Reembolso de gastos de transporte a los voluntarios de la asociación

Para reembolsar correctamente los gastos de desplazamiento de los voluntarios, puedes seguir estos pasos:

Documentación: Solicita a los voluntarios que presenten recibos o comprobantes de los gastos de transporte. Esto puede incluir billetes de transporte público, recibos de gasolina, peajes, etc.

Política de Reembolso: Establece una política clara de reembolso que detalle los tipos de gastos que serán reembolsados y los límites aplicables. Por ejemplo, podrías reembolsar el costo del transporte público o una tarifa fija por kilómetro si usan su propio vehículo.

Formulario de Reembolso: Proporciona un formulario de reembolso donde los voluntarios puedan detallar sus gastos y adjuntar los comprobantes. Este formulario debe incluir información como la fecha del desplazamiento, el motivo, y el monto total a reembolsar.

Aprobación y Pago: Una vez recibidos los formularios, revisa y aprueba los reembolsos. Asegúrate de que todos los gastos estén justificados y sean razonables. Luego, realiza el pago a los voluntarios.

Contabilización: Registra los reembolsos en la contabilidad de la asociación. Estos pagos deben ser registrados como gastos operativos y no como ingresos para los voluntarios, ya que se consideran compensaciones por gastos incurridos.

Declaración Fiscal: Asegúrate de cumplir con las obligaciones fiscales. En algunos casos, es necesario declarar estos reembolsos en el Modelo 190, que es una declaración informativa anua

Gracias, Andrés. Y, por simplificar las gestiones, ¿podría establecerse una tarifa plana de gastos de transporte sin más y abonársela en ese concepto?

Buenas tardes,
Se puede hacer siempre y cuando lo tengáis claramente regulado a nivel interno e informéis de ello al grupo de voluntarios. Incluso es recomendable que firmen un pequeño documento aceptando dichas condiciones previamente.
Por otro lado, si la entidad reembolsase a los voluntarios los gastos en los que hubiesen incurrido para desplazarse hasta el lugar donde van a prestar sus servicios y estos no acreditasen que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o les abonase una cantidad para que estos decidan libremente cómo asignarla, estaríamos en presencia de una renta dineraria sometida al Impuesto que procedería calificar como rendimientos del trabajo.

Muchas gracias, Juan Pablo. Y en tal caso, ¿tendrían que presentar factura con algún tipo de retención, o simplemente firmar un recibo y luego incluirlo en su declaración de IRPF en tal concepto de rendimientos del trabajo?
Gracias.