Un ejemplo sobre cómo recaudar fondos mediante eventos solidarios

Desde Vivetix queremos contaros un caso que se convirtió en un éxito de recaudación de fondos a favor de organizaciones sin ánimo de lucro. Esperamos que estas ideas os resulten interesantes y útiles para impulsar y organizar vuestros eventos solidarios.

La idea inicial surgió entre cuatro amigos que se plantearon la necesidad de apoyar a una ONG. Tras barajar distintas opciones sobre qué podrían hacer, advirtieron que la organización de eventos solidarios podría ser una buena elección.

En primer lugar, analizaron los diferentes tipos de eventos que podrían organizar (conciertos, mercadillos, cenas, etc.), hasta que se decidieron por arrancar con una fiesta en un bar, a la que visionariamente llamaron “I Fiestón Benéfico”. Y como su nombre lo indicaba, consiguieron cerrar el aforo del bar de 200 personas. Ante el rotundo éxito, después de la primera siguieron la segunda y tercera edición. Este año ya está prevista la cuarta con un aforo de 800 personas.

El crecimiento de la cantidad de personas asistentes se reflejó también en un incremento de las donaciones dirigidas al evento, permitiendo así diluir los costes fijos y potenciar el carácter solidario del evento.

Os contamos a continuación las claves que permitieron superar las expectativas de los organizadores. Si estáis pensando en organizar un evento de este tipo, esperamos que estas ideas os resulten de utilidad.

1. Compromiso: La motivación de los cuatro organizadores resultó fundamental para dividir los esfuerzos que implicaban los preparativos. En este sentido, aquí no importa tanto la cantidad como calidad. Para empezar no hace falta mucha gente, hace falta gente que crea en la idea y la trabaje, que no pierda oportunidad para invitar a todos sus conocidos al evento y hablar con posibles socios o colaboradores.

2. Acuerdos: Llegaron a acuerdos de colaboración con los distintos proveedores y patrocinadores. De esta forma obtuvieron promociones y descuentos con el objetivo de conseguir dar a los asistentes más de lo que esperaban.

3. Desafíos: Hacer mejoras en cada fiesta. Se trata de sorprender, de mejorar, de aplicar las lecciones aprendidas. Para la primera edición la fiesta se organizó en un bar que les cedió el espacio para hacer el evento y consiguieron llenarlo, hubo muy buen ambiente, y la gente se quedó muy contenta. A la siguiente edición cambiaron a un local más grande donde además tocaron varios grupos de música. En la tercera fiesta consiguieron convencer a grupos más conocidos. Este año quieren seguir por esa vía que tan buenos resultados les están dando, pensando qué otras sorpresas incorporar a la oferta.

4. Promoción: La primera edición circuló de boca en boca, entre personas amigas y cercanas de los organizadores, sin recurrir a las redes sociales. En la segunda se lanzó un evento en facebook para que llegara más fácilmente a más personas. Se hizo un seguimiento del evento y publicación de cada noticia que pudiera ser de interés, nuevos patrocinadores, nuevos grupos etc. En la tercera se siguió la misma estrategia y se utilizó una pequeña partida para anuncios en facebook. El objetivo en definitiva era ir logrando de a poco la máxima difusión, para lo cual las redes sociales y las campañas de mailing fueron imprescinibles.

5. Venta anticipada y base de datos: Este fue otro de los factores decisivos de éxito, y es aquí donde entra en juego Vivetix. Es muy importante poder manejar bases de datos que permitan guardar todos los contactos. Al principio les bastó haciendo un excel con nombres, emails y si habían pagado o no por transferencia, pero requería invertir mucho tiempo para que no se escapara ningún detalle. A partir del segundo evento, mejoraron el sistema usando nuestra plataforma de entradas online, Vivetix, la que mejores condiciones les ofreció. Entre sus ventajas, la plataforma permitió que tanto la gestión de personas asistentes como el acceso en la puerta fueran mucho más fluidos y eficientes.

Si tenéis preguntas o comentarios para compartir, podéis hacerlo por aquí. Desde Vivetix os contestaremos y haremos todo lo posible para ayudaros a organizar y mejorar vuestros eventos solidarios.

@ Gabriel Aldaz - Vivetix, plataforma especializada en eventos y venta de entradas para ONG.