¿Tenemos que comunicar a la Agencia de Protección de Datos la existencia de un fichero que contiene: nombre y apellidos, cargo, email y contraseña?

Estimada Marta,

Siempre que obtengáis datos de persona física (se puede entrar a valorar el carácter de profesioanl liberal / autónomo, que puede tener un régimen diferenciado, pero entendiendo que en este caso son personsas físicas que ocupan un puesto en una entidad) TENÉIS OBLIGACIÓN DE CUMPLIR con la normativa vigente en materia de Protección de datos.

En el supuesto que planteas, tendréis la OBLIGACIÓN DE DECLARAR UN fichero (independientemente de la obligación de inscribir otros ficheros que contengan datos relativos a proveedores, colaboradores, empleados, voluntarios o cualquier otro conjunto de datos que contenga datos de personas físicas con una finalidad determinada),

Por lo tanto, y en primer lugar deberéis tomar en consideración todos los datos de personas físicas que podáis manejar en la organización. Como dato, deberéis entender CUALQUIER DATO ASOCIADO A NOMBRE DE PERSONA FÍSICA, es decir, el teléfono, si conduce o no, el nº de cuenta, el cargo o el grado de minusvalía.

Cuando hayáis detectado los datos que tenéis, debeis detectar los ficheros: no se trata de las bases de datos físicas, sino de la finalidad para la que se almacenan los datos. Por ejemplo, podéis determinar que SERVICIO DE EMPLEO es un fichero diferenciado. En este caso, será independiente si se almacena en una aplicación web o en una BBDD access, o incluso en ambas. Será un solo fichero, cuya finalidad consistirá en prestar un servicio de empleo, por ejemplo.

Finalmente, para comunicar el fichero, la APD ofreceherramientas online, siendo el coste, si lo hacéis vosotros mismos, gratuito.

Esta respuesta es orientativa, en funcion de la información obtenida de la consulta, dado que se matizará con un análisis más exhaustivo de vuestra realidad pero espero que haya aclarado las dudas que planteábais.

Analore García Noblia.

Estoy totalmente de acuerdo con Analore.

Tenéis un enlace muy interesante en esta web(http://www.solucionesong.org/informate1.asp?id_area=5) y, en concreto estos dos:
http://www.solucionesong.org/informate3.asp?id_indice=296&id_area=5&consulta=si

http://www.solucionesong.org/web/archivos/382005161911.pdf

Espero que os sirva.

ANIMO y hasta pronto