Validez de los audios como actas

Buenos días,

yo creo que las actas tienen que hacerse por escrito. Tiene que constar el día, la hora, el lugar de celebración, los asistentes, el orden del día, y los acuerdos, etc. No hay que poner el contenido de la discusiones ni lo que dijo cada uno solo algo muy breve que diga de que se habló y como mucho las distintas posturas, y después si se aprobó algo poner muy clarito lo que se acordó.

Si no hay acuerdos es muy simple, para una discusión sin tomar acuerdos no es necesario ni convocar Junta, pero si se ha convocado hay que hacer un acta.

Saludos,

Hola Sisi
Por un lado, la LOPDGDD considera las grabaciones de audio o video un tratamiento de datos de carácter personal y, por tanto, ha de estar sometido a la normativa sobre protección de datos. En la normativa de LOPDGDD no lo aclara y por ello debemos acudir a la AEPD
Según sentencia del TC para comprobar si una medida restrictiva de un derecho fundamental supera el juicio de proporcionalidad, es necesario constatar si cumple los tres siguientes requisitos o condiciones: “si tal medida es susceptible de conseguir el objetivo propuesto (juicio de *idoneidad); si, además, es necesaria, en el sentido de que no exista otra medida más moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia (juicio de *necesidad); y, finalmente, si la misma es ponderada o equilibrada, por derivarse de ella más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto (juicio de *proporcionalidad en sentido estricto).
la protección de los datos personales es un derecho fundamental recogido en la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar.
En base a esto la AEPD establece la necesidad de recabar consentimiento de los interesados para el tratamiento o cesión de los datos personales.
De ello se extrae la necesidad de informar acerca del tratamiento de los datos, la identidad del responsable, el uso que se va a hacer de esos datos, o el plazo de tiempo durante el cuál se van a conservar los datos.
En definitiva, ¿se puede granar una Junta General? Sí, pero recabando el consentimiento de los interesados, salvo en aquellos casos donde la grabación de las asambleas ya haya sido aceptado de antemano por los socios al figurar en los estatutos de la sociedad
Por tanto si nosta en los Estatutos no hay problema que entiendo que no. Si los asistentes os dan consentimiento previo y expreso tampoco pero quizá deberíais valorar si es proporcional la medida o se podía haberla hecho de otra forma
Desde mi punto de vista excede del triple juicio de proporcionalidad.
Espero haberos aclarado el tema
Un saludo
Teresa Ferraz

Teresa Ferraz os ha dado cumplida respuesta a vuestra pregunta y os ha remitido a los Estatutos de vuestra Asociación que, me imagino serán un modelo tipo que no prevé ningún tipo de circunstancia un poco excepcional o más avanzada. Ocurre en todas las asociaciones.

Lo que sí me ha llamado profundamente la atención es que habéis hecho una “reunión”. Según la Ley de Asociaciones, los Asociados se reúnen en Asambleas, una de ellas para aprobar cuentas y presupuestos, y todas aquéllas que se quieran más. Pero las Asambleas necesitan una convocatoria, y un Orden del día; es decir, tienen un objeto y es el tomar acuerdos. Y se levantan actas.

Las actas solo recogen esos acuerdos; el hecho de resumir las deliberaciones e incorporarlas al acta no es sino una práctica habitual no exigida a nivel legal; lo exigido son los acuerdos y los votos a favor o en contra.

Entonces, si os habéis reunido habrá sido porque habrá habido una convocatoria, y con la convocatoria habrá ido un orden del día ¿o no?. Pues si no hay orden del día no se pueden tomar acuerdos, y si no hay acuerdos, pues no hay acta.

Pero si simplemente os habéis reunido de manera informal, sin cumplir los requisitos y sin necesidad de tomar acuerdo alguno, pues no habéis hecho un Asamblea en términos legales y , por lo tanto, no ha lugar a levantar actas ni nada.

Si lo que realmente pretendeis es tomar nota y guardar unas notas sobre vuestra reunión, sobre lo que se dijo, eso es totalmente independiente a los mandatos legales y podeis hacer, logicamente, lo que os plazca.

Y respecto a la posibilidad de grabar la reunión o en su caso las Asambleas formales, pues hay que contar con las previsiones de la normativa de protección de datos y contar con el consentimiento expreso de los asistentes, tal y como os ha dicho Teresa.

Actualmente es habitual grabar las reuniones via Zoom, Team….. La persona que dirige la reunión pregunta si alguien se opone a que se grabe, y si nadie se opone, se da al botón y en cada ordenador aparece una nota, que se mantiene durante toda la reunión, indicando que se está grabando. Evidentemente esto sería útil para vuestras reuniones, pero imprescindible que nadie se oponga.

Gracias por vuestras respuestas. Nos aclara la situación y aunque consideramos que las actas deben ser por escrito, es una “tortura” tener que replicar cada una de las intervenciones.
De hecho, la pregunta surge porque en algún Ayuntamiento nos han dicho que no se van a volver a hacer actas sino que se enviarán lo audios de las reuniones y claro, a veces es mucho más cómodo enviar el audio que transcribir el acta.

En fin, os iremos contando.