Alta online de socios - domiciliación bancaria

Hola,

Lo que suelen hacer muchas organizaciones es recoger la información bancaria a través de un formulario online, como vosotros, y una vez recibida la información, gestionar el envío del mandato SEPA (orden de domiciliación de adeudo directo SEPA) para su firma, bien por correo postal o bien, escaneado, por correo electrónico.

Para obtener el mandato modelo, podéis hablar con vuestro banco para que os lo proporcione.

Si trabajáis con un CRM de gestión de contactos podrías programar una tarea en la que cuando un contacto se registra como socio y elige la opción de pago “domiciliación de cuota” se le envíe automáticamente un correo electrónico con el documento del mandato adjunto para que lo pueda firmar y devolver firmado. En la misma ficha del contacto podrías guardar el número de mandato para poder realizar un seguimiento y control.

Espero haberte ayudado,

Un saludo,

Carolina Bardisa
c.bardisa@ixiam.com

Hola,

Bueno, una cosa es legal y otra es correcto. Dejando de lado el tema de privacidad y protección de datos, me voy a centrar en la parte de la domiciliación, que creo que es por donde va la pregunta.

Ese proceso en el que el socio te autoriza a hacerle cargos a su cuenta es lo que se llama “recoger el mandato”. El mandato es esa autorización del cliente. La normativa bancaria (que no es una ley!) dice qué información debe contener y algunas maneras que NO están permitidas, pero por decirlo de alguna manera, prácticamente cualquier cosa que es legal en España se puede usar para recoger este mandato o autorización. Por ejemplo, Paypal utiliza un checkbox, otros te obligan a firmar en papel, y por supuesto otros utilizan la firma digital.

¿Dónde está el “truco”?, ¿por qué usar una firma digital entonces? Pues el truco está en que si el socio se queja y quiere devolver tus recibos más allá de las últimas 8 semanas (en ese plazo puede hacerlo sin preguntas) te pedirán que entregues el mandato. Es decir, deberás entregar algo que “demuestre que el socio te dio esa autorización” y bueno, me temo que un log de un servidor no es algo probatorio porque puede ser modificado, por eso algunas entidades utilizan el papel o la firma digital. De no hacerlo, el socio podrá devolver los recibos de los últimos 400 días (“año y pico” en cristiano).

Entonces… como mis socios son buena gente, ¿puedo hacerlo sin pedirles nada más que rellenar un formulario? Técnicamente sí, pero es peligroso. Aunque solo sea por buena voluntad… ¿qué sucedería si una persona se encarga a darse de alta con diferentes cuentas bancarias que ha conseguido en su trabajo o cualquier otro sitio? Pues como poco una crisis de comunicación para vuestra organización si empieza a hacer quejas, de manera que es mejor evitarlo. Un mínimo de proceso de validación por email o SMS sería deseable, porque hay ya hay maneras de filtrar y porque solo por el hecho de “sentirse controlado” se evitan muchas de estas acciones de “gamberrismo”.

Así que, resumiendo:

- debes recoger la autorización del usuario, pero lo puedes hacer de muchas maneras, no únicamente con firma digital.
- cuanto más formal sea el método de recogida, menos disputas (aunque es raro que se dispute un cargo de una ONG si no pasa nada raro).
- deberías tener alguna forma de validación para que no se usen cuentas aleatorias.

Creo que no me dejo nada. Si no es así me dices.

El mandato firmado es exigido legalmente.

¡Muchas gracias por vuestra ayuda! Habéis resuelto todas las dudas y he encontrado la mejor manera de hacerlo…