Cómo implementar un Sistema de Gestión de Calidad en tu ONG

¿Quieres implementar un Sistema de Gestión de Calidad en tu ONG? En este blog te describimos un resumen de las etapas principales que se necesitan para implementar y desarrollar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 en una organización de la manera más sencilla posible.

Los pasos a seguir para implantar un sistema de gestión de calidad ISO 9001 en una organización son las siguientes:

Etapa 1

En primer lugar para implementar un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) tenemos que realizar una evaluación sobre en qué momento o situación actual se encuentra nuestra organización, y preguntarnos las siguientes cuestiones: ¿Qué es lo que estamos haciendo?, ¿Cómo lo estamos desarrollando? ¿Qué es lo que debemos de hacer y cómo? Los pasos que necesitamos seguir…

Estas preguntas nos servirán para establecer un punto de partida conociendo de esta forma los objetivos de calidad y metas de nuestro sistema. Para ello deberemos identificar los procesos principales de nuestra organización, tipo de políticas de calidad que tengamos, necesidades de formación que precisemos y que nos vayamos encontrando y analizar la disponibilidad o necesidad de los recursos.

A su vez, deberemos de realizar un cronograma de trabajo, con la fijación de un calendario concreto, con responsables, plazos y constituir la organización necesaria para llevar a cabo la implantación del sistema de gestión de calidad.

Etapa 2

En esta etapa vamos a establecer y registrar los procesos que se llevan a cabo en la organización con el fin de adaptarlos a mejores prácticas que existan actualmente. Esto nos ayudará a tener una mejor visión de lo que queremos.

Etapa 3

Debemos de elaborar la documentación del SGC, por lo que el resultado será el desarrollo de:

- Manual de Calidad, es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la organización, este puede cambiar dependiendo de la organización, alcance, complejidad de procesos y competencia del personal.

- Mapa de procesos, es una representación grafica que nos ayudará a visualizar todos los procesos que existen en la organización y la interrelación entre ellos.

- Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

- Instrucciones de trabajo (en su caso de resultar necesarias), describen la forma específica de llevar a cabo una actividad.

- Registros necesarios para documentar el correcto funcionamiento del Sistema y la determinación de los indicadores o ratios.

- Otra documentación (normativa interna y externa,...).

Etapa 4

Deberemos de preparar a todo el personal de la organización sobre la nueva norma como una herramienta para mejorar las actividades y el desarrollo de la empresa, así como hacerles conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad a través de los objetivos, las nuevas políticas, las ventajas que supone, acciones correctivas y preventivas que se usarán, etc.

Etapa 5

Esta es la etapa de implementación del nuevo sistema, por lo que se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta en la nueva estructura.

Etapa 6

Siempre se deben de hacer revisiones internas del sistema periódicamente, con la finalidad de comprobar cómo está operando y para de esta manera poder observar los posibles errores que se estén cometiendo, y en el caso de que existan, corregirlos detectando las oportunidades de mejora para el crecimiento y mejor desarrollo de la organización.

Etapa 7

En el caso de que sea necesario se deberán llevar a cabo las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la auditoría interna sobre los errores, para comenzar a trabajar y mejorar el sistema.

Etapa 8

Después de aplicar las acciones correctivas y preventivas de la auditoría interna, en el caso de ser necesarias, se llevará a cabo una nueva auditoría externa, la cual será llevada a cabo por personal independiente de las áreas a auditar.

Etapa 9

En la última etapa del proceso se llevará a cabo la certificación del nuevo SGC.

En caso de que en la auditoria anterior se encontraran errores, el organismo que audita dará un plazo de 30 días para que la organización trabaje sobre las no conformidades solucionándolas aplicando acciones correctivas.

Por el contrario si la organización no soluciona los errores en el tiempo indicado para ello, la certificación será rechazada por el organismo certificador, y la empresa deberá de pasar nuevamente por todo el proceso descrito.

Pero si la organización solventa los cambios a tiempo, el organismo certificador aprobará la certificación y enviará el certificado a la organización en un plazo no mayor a los 60 días.

Este certificado está registrado ante el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI), la Organización Internacional de Normalización (ISO) y la Sociedad Americana para la Calidad ASQ.

Para finalizar, se deberá realizar una recertificación anual y cada 3 años se hará de nuevo todo el proceso de la certificación.

¿Quieres conocer las novedades de la nueva ISO 9001:2015? ¿Te ha quedado alguna duda sobre el proceso? Envía tus cuestiones a nuestro equipo asesor para que te ayude.

La imagen es de Business Operations Support Services en Flickr