) Sueldos y salarios
(641) Indemnizaciones
(642) Seguridad Social a cargo de la empresa
(471) Organismos de la Seguridad Social, deudores

a (254) Créditos a largo plazo al personal (460) Anticipos de remuneraciones (465) Remuneraciones pendientes de pago (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (544) Créditos a corto plazo al personal (755) Ingresos por servicios al personal

Los importes, los tienes que sacar del resumen de la nómina que te facilite la gestoría o, si lo hacéis vosotros, del programa de nóminas que utilicéis.

Básicamente son:

• Sueldos y salarios. La cifra del gasto por estos conceptos se obtiene de las partidas de la nómina, “Percepciones Salariales” (Salario base; complementos salariales; Horas extraordinarias; Gratificaciones extraordinarias; Salario en especie) y de “Percepciones no Salariales”, solo la partida de “Otras percepciones no salariales”.

• Indemnizaciones. Incluyen todos los importes devengados en favor del personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Es el resultado de las partidas de la nómina “Percepciones no Salariales” (Indemnizaciones o suplidos; Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social; Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos)

• Seguridad Social a cargo de la empresa. Es el importe de la seguridad social a cargo de la empresa (este importe te lo tienen que facilitar la Gestoría o el programa de nóminas)

• Organismos de la Seguridad Social, deudores. Son los pagos delegados, es decir, cantidades satisfechas por la empresa al trabajador a cuenta del Instituto Nacional de la Seguridad Social para cubrir las siguientes situaciones:

+ Incapacidad temporal por contingencias generales.
+ Incapacidad temporal por accidente de trabajo o enfermedad profesional.
+ Desempleo parcial.

El ICAC en respuesta a una consulta sobre el tratamiento contable de las cantidades abonadas por incapacidad temporal derivada de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales recordaba que el artículo 77 del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, establece que: «las empresas, individualmente consideradas y en relación con su propio personal, podrán colaborar en la gestión de la Seguridad Social exclusivamente en alguna o algunas de las formas siguientes…» y que en el caso de que la forma de colaboración se realice de forma que la empresa pague a sus trabajadores, a cargo de la entidad gestora obligada, las prestaciones económicas por incapacidad laboral transitoria, la Seguridad Social deberá restituir a la empresa por este pago realizado a su cargo.

Respecto al tratamiento contable de este supuesto de colaboración, y siempre que las cantidades abonadas al trabajador por dicha empresa se realicen a cargo de la entidad gestora establecía que:

+ Dichas cantidades no deberán considerarse como un gasto de la empresa, sino como una gestión financiera que producirá el registro de los correspondientes pagos como una salida de tesorería con cargo a una cuenta de organismos de la Seguridad Social, deudores.
+ La liquidación que realice la empresa con la Seguridad Social derivada de las deudas que tenga contraídas con los organismos de la misma, tanto de las cuotas a cargo de la empresa, como las retenidas a los trabajadores, y en la medida que puedan aplicarse los créditos que tenga sobre estos organismos con motivo del pago adelantado que haya realizado por cuenta de estos últimos, supondrá un pago o un cobro para la empresa saldando de esta forma la posición deudora o acreedora, respectivamente, que presente la empresa con respecto a los organismos de la Seguridad Social (consulta BOICAC 54).

• Anticipos de remuneraciones o créditos al personal. El importe correspondiente a estos conceptos es el señalado en la nómina como “Anticipos”/“Otras deducciones”, que variará dependiendo si es un anticipo, o un préstamo a corto/largo plazo.

• Remuneraciones pendientes de pago. Su importe debe coincidir con el “Líquido total a percibir”, de la hoja de nómina.

• Hacienda Pública, acreedor por conceptos fiscales. Es el señalado, dentro de las deducciones, en el apartado “Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas”. Incluiremos, en su caso, los ingresos a cuenta que la empresa tiene que realizar cuando retribuye en especie.

• Organismos de la Seguridad Social, acreedores. Es el importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa (Cuenta 642) más la cantidad a cargo del trabajador.

• Ingresos por servicios al personal. Ingresos por servicios o prestaciones en especie realizados por la empresa y que por lo tanto habrá que deducir del «líquido a percibir» de la nómina.

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Hasta aquí te he presentado el asiento de nóminas que hay que realizar a final de cada mes. Aparte de este asiento, también sería conveniente contabilizar el siguiente asiento(correspondiente a la parte proporcional de pagas extras):

(640) Sueldos y salarios (PPE, Periodificación de Pagas Extras)

a (465) Remuneraciones pendientes de pago (PPE)

En el que se contabiliza el importe correspondiente a la paga extra del mes (periodificada), es decir, si pagamos 2 pagas extras al año (junio y diciembre), dividiremos la cantidad mensual de la cuenta 640 por 6 (dividimos por 12 meses y multiplicamos por el número de pagas, normalmente 2).

De esta manera, cada mes contabilizamos el total de gasto devengado, incluyendo las pagas extras. De esta forma, no tendremos distorsiones entre los diferentes meses del año (si no lo hacemos de esta forma, en los meses de junio y diciembre, la partida de Sueldos y Salarios, será el doble a la que corresponde un mes normal).

Espero que te sea de utilidad. Un saludo,

Rafael
Rafael_Castells@hotmail.com

Chary,

Te adjunto un fichero en pdf.

Un saludo,

Rafael
Rafael_Castells@hotmail.com

Quiero decirles que me ha ayudado a salir de ese “apuro”, muchas gracias y hasta pronto.
Saludos Chary Sánchez López
P.S.B.