¿Cómo podemos justificar la compensación económica a un estudiante que hace su proyecto fin de carrera en un ámbito de nuestro interés?

Este tipo de situaciones, entregas de dinero a personas que por diversas circunstancias no pueden emitir factura (normalmente por la inhabitualidad de su servicio o por lo reducido del importe, que hace que no les compense la puesta al día fiscal que ello exige) en mi opinión lo mejor es pagarle contra recibo (donde conste escuetamente algún tipo de servicio, contraprestación) . Al pago se le practicaría una retención del 15% por Irpf que se ingresaría en Hacienda al fin de se trimestre.

De esa forma se cubre, si no en todo sí en una buena parte, con las exigencias e intereses de Hacienda.

Saludos

Entiendo, salvo mejor opinión, que deberían ustedes establecer un Contrato Universidad-Empresa con el Centro Académico del que dependa la investigación realizada por el estudiante en cuestión. De esta manera será el Centro Académico el que FACTURARÁ a la Fundación y, asimismo, se responsabilizará de la retribución del estudiante.

Otra posibilidad sería constituir al estudiante en cuestión en BECARIO de la Fundación a los efectos del desarrollo de las investigaciones correspondientes. De esa forma, el importe satisfecho al estudiante sería una BECA y recibiría el tratamiento contable y fiscal determinado por la ley para tales casos.

Espero que estas observaciones extraídas de mi práctica profesional - como Economista, Auditor y Consultor - le resulten de utilidad. Formule nuevas consultas para resolver sus dudas. Un atento saludo.

Estimada Ana:

En cualquier caso Hacienda prevé la posibilidad de que cualquier contribuyente pueda emitir facturas, aún sin estar dado de alta, siempre que se trate de facturas esporádicas y que no sean de montos importantes. Por tanto sería posible que, en caso de que no queráis optar por las propuestas que os hace Adolfo, os emitiera una factura y tratarla contablemente utilizando la cuenta 629 “Otros servicios”. La factura tendrá que llevar la retención correspondiente.

Un cordial saludo.


Las respuestas dadas por la FUNDACION LUIS VIVES no son vinculantes, por lo que no se responsabiliza de posibles controversias que pudieran surgir a los consultantes en situaciones relacionadas con las materias objeto de la consulta.

Hola, no siempre damos una respuesta uniforme a estas preguntas. Por ello sugeriría analizar entre varios la casuística más habitual y preparar una guía para estos casos, me pressto a colaborar.

Hago abajo algunas reflexiones (que pueden ser incompletas, reconozco no dominar las últimas modificaciones fiscales sobre facturación). Indicar también que el sustituir la Factura (más formalista) por un Recibo no implica necesariamente contingencia fiscal ni riesgo ante auditorías, máxime considerando que en la mayoría de los casos hablamos de importes reducidos (a quien pagamos alto tiene perfectamente en regla su situación fiscal). Se trata de dar soluciones razonables y proporcionadas a los casos concretos. Por poner un ejemplo si queremos dar una gratificación a alguien por una traducción del ruso (no dedicándose habitualmente a ello), no podemos exigirle que antes se de de alta fiscal como traductor, que nos emita factura con Iva, etc, bastará pagarle con la retención Irpf que corresponda (de forma que que el pago no quede opaco).

De lo que hablamos es de la habitual situación de pagos esporádicos a alguien, de bajo importe. Pagos por servicios, asesoramientos o colaboraciones aisladas, no siendo personas con las que tengamos relación laboral, sin ellos estar de alta fiscalmente como “profesionales” independientes (abogados, asesores fiscales, arquitectos, traductores …) (SIGUE)

ALGUNAS IDEAS RESUMEN

1.- Si quien nos ha prestado el servicio se identifica como PROFESIONAL: Factura con Iva 16%, Retención Irpf 15% (o 7% si lleva menos de 3 años en la actividad)

2.- Si estamos ante pagos por CONFERENCIAS o similares: Si es de un PROFESIONAL (preguntémosle) factura como en el caso 1 (Sí Iva 16%, retención Irpf 15%-7%). Si NO ES PROFESIONAL recibo identificando fecha y título de la conferencia, con firma del interesado, con retención Irpf fija 15%.

3.- Otros casos de colaboraciones más inconcretas de personas físicas con asociaciones, encajando por tanto en el artículo 16.2.i de la Ley del Irpf (” … tendrán la consideración de rendimientos de trabajo personal las retribuciones percibidas por quienes colaboren en actividades humanitarias o de asistencia social promovidas por entidades sin ánimo de lucro”). Aquí entrarían p. ej. GRATIFICACIONES A VOLUNTARIOS u otro tipo de servicios donde prime el carácter altruista de la relación. Pago por RECIBO donde conste la razón de la contraprestación, firmada por el interesado, sin Iva y con retención variable por Irpf (al tipo que resulte de aplicar el artículo 84 del Reglamento del Irpf).

4.- En supuestos distintos a los anteriores, que tienen que ver en general con personas cuyo servicio es asimilable al del profesional, pero que por razones diversas no estan dados de alta como tales (p. ej, por la inhabitualidad de su trabajo) y por lo tanto no nos puede emitir una factura en condiciones, en esos casos yo recomendaria pagarle contra RECIBO firmado por el interesado donde se exprese brevemente el servicio o la razón de la contraprestación. No Iva y sí retención Irpf 15%.

5.- De cara a la justificación del gasto ante una AUDITORÍA (que pregunta Ana) entiendo que siempre que el pago haya sido autorizado (naturaleza del gasto, cuantía, o conformidad con presupuesto) por personas con competencia para ello según los estatutos de la asociación o sus normas de desarrollo no deberá haber problema se pague por factura o por recibo siempre que en ambos casos se identifique correctamente el servicio prestado y el perceptor. Y en cuanto a la responsabilidad ante una eventual inspección de HACIENDA la asociación debe vigilar la correcta retención del Irpf (ver artículos 72 a 106 del Reglamento del Irpf), estemos ante facturas o ante recibos, esa es su principal responsabilidad y no el Iva, normalmente responsabilidad de quien prestó el servicio y al que normalmente Hacienda no molestará al estar ante importes reducidos.

Entiendo también que cuando los pagos son periódicos (p. ej. gratificaciones mensuales a voluntarios) se puede sustituir el “recibo” por una “transferencia bancaria”, más ágil. Normalmente aquí habrá previamente un cierto acuerdo firmado entre las dos partes donde se refleje la naturaleza de la colaboración, el importe y la cuenta bancaria, esa será la justificación documental del pago.

Una última recomendación (de tipo contable, fiscal y auditoría) es que la orden contable del pago esté suficientemente DOCUMENTADA. Si es contra factura será suficiente adjuntarla con la firma de autorización correspondiente, si es por recibo o transferencia deberán adjuntarse o bien el propio recibo o el acuerdo de colaboración (o al menos una fotocopia). Mi experiencia práctica me lleva a sugerir que a los apuntes contables se adjunte la mayor documentación posible, aunque esa tarea exija un poco más de tiempo. Solemos conservar bien la contabilidad, no suele suceder lo mismo con otros archivos aparte.(SIGUE)

Tras estas reflexiones y volviendo a la pregunta de Ana, yo rectificaría mi propia respuesta anterior. La solución que daba respondía especialmente al dato de Ana de que el estudiante “no puede emitir factura”, es decir el caso de profesionales más o menos esporádicos, a los que yo sí retendría el 15% de irpf.

Pero realmente parece un tanto exagerado atribuir la naturaleza de “profesional” a un estudiante. Por ello yo me inclinaría por pagarle contra recibo indicando que es una gratificación como contrapartida de un estudio que redundará positivamente en los fines de la Fundación. Y fiscalmente lo consideraría como “rendimiento de trabajo personal” encajándolo en el muy abierto apartado del artículo 16.2.i de la Ley del Irpf citado, con lo que la retención será la que corresponda de aplicar el artículo 84 del Reglamento del Irpf. Esta solución, al menos desde el punto de vista fiscal, nos lleva al mismo resultado que la que propugna Adolfo de considerarle “becario”, evitándonos al tiempo el que ello pudiera exigirnos algún especial trámite de Seguridad Social, materia laboral en la que me reconozco bastante lego).

Finalmente Agustín comentas que Hacienda viene admitiendo facturar a alguien que no está dado de alta para ello?. Esto es a nivel reglamentario, a nivel de consultas, o es una cuestión de hecho de la inspección…?. Pero en ese caso entiendo que no sería con Iva, pues qué haría después con él, no creo que lo ingresase en Hacienda. No sé, no me cuadra bien una factura sin Iva …

Me he alargado más de lo debido. Espero que pueda haber servido de algo y que de haber discrepancias, que las habrá, que vayamos puliéndolas en lo posible. En todo caso no todos los asesoramientos deben llevar siempre a la misma solución, las normas no son siempre claras y las resolvemos a veces según nuestro criterio y experiencia personal.

Perdón de nuevo y un saludo a todos