¿Tenemos que presentar declaración? ¿Dónde puedo obtener un libro excel de cuentas?

Hola,

Acabamos de crear una asociación 4 amigas para intentar dar una pequeña salida tanto emocional como económica a los vecinos del pueblo. La idea es enseñarles a reutilizar creativamente todo tipo de cosas y posteriormente organizar una muestra de las manualidades realizadas en los talleres y si se venden las cosas de los alumnos sería para ellos para ayudarles a llenar la cesta de la compra.

Nuestra idea no es lucrarnos para nada, es más bien ayudar a salir de casa a aquellas personas que están sin trabajo y no llevan bien lo de estar en casa dia tras dia.
Mis dudas son: ¿tenemos que presentar declaracion? ¿Cada cuánto hay que hacerlo? ¿Dónde puedo obtener un libro excel de cuentas de ejemplo para luego adaptarlo a nuestras cuentas? (son muy sencillas: compramos materiales, hacemos cursos, vendemos en muestra y damos los beneficios a las que vendan sus manualidades); tenemos que tener un seguro para los talleres y otro para las muestras?
Nuestra iniciativa es buena pero estamos un poco perdidas legalmente hablando.
No queremos lucrarnos, como he dicho antes, pero tampoco quiero tener problemas con hacienda o con seguros y tener que perder nosotras dinero.

Por cierto, ha llegado la carta de hacienda con el cif definitivo y falta una r en el nombre, lo han puesto como crealovea y no como crealovera. ¿Cómo y dónde puedo cambiar eso?, porque lo he intentado por Internet y por teléfono y no lo he encontrado.

Mil gracias y espero vuestra ayuda.