Relación entre tres instituciones que van a colaborar en un proyecto de cooperación.

Hola amigos:
Los convenios no requieren una firma ante notario, se firma entre las partes interesadas teniendo delante los estatutos, o papeles que aseguren la legalidad vigente de cada parte integrante, asi como de quien ejerce la firma.
Si os interesa mayor seguridad, se puede firmar ante notario.
Con respecto a asegurar que “la gente cumpla” la unica manera segura muy segura es mandando un expatriado, cosa que no siempre es posible.
Asi que la mejor forma y la sostenible, es contar con contrapartes responsables, capacaitarlos e ir cada tres o cuatro meses.
Nosotros, como organización Acción para el Desarrollo y la Igualdad, llevamos un libro de bitacora en cada caso, y exigimos informes cada 15 días, con fotos, para asegurarnos de que si hay obras por ejemplo, avancen.
Si se trata de capacitaciones por ejemplo, exigimos resultados concretos y en funcion de cada proyecto, se implementa otro tipo de SEGUIMIENTO POR NUESTRA PARTE que asegure el cumplimiento y no exija expatriados y controles excesivos, cosa que tampoco es realmente efetiva.
Sin embargo para proyectos muy grandes si se requieren expatriados que aseguren lo anterior de forma que no se tenga que sufrir las consecuencias de posibles incumplimientos., en especial con respecto a los fondos del proyecto
Un saludo
Berta Brusilovsky
Arquitecta
Acción para el Desarrollo y la Igualdad
Madrid
www.acciondesarrolloigualdad.org

Estimada Marta:

Normalmente los financiadores españoles se dan por satisfechos con la firma de un convenio, por lo que no creo que es ese sentido tengáis problemas.

Por la otra parte, la de la fiabilidad, un convenio es una declaración de buenas intenciones entre las partes, y puede ser denunciado en su caso. Mi recomendación es que firméis un primer convenio marco para la búsqueda de financiación, en el que las tres partes quedáis de acuerdo en llevar adelante el proyecto, responsabilizándose cada una de las tareas que nos comentas.

Una vez que hayáis obtenido la financiación, os recomendaría firmar un segundo convenio de ejecución en el que quede clara la manera en la que se van a plasmar esos compromisos: plazos, importes, procedimientos, quién va a dirigir elproyecto, quién recibira los fondos, en cuantas entregas, con qué condiciones… aunque el valor legal del convenio es poco efectivo (“peitos tengas y los ganes…”), lo cierto es que establece unas reglas del juego que os obligan a todos y que os permiten retrasar o interrumpir la transferencia de los fondos si las cosas no van como se había previsto.

Espero haberos podido resultar de ayuda. Un saludo

Sergio Alcina

Algo más:
Creo que se me paso una parte de la respuesta.
Para solicitar fondos dependera en cada caso, de las exigencias de la institución española a la que solicitais los fondos, ya que LOS QUE SOLICITAIS SOIS VOSOSTROS LOS ESPAÑOLES con base a la legalidad de vuestra institución en España y los locales aparecen como CONTRAPARTE.
Y para eso no es necesario ningun convenio ante notario.
Pero teneis que mirar ante todo, las determinaciones de quien otorga los recursos.
Algunas instituciones exigen papeles legalizados de las contrapartes y otras por el contrario, no.
Mirar bien esto.
Suerte y enhorabuena.

Berta Brusilovsky
Arquitecta.

Estimada Marta:
En principio no considero necesario la intervención de un notario, si es que cada intitución posee personería juridica y antecedentes sociales de intervención en la comunidad. Es importante en primer lugar:

• firmar entre las partes interesadas un convenio Marco (general) en el cual debe quedar explicito cuales son las intenciones de aunar esfuerzos, en tanto este documento puede a largo plazo y según la evaluación de las primeras actividades conjuntas, seguir trabajando mancomunadamente.
  
  • A este convenio Marco se aplicarán actas complementarias y/o actas compromisos, cuya función es plantear explicitamentel los objetivos, funciones, plan de trabajo, responsabilidad y responsables de las tareas que deberán efectuar cada institución. A estos documentos se los respalda con documentación legalizada de cada institución, ( estatutos, actas, inscripciones, etc)
    

La presentación organizada de la documentación facilita la posibilidad de financiamiento, dado que es requisito primordial para las organizaciones financiantes.
mucha suerte, y ante cualquier duda estoy a vtra disposición.
Lic. Raquel Arévalo

Estimada Marta
El reunir 3 organizaciones para el desarrollo de un Proyecto tiene sus aspectos favorables pero tambien otros como éste que mencionas. Lo primero a mi parecer de definir el alcane de la participacion de cada uno de los miembros, los plazos y sobre todo el espíritu de buena fe para solucionar imprevistos durante el desarrollo del Proyecto. Hecho esto y estando de acuerdo con ello se suscribiría el acuerdo, sea firmado o no con un Notario. Lo que hay que dejar el claro desde un inicio es que habrían mecanismos de control en el avance del Proyecto (indicadores), tanto de los resultados esperados como de la ejecución financiera.
Si crees conveniente algun apoyo adicional, te menciono que actualmente estoy en Lima y les podría dar una mano en estos temas.
Saludos
Luis Canales
lcanales@viabcp.com

Estimada Marta:
En el convenio que suscriban las tres partes, debe incluir:
1. El presupuesto para el monitoreo y formulación de los informes financieros.
2. Designar a una de las partes suscriptoras del convenio para que se encargue de las labores mencionadas en 1.
3. Aprobar informes periódicos de ejecución del Proyecto: financiero y de actividades.
Un abrazo
Milton Ríos

Hola Martha, cuando se presenta la posibilidad de realizar convenios para proyectos, es una oportunidad para compartir aprendizajes y experiencias, normalmente los convenios se firman con instituciones o entidades a las cuales le conocemos parte de su trabajo y poblacion objetivo para garantizar que realmente cumplan con el convenio acordado.
Maria del Pilar.

Hola Marta, la felicito por su emprendimiento.
Además de firmar un contrato de colaboración entre las partes, le sugiero que suscriba un “Plan de trabajo”, trazado por todas las instituciiones que participan en el proyecto y donde se incluyan los derechos y las obligaciones de los actores involucrados. Después, realice un control de gestión a través de especialistas en la materia y pague conforme las certificaciones profesionales que ellos expidan. Con éstos últimos, también deberá suscribir un contrato de locación de obra asegurado por un seguro de caución.
Saludos cordiales,
Oscar Calvete