Cómo comenzar a llevar la contabilidad con Contaplus

Puesto que vais a hacer “borrón y cuenta nueva”, es decir, llevar la contabilidad ajustada al Plan General Contable a partir de 1 de enero, los pasos serían los siguientes:

• En primer lugar deberéis elaborar un inventario de todos los bienes, derechos, deudas y obligaciones que la entidad tenga a esa fecha.
  

En este inventario ha de constar lo siguiente:

1º. Todos los bienes de la asociación: Terrenos, Edificios, Maquinaria, Vehículos, Muebles, Ordenadores, Impresoras…

Si es posible se detallará uno a uno los distintos elementos (vehiculo Renault con matrícula X, piso sito en calle X, local sito…, ordenador Commodore, impresora NEC, ...). En el caso del mobiliario, se puede valorar conjuntamente (mesas, sillas, estanterías, frigorífico, menaje cocina…) salvo que existan elementos que tengan un valor considerable, en cuyo caso conviene individualizarlos.

De cada bien se debería saber su fecha y coste de adquisición, con objeto de contabilizarlo (en su cuenta contable correspondiente) por su precio de adquisión y contabilizar, igualmente, la amortización acumulada de cada elemento en función del número de años de tenencia.

Es evidente que en el caso de terrenos o construcciones, no habrá mayor problema para determinar la fecha y el coste de adquisición; no obstante, si en el caso de otros bienes (por ejemplo, mobiliario) no fuese posible determinar exactamente la fecha y el coste de adquisición, se fijará de una manera razonable y prudente.

2º. Saldos a uno de enero en caja y banco, debiendo abrir en contabilidad una cuenta por cada caja o banco con el que se trabaje.

3º Los derechos que pueda tener la entidad.

Fundamentalmente, derechos de crédito frente a terceros, debiendo contabilizarlos por el valor pendiente de cobro.

4º Las deudas.

El inventario no sólo está compuesto por los bienes y derechos, sino también por las deudas que tenga la entidad con terceros.

Tanto en el caso de préstamos hipotecarios como no hipotecarios, se deberán contabilizar por el capital pendiente de amortizar a 1.1.

• En segundo lugar, una vez elaborado el inventario, y con carácter previo a su reflejo en contabilidad, crearemos nuestra empresa en “Contaplus”, definiendo las subcuentas de la forma más adecuada para la entidad (que reflejen lo más gráficamente posible nuestros movimientos, fundamentalmente los gastos e ingresos).
  

• En tercer lugar, y una vez creada la empresa, reflejaremos el inventario en contabilidad por medio del asiento de apertura (a fecha 1.1), en el que se recogerán todos nuestros bienes, derechos y deudas en sus cuentas correspondientes. La diferencia, deberá llevarse a la cuenta “Fondo social”.
  

A tal efecto, recordar que el Contaplus, como la mayoría de los programas de contabilidad, tiene una opción de inventarios, que permitirá, si así se considera oportuno, llevar una “ficha” por cada elemento de nuestro activo, sin necesidad de tener que abrir una subcuenta contable para cada uno de ellos.

Espero que estos apuntes puedan ser de utilidad.

Juan González Matín-Palomino.
gonzalezpalomino@icacr.com