Soy la secretaria de una asociación y tengo varias dudas sobre facturas ¿Podéis ayudarme?

Hola, Mariana.

Una entidad sin ánimo de lucro sigue actuando sin ánimo de lucro mientras los posibles beneficios de las actividades económicas que pueda realizar se empleen en los fines de la asociación y en ningún caso se repartan entre los socios o se entreguen a terceros al margen de los fines estatutarios.

Y “actividad económica”, básicamente, es vender productos o prestar servicios a cambio de un precio. Por tanto, al realizar formaciones y cobrar por ello, la asociación realiza una actividad económica, pero eso no implica necesariamente que esté actuando como entidad lucrativa. Dependerá de qué se haga después con los beneficios.

Voy ahora con tus preguntas:

1. En los gastos de la asociación, es importante tener un soporte documental que acredite que las operaciones que se contabilizan realmente se han producido. En ocasiones será con facturas, pero en otras ocasiones podrán ser otros documentos.

Por ejemplo, una asociación que tiene un local en propiedad –y en algunos casos, incluso estando de alquiler– pagará unas cantidades a la comunidad de vecinos, pero ésta no le emitirá facturas (no le está vendiendo nada, realmente), sino que seguramente le entregará algún tipo de recibo. O si tiene personal contratado, tendrá nóminas como soporte de los sueldos pagados y seguros sociales (TC1) como soporte de lo pagado a la Seguridad Social. O si se compra un título de transporte (un billete de autobús interurbano, por ejemplo) posiblemente no se tendrá más recibo que el propio billete.

En principio, en las compras al por menor puede ser válida una “factura simplificada” (lo que antes se denominaba ticket, que tiene parte de la información de la operación pero no identifica al cliente).

Desde el punto de vista de la contabilidad, podría seguramente servir (en gastos de importe pequeño). Sin embargo, podría no ser suficiente en determinados contextos. Por ejemplo, si la entidad recibe subvenciones públicas hay que cumplir los requisitos que imponga el financiador, y probablemente se exigirán facturas (para que esté realmente identificado el cliente) acompañadas de recibos o justificantes bancarios (para acreditar que realmente se pagaron) o con un “recibí” o “cobrado” escrito en la factura. Y puede que haya más obligaciones, como estampillar en ella que está aplicada en su totalidad o en parte a esa subvención.

En cualquier caso, tened en cuenta que hay tickets (de impresión térmica) que se blanquean con el paso del tiempo hasta desaparecer totalmente lo que se imprimió en ellos. En esos casos, necesitaríais fotocopiarlos para aseguraros de su duración.

2. Realización de cursos:

Lo que está exento de IVA son las operaciones, no las entidades. Para que se deba aplicar la exención de IVA a actividades formativas (al menos, con adultos) deben concurrir dos circunstancias:

a) los cursos los imparte un centro educativo
b) los contenidos están básicamente incluidos en planes de estudios oficiales, de cualquiera de los niveles de la educación (planes publicados en boletines oficiales).

Lo primero no significa necesariamente que tengáis un colegio o una academia, pero sí que seáis una unidad productiva organizada específicamente para impartir formación. Es decir, si os dedicarais a cualquier otra cosa y os surgiera la ocasión de impartir un curso, muy probablemente éste tendría que ir con IVA.

Como ejemplo, conocí un caso de una empresa consultora a la que sancionaron y obligaron a pagar el IVA de unos cursos por eso (no eran centro educativo, eran empresa de consultoría). Si en vuestros estatutos figura que vuestros fines incluyen la educación, razonablemente se puede argumentar que sois un centro educativo, aunque deberéis dar de alta una actividad económica de carácter educativo (formación no reglada, por ejemplo) con el modelo 036 antes de realizar la actividad.

Lo segundo es muy amplio. Incluye cursos de cualquier materia de la educación “oficial” (matemáticas, contabilidad, ecología, arte, danza…) y los contenidos transversales de la educación primaria (educación para la paz o la tolerancia, educación sexual…). Pero habría materias sin reconocimiento oficial que deberíamos considerar fuera de la exención de IVA (Reiki, osteopatía…)

Hasta aquí, no influye nada si quienes lo imparten cobran o no. Después de haber cobrado la factura (es una manera de hablar, quiero decir que es un orden lógico pero no necesariamente sucede así en la realidad, sólo quiero destacar que es una operación diferente) tocará pagar a las personas que impartieron los cursos.

Podría ser que alguna fuera un profesional autónomo, en cuyo caso debería emitiros una factura. En caso de no serlo –y ojo, únicamente si se trata de cursos, charlas, conferencias y similares– se puede firmar por duplicado un contrato privado con esta persona, en el que deberá figurar detallado el precio total (bruto), la retención aplicada (ahora, el 15%) y el líquido que realmente cobra (neto).

Ese 15% que los profesores no cobran directamente debe ser entregado por la asociación en Hacienda (trimestralmente, con el modelo 111). Esto se denomina “practicar la retención” (no pagárselo) y “liquidar las retenciones en Hacienda” (pagárselo a Hacienda. Ellos declararán al año siguiente en su IRPF lo que han cobrado y lo que se les ha retenido y tal vez recuperen una parte de esa retención que se les practicó). En enero se presenta el resumen anual de las retenciones practicadas (modelo 190).

Disculpa que ha sido largo. Parecían dos preguntas inocentes, pero es un tema largo de explicar. Espero no haberme dejado nada importante, aunque hay una consecuencia fiscal (Impuesto de Sociedades) que también tendréis que explorar.

Un saludo

César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

Muchisimas gracias. Su respuesta me ha resultado muy clara y concisa (aunque sea larga me ha resuelto todas las dudas)

De nuevo muchas gracias
Un saludo