Solicitud de la Grabación de la Asamblea General Ordinaria

En relación con la consulta establecida, paso a informarles lo siguiente: inicialmente, la normativa vigente sobre protección de datos no deja claro si la grabación de asambleas de una asociación es legal, ni lo requisitos que se han de cumplir para ello. A la hora de saber si se pueda grabar una asamblea de socios, es necesario acudir a la normativa sobre protección de datos, en este caso la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), la cual no se refiere de una forma concreta y clara a esta situación expuesta, habida cuenta de que la LOPDGDD solo se refiere a la grabación de imágenes a través de medios magnetofónicos o audiovisuales de forma genérica.
De esta suerte, en el art. 22 de LOPDGDD, relativo al «Tratamientos con fines de videovigilancia», señala que «las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, podrán llevar a cabo el tratamiento de imágenes a través de sistemas de cámaras o videocámaras con la finalidad de preservar la seguridad de las personas y bienes, así como de sus instalaciones«.
Si bien este precepto legal no dice mucho acerca de si se puede grabar una asamblea, el apartado 4 del artículo 22 LOPDGDD se refiere al deber de información en el tratamiento de imágenes para videovigilancia. Este epígrafe señala que «el deber de información previsto en el artículo 12 del Reglamento (UE) 2016/679 se entenderá cumplido mediante la colocación de un dispositivo informativo en lugar suficientemente visible identificando, al menos, la existencia del tratamiento, la identidad del responsable y la posibilidad de ejercitar los derechos previstos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679. También podrá incluirse en el dispositivo informativo un código de conexión o dirección de internet a esta información«.
Sin embargo, estas disposiciones se refieren de forma genérica a la grabación de imágenes en zonas privadas (también hay otras que se refieren a la grabación en la vía pública, pero que no nos interesan en este caso concreto).
Por tanto, a falta de una explicación más clara y específica de la LOPDGDD sobre las grabaciones de asambleas, hay que recurrir a los informes de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).En concreto, el informe 0112/2009 de su Gabinete Jurídico, la AEPD  da cumplida respuesta a esta cuestión. La AEPD señala en primera instancia que cualquier tratamiento de datos ha de obedecer al principio de proporcionalidad, que según la Sentencia 207/1996 del Tribunal Constitucional establece bajo el siguiente tenor:
(…) para comprobar si una medida restrictiva de un derecho fundamental supera el juicio de proporcionalidad, es necesario constatar si cumple los tres siguientes requisitos o condiciones: «si tal medida es susceptible de conseguir el objetivo propuesto (juicio de idoneidad); si, además, es necesaria, en el sentido de que no exista otra medida más moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia (juicio de necesidad); y, finalmente, si la misma es ponderada o equilibrada, por derivarse de ella más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto (juicio de proporcionalidad en sentido estricto).
En consecuencia, habrá que examinar cuál es la finalidad de la grabación de la asamblea, teniendo en cuenta que si tal finalidad pudiera ser conseguida por la realización de una actividad distinta al citado tratamiento debería optarse por esa última, ya que el tratamiento de los datos de carácter personal supone una limitación del derecho de la persona a disponer de la información referida a la misma.
Una vez aclarada esta cuestión el siguiente paso antes de la grabación de una Junta General sería someter el tratamiento de datos al resto de requisitos LOPDGDD: desde obtener el consentimiento del interesado para el tratamiento o cesión de los datos y la de informarle sobre los derechos que le asisten, así como sobre la identidad y dirección del responsable y sobre el uso que se va a dar a esos datos. Puesto que este trámite puede hacerse en exceso farragoso si el consentimiento se ha de recabar de forma individual por parte de cada participante, la opción que le queda al colectivo es obtener ese consentimiento desde el mismo momento de la adhesión del interesado a la entidad asociativa mediante la inclusión del tratamiento datos en vuestros estatutos, ya que según la AEPD:
(…) el asociado por el hecho de adquirir tal condición debe conocerlos y aceptarlos, de modo que será posible considerar que su incorporación a la asociación implica la creación de una relación jurídica entre aquél y ésta, cuyos términos serán fijados por los propios Estatutos. De este modo, el uso de los datos derivado de tal relación quedará delimitado por la finalidad que se haya previsto a tal efecto en los Estatutos.”
Con todo lo anterior, cabe extraer las siguientes conclusiones sobre si se puede grabar una asamblea de socios:
-Por un lado, la LOPDGDD considera las grabaciones de audio o video un tratamiento de datos de carácter personal y, por tanto, ha de estar sometido a la normativa sobre protección de datos.
-Por otro, la protección de los datos personales es un derecho fundamental recogido en la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar.
-En base a esto, el Informe de la AEPD establece la necesidad de recabar consentimiento de los interesados para el tratamiento o cesión de los datos personales.
-De ello se extrae la necesidad de informar acerca del tratamiento de los datos, la identidad del responsable, el uso que se va a hacer de esos datos, o el plazo de tiempo durante el cuál se van a conservar los datos.
-El Informe de la AEPD también cita algunas excepciones a los requisitos anteriores. Por ejemplo, si se trata de datos referidos a las partes de un contrato o precontrato que establece una relación laboral o administrativa, y los datos sean imprescindibles para la ejecución de dicho contrato.
En definitiva, se puede grabar una asamblea general en el seno de una asociación, siempre y cuando se recabe el consentimiento de los interesados, salvo en aquellos casos donde la grabación de las asambleas ya haya sido aceptado de antemano por los socios al figurar en los estatutos de la entidad privada sin ánimo de lucro.
Espero haberles ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

Gracias Rafael por tu respuesta, pero quizás no me haya explicado bien. Se trata de que los estatutos de la Federación adaptaron a raíz del RD 8/2020 de 17/03/2020, adaptándose a poder realizar las AGO y AGE por videoconferencia, solicitando permiso previo para su grabación. Hasta ahí, todo está claro. La cuestión es, podemos solicitar esa grabación para confirmar que el acta se corresponde con lo que pasó en la reunión??. En los estatutos no pone nada, pero en la Ley de Asociaciones si se recoge la posibilidad de que todo asociado puede pedir datos a la Junta Directa ó al menos esa es mi interpretación. Gracias.

Hola
Pienso que si podéis recabar sin problema esa grabación pero vamos por partes
Lo regulasteis a raíz de la pandemia (EA) y además solicitasteis AUTORIZACIÓN de la grabación Esto es muy importante. Por tanto no se vulnera ningún derecho de protección de datos intimidad y derecho al honor
Además es muy importante indicar QUE TRATAMIENTO ibais a dar a esos datos(grabación)
Si solicitasteis ese permiso entiendo que fue para después de realizar la Asamblea se pudiese visualizar (no lo sé)
El problema está en QUIEN puede acceder a esa grabación? Desde mi punto de vista normalmente la persona responsable del tratamiento de los datos (esta cuestión no sé si ha quedado reflejada en los Estatutos como tal) De cualquier manera pienso que cualquier socio puede solicitar esa grabación siempre y cd no haga mal uso de la misma ni la ceda a un tercero, quizá la pueda solicitar al responsable del tratamiento ya que existe una vinculación jurídica de los socios con la asociación previa a la grabación
Por tanto el quid radica en
-el consentimiento de las partes
-la finalidad o tratamiento que se le iba a dar a esa grabación

Un cordial saludo
Teresa Ferraz

Hola de nuevo
A modo general, es importante la necesidad de informar acerca del tratamiento de los datos, la identidad del responsable, el uso que se va a hacer de esos datos, o el plazo de tiempo durante el cuál se van a conservar los datos al haber solicitado el consentimiento expreso de los asociados
Un saludo

Muchas Gracias Teresas. Como comenté, el uso que se le va a dar a la grabación en confirmar que en el Acta de la AG se recogen las cosas que se dijeron y que según fuimos tomando nota, el Acta enviada no recoge ni la mitad de las cuestiones que se trataron en la AG y es para poder recordarlo y justificarlo. Gracias y Saludos.

Hola
Si, eso sí que lo tenía claro pero lo que no sé si lo habíais reflejado en los Estatutos o lo habíais comunicado a los asociados cuándo os dan el consentimiento
-tratamiento
-finslidad
Un saludo y buen finde
Teresa Ferraz