Si tenemos una base de datos de posibles colaboradores ¿Debemos registrarla en protección de datos?

En relación con la consulta establecida, paso a informarles lo siguiente: junto con la aportación que les traslada mi compañera Marina, asimismo, cabe referirles, en primer lugar, que el concepto de fichero en vuestro caso, de carácter privado, esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como ‘todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso’.
En consecuencia, debéis inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero de personas, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, el administrador o gerente de la empresa, etc.
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible de forma gratuita en la web de la Agencia Española de Protección de Datos - https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/index-ides-idphp.php-.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, el cual se remite en archivo adjunto, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.
El formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) permite la presentación de notificaciones a través de Internet (con y sin certificado de firma electrónica reconocido), mediante soporte informático (disquete, CDROM) y en soporte papel. Dicho formulario interactivo, en formato PDF, se encuentra disponible en la página web de la Agencia (www.agpd.es).
Mediante este sistema de notificación se pueden realizar notificaciones de forma simplificada mediante notificaciones tipo precumplimentadas. Esta opción del formulario electrónico permite notificar de forma simplificada una serie de ficheros de titularidad privada relacionados con la gestión de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, historial clínico, nóminas y recursos humanos.
Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD, deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante la solicitud de modificación o de supresión de la inscripción, según corresponda.
Espero haberles ayudado.
Cordialmente,
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com