Como hacer frente a la dimisión del presidente

Buenas tardes Mahassine,

A la primera pregunta, si los estatutos o la ley no dicen otra cosa, lo razonable es que elijáis nuevo presidente lo antes posible. Si estáis de acuerdo en seguir con el presidente de mayor edad nadie os va a decir nada.

A la segunda pregunta, deberíais seguir con la actividad normal de forma que la dimisión del presidente afecte lo menos posible al funcionamiento de la asociación.

A la tercera pregunta, el presidente tiene una responsabilidad por el funcionamiento de la asociación y es lógico que quiera que le deis de baja, pero eso no es razón para impedir o dificultar el funcionamiento de la asociación. Preparad y presentad el nombramiento del nuevo presidente lo antes posible, si antes de que el registro lo inscriba necesitáis algún documento pedidselo al presidente, incluso por burofax si fuera muy importante y pudiera causar algún daño importante a la asociación.

Saludos,

Estimada Mahassine: en relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: inicialmente, la cuestión que nos plantea viene dada por el hecho de si es posible hasta que haya una Asamblea General extraordinaria y se elija a otro presidente, que se puede seguir al frente de la entidad asociativa con cuatro socios.
Asimismo, se suscita si se admite a un nuevo socio y se reestructura la Junta Directiva, el hecho de poder seguir con el programa de actividades y servicios que ofrece la asociación.
Y como última cuestión, el Presidente de la entidad no lucrativa se niega a darnos toda la documentación de la asociación hasta que llegue la notificación de su baja desde el Registro de Asociaciones de la Comunidad Foral de Navarra.
Dicho lo anterior, tal como refiere mi compañero Valentín Playa, de acuerdo con lo que establezcan los estatutos de la asociación como manifestación de la potestad de autoorganización, en concordancia con la normativa de aplicación, la cual viene dada por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación (en adelante, LODA), y el Real Decreto 9/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones, las vacantes que se produzcan en la Junta Directiva, tal como acaece con la de Presidente, cubrirse en la primera Asamblea General que se celebre al efecto.
No obstante lo anterior, la Junta Directiva podrá elegir, por mayoría absoluta de sus miembros, a un socio para que ocupe el puesto vacante, en calidad de Presidente, con carácter provisional, hasta la reunión de la próxima Asamblea General.
En lo que respecta a la admisión de un quinto socio y elección del mismo como miembro de la Junta Directiva con la consiguiente reestructuración de dicho órgano de representación, de suyo, esta situación no obsta a que se puede seguir con la programación de actividades y servicios que ofrece esa entidad jurídica.
Por lo que respecta a la tercera cuestión referenciada, es decir, que el Presidente de la entidad no lucrativa se niega a dar al resto de socios documentación de la asociación hasta que llegue la notificación de su baja admitida desde el Registro de Asociaciones de la Comunidad Foral de Navarra, ello no es óbice a que los socios tengan derecho individual de información respecto a la situación patrimonial y financiera de la asociación (art. 14.2 y 21 b) de la LODA). El acceso a tal información ha de hacerse en los términos establecidos por la ley de protección de datos de carácter personal, lo que es una cuestión tiene que ver con el derecho de información de los socios sólo en la medida en que el acceso a los libros de la asociación por parte de otros socios pueda incluir datos protegidos de los asociados.
No obstante, no parece dudoso que la incorporación a una asociación implica autorización para que los datos personales necesarios para el desarrollo de la actividad social estén a disposición de los órganos sociales y, en menor medida, también de los demás socios. No aclara la LODA si el acceso a la información financiera y patrimonial por parte de los asociados ha de entenderse como un derecho de inspección o como un derecho de pregunta. La aplicación analógica de lo previsto en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, llevaría a la conclusión de que, salvo disposición distinta en los estatutos sociales, debe entenderse que los socios han de ejercitar su derecho de información en el marco de la Asamblea general como derecho de pregunta y que la obligación que se impone a los órganos de la sociedad es la de producir y poner a disposición de los accionistas la información relevante, pero no la de permitir el acceso a la documentación contable o financiera de la asociación a todos los socios. Así parece deducirse del tenor del artículo 21 b) de la LOD cuando afirma que los socios tienen derecho a “ser informados” de la situación contable de la asociación. En la evaluación de los supuestos, ha de tenerse en cuenta, no obstante, que la legislación de sociedades prevé específicamente la obligación de los administradores sociales de rendir cuentas en forma de formulación y presentación a la Junta de las cuentas anuales y poniendo a disposición de cualquier socio las cuentas anuales que, además, se depositan en el Registro Mercantil.
A falta de atribución específica de derechos semejantes a los asociados, hay que entender que el derecho de información y la obligación de rendición de cuentas de la Junta Directiva permite construir un derecho de los socios a solicitar y obtener la información contable de la asociación.
De esta suerte, ¿puede ampararse una Junta Directiva, y, en especial, el Presidente de un asociación en el deber de confidencialidad recogido en el artículo 5 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, para negarse a entregar las cuentas y las actas a un asociado? El artículo 5 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, señala que:
“1. Los responsables y encargados del tratamiento de datos, así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679.
2. La obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable.
3. Las obligaciones establecidas en los apartados anteriores se mantendrán aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento”.
Si bien es cierto que los responsables del tratamiento de determinados datos están sujetos a un deber de confidencialidad, debemos tener en cuenta lo dispuesto en el primer punto del artículo 5 de la Ley de Protección de Datos, el cual nos remite al artículo 5.1.f) del REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, RGPD), el cual nos indica que:
“Los datos personales serán:
(…) f) tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»)”.
De este articulado, podemos concluir que, el RGPD, lo que realmente señala, no es que como consecuencia del deber de confidencialidad los datos personales de los que disponga el responsable del tratamiento no puedan bajo ningún concepto ser proporcionados, sino que, únicamente, se limita a señalar que estos datos deberán ser protegidos frente a tratamientos ilícitos o no autorizados.
A este respecto, el RGPD, en su artículo 6.1, señala una serie de supuestos en los que el tratamiento de datos personales será lícito si se cumple al menos una de las condiciones indicadas, siendo de nuestro interés las siguientes:
“Artículo 6: 1. El tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:
b) el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales;
c) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento”.
Visto este articulado, nos encontramos que la solicitud de las actas y las cuentas a una asociación, obtiene cobertura jurídica amparándose en dos de los supuestos marcados en negrita, esto es el apartado b), y c) del RGPD. A continuación, procederemos a justificar el primero de los supuestos.
Conforme al apartado b) del artículo 6 del RGPD anteriormente citado, la solicitud por parte de un asociado para ver las actas o las cuentas de la asociación a la que pertenece, se sustenta en la ejecución de un contrato. Llegados a este punto, lo primero que debemos hacer es definir qué se entiende por un contrato, el cual podemos entender como “el acuerdo jurídico de voluntades por el que se exige el cumplimiento de una cosa determinada. Se trata de un acto privado entre dos o más partes destinado a crear obligaciones y generar derechos”.
Con todo lo anterior, vista esta definición de lo que se entiende conceptualmente como contrato, podemos afirmar, sin lugar a duda, que la relación existente entre los asociados y la asociación a la que pertenecen, es de carácter contractual, debiendo traerse a colación lo señalado en el artículo 1254 de nuestro Código Civil, el cual señala que:
“El contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio”.
Esto es así porque los integrantes de la asociación, al unirse a la misma, quedan desde ese mismo instante ligados a las obligaciones contenidas en sus estatutos, mientras que, por la otra parte, la asociación en cuestión, queda obligada a respetar los derechos de sus asociados, y a prestar los servicios que en sus estatutos vengan indicados. Con respecto a la fuerza vinculante de la que dispondría este contrato existente entre los asociados y la asociación, responde el artículo 1091 del Código Civil que:
“Las obligaciones que nacen de los contratos tienen fuerza de ley entre las partes contratantes, y deben cumplirse a tenor de los mismos”.
En cuanto al tratamiento de datos obligatorio para el cumplimiento de una obligación legal, cabe traer a colación lo referido en el en el artículo 6.1.c) del RGPD, el cual nos indica que el tratamiento de datos personales será lícito cuando:
“c) el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento”.
Frente a esta excepción, deberemos también tener en cuenta la normativa jurídica en la que se sustente esta obligación legal aplicable al responsable del tratamiento, que según el artículo 6.3 del RGPD, deberá ser establecida por:
“a) el Derecho de la Unión, o el Derecho de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento”.
En conclusión, lo que el RGPD nos quiere transmitir con este articulado, es que la obligación legal aplicable al responsable del tratamiento de los datos, en este caso una asociación cualquiera, deberá encontrar sustento en normas pertenecientes al Derecho de la Unión Europea, o en normas con rango de ley pertenecientes al derecho de los Estados miembros.
Por tanto, para que esta obligación legal sea aplicable a la Junta Directiva de una asociación, órgano responsable de los libros de actas y de la contabilidad de la asociación, deberemos encontrar en la legislación española una norma con rango de ley, que, efectivamente, obligue legalmente a que se produzca este tratamiento de datos.
A este respecto, señala la Agencia Española de Protección de Datos en su guía informativa al ciudadano, que, cuando el acceso a determinados datos personales se funde en el artículo 6.1.c), “deberá hacerse constar, sin ambigüedad, cuál es la norma, con rango de Ley, que impone la obligación”.
Así pues, para cumplir con el requisito exigido por la AEPD, debemos remitirnos al artículo 14 de Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, el cual señala que:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación- que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal”.
De este precepto legal, tal como requiere la AEPD, se concluye de forma clara, y sin ambigüedad alguna, que las personas que ostenten la condición de asociados en una asociación, podrán acceder a los libros de actas de las reuniones de sus órganos de gobierno, y a la documentación contable que permita obtener una imagen fiel del patrimonio de la asociación. Es decir, que, aunque no fuese necesario este tratamiento de datos personales para la ejecución de un contrato, que si lo es como se ha demostrado anteriormente, nos encontraríamos con que si es necesario para el cumplimiento de una obligación legal.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com