¿Todos los miembros de la Junta Directiva pueden tener acceso al correo oficial de la asociación?

Hola,
Mi opinión es sencilla: el principio funcionalidad debe primar sobre otras consideraciones, pues lo importante es poder asumir los objetivos estatutarios. Destacaría dos criterios a considerar: funcionalidad y normativa.

>>Funcionalidad:
Si para poder informar con diligencia es necesario un equipo de personas hay que hacerlo. Pondré un ejemplo, una asociación en la que trabajé voluntariamente haciendo una pasantía. Nuestro departamento se encargaba de recibir una copiosa cantidad de email a nivel internacional. En nuestro caso había que filtrar la relevancia de los comunicados para ser considerados como noticias. Un trabajo de este tipo incluía una respuesta y un análisis. Nuestro equipo era de 5 personas. Por una cuestión de tiempo y agilidad utilizamos un correo con copia al grupo de 5 personas para que cada miembro supiese si se había contestado o no. De este modo durante varios meses atendimos miles de correos. La entidad era Democracy Now! en New York, investigando y seleccionando noticias y sucesos de carácter social. Democracy Now! es una emisora de tv y radio que desarrolla programas que se emiten en la mayor red de radios comunitarias. Por tanto por funcionalidad es adecuado que se cree un equipo que ágilmente pueda responder a las peticiones que mencionáis. Nosotros para una media de 100 correos/día/persona necesitamos un equipo bilingüe de 5 personas.

>>Normativa:
En principio el secretario debe hacer estas gestiones, y el personal de apoyo que se considere. Si vuestros estatutos explicitan estos detalles utilizad lo que marquen. Si vuestros estatutos son genéricos en derechos y deberes de la Junta podéis establecer un estatuto interno operativo, donde se explique cómo se repartirá este trabajo.

En suma: poder compartir funciones en una entidad ayuda a establecer nexos adicionales entre sus miembros. La Junta debe tener capacidad para resolver problemas prácticos de este tipo. En el caso de no ampliar el número de personas que contesten los email basta que esta función sea rotatoria y un modo simple de organizarlo es mediante una tabla/calendario de compromisos.

La reciprocidad aflora en una entidad social cuando sus miembros están más pendientes de aportar y colaborar que no de hacerlo de un modo ecuánime y regularizado. Por eso es clave que la gente que responda tenga esta implicación, ese es el modo de colaborar y aplicar inteligencia individual a la inteligencia de grupo. Una especie de trabajo por el procomún, concepto tan conectado con los necesarios enfoques de cambio y evolución.

Pero no todo es funcionalidad y utilidad. Para profundizar en los conceptos asociados os dejo un escrito que puede dar alguna idea, conceptualmente. Este artículo trata temas afines y desde una perspectiva de investigación busca conectar esfuerzos comunes a provechos comunes. Algo que tendréis que hacer si optáis por repartir las funciones de responder… Link

Ánimo y suerte.
Un saludo cordial

Marc Masmiquel Mendiara
@marcmasmiquel

Hola! Personalmente opino k poder pueden todos. El tema lo veo de Reglamento interno y quizas la duda es donde decidir quien y como. No parece un tema estrategico de asamblea. Pk no puede decidirlo la Junta directiva? A no ser k esto tenga otras implicaciones relativas a transparencia, poder y control… Etc Entonces ese seria realmente el tema a abordar…
Ss!

En mi opinión tener mas información no es estar mas informado, en la organización debe existir una persona responsable de la comunicación que recibe o distribuye conforme los temas la información recibida y remitida, por otra parte todos los miembros de la organización deben tener sus correos institucionales, pero esto no significa que reciban todo, pero es bueno que quien comunica algo institucional lo haga desde su cuenta institucional o sea una cuenta propia, y no desde su email personal.

El mayor problema cuando todos tienen, es que nadie hace, porque el otro pudo hacer, porque cualquiera lo puede hacer,por eso es bueno distribuirse funciones, y la comunicación es un proceso muy importante en una organización.
Saludos
Patricia

Hola.
En principio no habría problemas, sí hay que tener en cuenta que cuando hay un departamento de comunicación en la asociación es desde allí desde donde puede ser conveniente gestionar la actividad. Si por cuestiones funcionales y/o de operatividad se hace necesario abocar a varios (o todos) integrantes de de la asociación en la tarea de responder mensajes, debe decidirse el asunto en la Junta, con participación del Dto de Comunicación que es quien, se supone, coordina todo el flujo informativo institucional.
En el medio de la producción, circulación y consumo de información institucional, generalmente se juegan cuestiones de poder, transparencia, control, etc; si hay un departamento encargado de llevar adelante todo lo concerniente a comunicación, es recomendable que la Junta Directiva (que es quien toma las decisiones) convoque al Dpto de Comunicación para que coordine el asunto.
Mientras esté claramente reglado y organizado, no representa un problema, tal cuestión aparece cuando la actividad no está regulada, no se distribuyen responsabilidades y se deja un poco ‘al libre albedrío’ la tarea.
Saludos.

En relación con la consulta establecida, paso a informarles lo siguiente: junto con las aportaciones que os trasladan mi compañero Marc y mis compañeras María y Mariline, cabría añadir desde el punto de vista jurídico que la materia de protección de datos se regula en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 diciembre (y en su reglamento de desarrollo, contenido en el Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre). En dicha Ley Orgánica 15/1999, se recoge los modernos planteamientos de la normativa comunitaria contenidos en la Directiva 1995/46CE, superando así la visión limitada de la Ley Orgánica de Tratamiento Automatizado de Texto del año 1992, que se ceñía únicamente al ámbito de los datos informatizados. Además, debe tenerse en cuenta la Directiva 2002/58/CE, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas, y cuyos preceptos se han incorporado en nuestro derecho a través de la Ley 32/2002 de Telecomunicaciones (especialmente en su artículo 38).
Sentado lo anterior, la protección de datos afecta a todo fichero público o privado. Por fichero, según la Ley Orgánica 15/1999, ha de entenderse todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Tras la reforma de 1999 da igual que el fichero esté informatizado o que se trate de un documento en soporte papel que permita el tratamiento de datos. Eso sí debe de contener “datos de carácter personal”, esto es “cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables”.
Así pues, la Ley Orgánica 15/1999, ha entendido que sólo las personas físicas merecen protección frente al tratamiento de datos personales y que las personas jurídicas (corporaciones, sociedades, asociaciones, fundaciones, cooperativas) no merecían tal protección y todo ello sobre la base de que los datos de las personas jurídicas son públicos.
Ello no impide que las personas jurídicas puedan encontrar una protección de sus datos personales en ámbitos concretos como en el Código Penal (en el delito de descubrimiento y relevación de secretos mediante el acceso y cesión inconsentido de datos de la empresa o la revelación de secretos) o en la normativa de protección de las comunicaciones electrónicas.
De esta suerte, partiendo de la admisibilidad de acceder al correo oficial de la asociación por parte de los miembros de la Junta Directiva, no obstante, dicha admisión debería venir establecida en los estatutos asociativos como manifestación de la potestad de autoorganización de forma especifica, así como respecto al encargado de llevar a cabo dichas gestiones un miembro de dicho órgano de representación, o, en su caso, en un reglamento de régimen interno asociativo donde sería más factible contemplar dicho supuesto, al tratarse dicho reglamento de una norma complementaria de los estatutos que viene a ampliar, o, en su caso, a complementar a los mismos, en materias no especificadas a tal efecto en los estatutos o que, especificadas, no tienen un desarrollo suficientemente amplio.
Como disposición de desarrollo, en ningún caso su contenido podrá oponerse a las leyes ni contradecir los principios configuradores de la asociación recogidos en los estatutos.
Espero haberles ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com