Documentación obligatoria para las asociaciones

¿Qué libros hay que tener en una asociación? ¿hay que registrarlos en algún sitio? muchas dudas sobre la documentación que deben tener las asociaciones quedan resueltas con este post de Francisco Sánchez, asesor voluntario de SolucionesONG.org perteneciente a SanPer Asesores.

Foto: Deaquella manera en Flickr
Fuente: http://www.sanperasesores.es/blog
Autor: Francisco Sánchez

La Ley Orgánica 1/2002 del 22 de marzo regula en su artículo 14 las obligaciones documentales que tienen las asociaciones. Deben de disponer de un libro de actas, un libro de socios y los libros contables.

En la Ley no se obliga a las asociaciones a legalizar los libros de actas y socios, si no a disponer de ellos. Sin embargo, siempre es recomendable hacerlo ante notario o en el Registro Mercantil. El régimen contable se regula por la legislación mercantil y los libros contables si que tienen que ser legalizados en el Registro Mercantil.

Libro de actas:

• Recoge las sesiones de los órganos que gobiernan la asociación, asamblea y junta directiva.
• Datos que se recogen en cada acta: Órgano que se reúne, fecha, hora y lugar de reunión, número de convocatoria, asistentes, orden del día, desarrollo de la reunión con los principales argumentos y la gente que los defiende, acuerdos adoptados, sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos, firma del secretario y visto bueno del presidente.
• Si se queda alguna hoja o parte de ella sin escribir tiene que ser anulada.
• Las actas se deben recoger en el desarrollo de la sesión y aprobarse en la siguiente.

Libro de socios:

• Se trata simplemente de un registro de altas y bajas de socios.
• Recoge datos personales de los socios además de la fecha de alta y baja en la asociación, la cuota y alguna observación.

Libros contables:

• Hay que legalizar el libro diario, y el libro de inventario y cuentas anuales.
• Las cuentas anuales incluyen el balance de sumas y saldos, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria.
• Deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la asociación.
• Se legalizan en el Registro Mercantil que corresponda a la localidad donde se encuentra la sede de la asociación.

Es conveniente tener los libros lo más actualizados posible para que consultándolos en cualquier momento se pueda observar la situación real de la asociación.

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