¿Tienes que organizar un evento en tu entidad? ¡Qué no cunda el pánico!

Las ONG muchas veces nos vemos desbordadas cuando tenemos que poner en marcha un acto público fuera de nuestra organización… Con un poco de orden e imaginación todo será más fácil.

La falta de recursos tanto económicos como de personal dificultan la tarea, en muchas ocasiones, de las ONG a la hora de poner en marcha un evento. Si no hay dinero para contratar ayuda externa y tampoco personal suficiente dentro del área de comunicación o incluso ni siquiera existe tal área…, lo mas importante es una buena organización. A continuación te sugerimos algunos consejos sencillos que pueden resultarte de gran utilidad:

¿Quieres evitar un aluvión de llamadas e emails una vez que envíes la invitación o convocatoria al acto?

• Puedes hacerlo incluyendo en tu emailing un mapa del lugar en el que se celebra el evento (tanto si la invitación es digital como si es en papel), te evitarás muchas llamadas de última hora de gente que se ha despistado y no encuentra el sitio. Google maps te puede resultar muy útil para enviar el plano explicativo sobre cómo acceder al lugar donde se celebra el acto.

¿Tus beneficiarios no te reconocen y después de tanto esfuerzo creen que son otros los que organizan el “sarao”?

• Cuida que todos los actos que realiza tu entidad muestren siempre la misma imagen corporativa. No es bueno utilizar diferentes colores o logos. Es mejor mostrar siempre la misma imagen para que así los demás te identifiquen sin problemas. Si tienes distintos logos para distintos proyectos o áreas intenta que todos compartan los valores de tu entidad, que todos respiren y muestren la misma idea, que todos tengan alguna línea en común que los relacione e identifique con tu organización.

¿Ha llegado alguien a la mesa de registros y no estaba inscrito previamente o confirmado?

• Si entregas algún identificador a los asistentes al evento lleva siempre tarjetas blancas sin nombre y rotuladores negros por si acaban apareciendo aquellos que no habían respondido o que te habían dicho que no podrían asisitir. Es mejor poder identificarlos aunque sea con una tarjeta que escribes sobre la marcha que dejarlos sin identificación.

¿Vas a reciclar materiales y diseños pasados? ¡Ojo a las fechas!

• Si se trata de un evento que tu entidad organiza cada año, es decir, de un acto que se repite cada cierto tiempo, no te relajes ni confíes por el hecho de haberlo organizado anteriormente. Siempre se repiten los mismos errores, apúntalos y tenlos en cuenta para la próxima vez. Ojo a las fechas, cuando reutilizamos materiales de años anteriores muchas veces nos olvidamos de actualizar la fecha y lanzamos invitaciones, folletos, mails… con la fecha del año pasado.

¿Qué pasa si los ponentes no saben dónde sentarse, cuándo y cuánto hablar? ¿y si los asistentes te preguntan el cargo de un ponente y con el estrés lo has olvidado?

• Los días previos al evento prepara con calma un protocolo para los ponentes, en el que les expliques cuándo y cuánto tienen que intervenir y cuál es su sitio en la mesa, y un programa para los asistentes, para que puedan saber qué y quién pasa o entra a continuación. Así todos sabrán qué es lo que va a ocurrir en cada momento y tú podrás preocuparte de otros imprevistos que puedan surgir. El protocolo sirve para organizar. Se trata simplemente de un programa en el que se incluirán datos prácticos para el ponente: el tiempo que tiene para intervenir, a qué hora empieza su intevención, dónde y con quién se sienta en la mesa, una información básica sobre la entidad que organiza el evento… El programa servirá para que los asistentes tengan clara la duración del acto, el título de las ponencias o los nombres de los ponentes y sus cargos… Si se lo entregas te evitarás este tipo de preguntas cuando tengas que estar en otra cosa u otro lugar.

¿Cómo tratamos a las autoridades?

• Si se trata de un acto al que acuden personalidades que no sabes muy bien cómo tratar, sentar o cómo y dónde colocar, consulta el Real Decreto 2099/83, recoge el orden de las autoridades en los actos oficiales, te resultará de gran ayuda.

Aunque lleves todo atado siempre puede suceder algo que no entraba en tus planes. No pierdas los nervios, manten la calma y pide ayuda a algún compañero. El trabajo en equipo es otra de las claves del éxito de la organización de un evento. ¡No desesperes con tus actos públicos, disfrútalos y aprende de ellos!

Si tienes dudas sobre como llevar la comunicación de tu entidad, ¡busca ayuda ONG en nuestra Guía de Servicios! O échale un vistazo a las consultas ya resueltas en el área de comunicación, y sino, siempre podrás hacer la consulta.

También, ¡no olvides revisar nuestro recursos en comunicación!