Varias dudas respecto a los libros que debemos tener en la asociación

Hola María,

La ley 1/2002 dice que las asociaciones tendrán un libro de actas actualizado, relación actualizada de socios y contabilidad que refleje la imagen fiel.

El formato el que mejor os convenga.

El libro de actas no es más que un libro (carpeta, archivo, ...) con todas las actas ordenadas y firmadas por el secretario. Podeis legalizarlo en algún organismo oficial pero no tengo muy claro el procedimiento.

Saludos, Eva

Gracias. De esto deduzco que el de socios y de cuentas no es obligatorio? es solo para la consulta de qualquier socio?

Hola María,

Si son obligatorios, recomiendo le echeis un vistazo a la ley 1/2002 reguladora del derecho de asociación, os ayudará a aclarar dudas

Saludos, Eva

Hola, María.

Los tres, como se ha dicho, son preceptivos. Pero hay que hacer algunas matizaciones:

Libro de actas. Puede consistir en un libro de hojas numeradas que se adquiere en las papelerías o en una colección de hojas en blanco numeradas que imprimiremos según se vayan escribiendo las actas y finalmente encuadernaremos. Lo que da verdaderamente valor a cada acta es la firma del secretario y el visto bueno del presidente, tras su aprobación en asamblea o junta directiva (según de qué órgano sea el acta).

Libro “o relación de socios”. El libro para realizar apuntes a mano es la forma más práctica, a no ser que la asociación tenga un número alto de socios, en cuyo caso será más práctico un procedimiento informático. No hay nada establecido al respecto de esa “relación de socios”, que yo conozca. El problema es que el libro o relación de socios es muy importante en algunas situaciones, por ejemplo, si se discute una determinada decisión por que había o no había quorum suficiente. Nosotros aconsejamos un libro legalizado en el Registro Mercantil o ante notario.

Libros contables. Hay algo de indefinición respecto a qué contabilidad debe llevar una asociación, salvo ciertos casos. Algunos registros indican que las asociaciones nuevas compren un libro de caja, que es un procedimiento insuficiente excepto para casos de asociaciones realmente pequeñas. Tiene trascendencia porque la contabilidad es lo que soporta los impuestos que se pagan en régimen de autoliquidación, como el Impuesto de Sociedades y, por supuesto, para llevar control del IVA. Es decir, Hacienda nos puede pedir nuestra contabilidad para comprobar nuestra declaración. Al menos si hay actividades económicas la asociación debería llevar una contabilidad en toda regla (por partida doble y analítica). Normalmente se hace por ordenador y se imprime al terminar el ejercicio, para su aprobación por la asamblea.

En todos los casos, cabe legalizar los libros. El de actas y el de socios, antes de su inicio; los libros contables, tras la aprobación por la asamblea. Es recomendable hacerlo, porque dificulta un poco la falsificación. ¿Es que alguien va a falsificar una acta o el libro de socios? Pues sí, esas cosas ya han ocurrido y seguirán sucediendo. Tener procedimientos de control y algunas fórmulas para dificultar que se hagan las cosas mal nos beneficia como entidad y beneficia al sector.

Una cosa más. Las asociaciones de utilidad pública y las fundaciones sí tienen más claras estas obligaciones. La legalización y, en el caso de las cuentas, el depósito se realizan en su registro correspondiente. Las demás entidades pueden hacerlo en el Registro Mercantil o legitimar las firmas ante notario.

Un saludo

Adrián