Queremos trabajar en red y nos gustaría saber cómo debemos distribuir las carpetas en el servidor para facilitarnos el trabajo.

ANA,
TE COMENTO LO QUE ME PARECE.
AUNQUE DETALLAIS MUCHO EL TIPO DE NECESIDAD QUE TENEIS, CREAR UN SISTEMA COLABORATIVO CON BASE EN SERVIDORES ES RELATIVAMENTE SENCILLO, LO MAS IMPORTANTE ES QUE EL CONCEPTO EN SI ESTE CLARO. LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN BASICA, PUESTO QUE NO SERAN MODIFICADOS –ENTIENDO- ESTARAN A OTRO NIVEL, EN OTRA JERAQUIA DE LA ARBORESCENCIA WEB.
SE ME OCURREN DOS REFERENCIAS BASICAS:

A>> UN EJEMPLO DE WEB:
HTTP://WWW.D-P-H.INFO/
DPH, COMO MODELO DE ORGANIZACION CLARA DE UNA INFORMACIÓN COMPLEJA. CITO TEXTUALMENTE...
(...) QUE ES DPH?
PARA CONSTRUIR UN MUNDO SOLIDARIO Y RESPONSABLE. ESTE SITIO DE FUENTES VALORIZA HOY EN 2007 UNA BASE DE DATOS DE “EXPERIENCIAS� DE 7000 FICHAS, ART�CULOS CORTOS QUE NARRAN EXPERIENCIAS, AN�LISIS, LECTURAS Y UNA VEINTENA DE DOSSIERS.
LA IDEA DE LA BASE DE DATOS DE EXPERIENCIAS DPH NACIÓ EN 1986, A RA�Z DE LA AMBICIÓN DE UNIR A INDIVIDUOS Y A GRUPOS QUE TRABAJABAN EN POS DE LA CONSTRUCCIÓN DE UN MUNDO SOLIDARIO Y RESPONSABLE. AL PONER A DISPOSICIÓN DE CADA UNO UNA MEMORIA Y UNA REFLEXIÓN SALIDAS DEL TERRENO DE LA EXPERIENCIA, ESTE SITIO-FUENTE DESEA VALORIZAR LOS AN�LISIS Y LAS EXPERIENCIAS OFRECIENDO UN SENCILLO SISTEMA DE BÚSQUEDA Y RESULTADOS ÚTILES PARA LA ACCIÓN CIUDADANA.
(...)
COMO FUNCIONA? UNA INFORMACIÓN ESTRUCTURADA PARA RESPUESTAS PERTINENTES. LA BASE DE DATOS CONTIENE FICHAS PROVENIENTES DEL TERRENO DE LA ACCIÓN DE LAS QUE SE DESPRENDEN LAS LECCIONES DE LA EXPERIENCIA. PERO LA BASE CONTIENE TAMBIÉN NOTAS DE LECTURA, TESTIMONIOS Y AN�LISIS DE CUESTIONES DE INTERÉS M�S GENERAL. A D�A DE HOY LA BASE CONSTA DE M�S DE 7000 FICHAS INDEXADAS A PARTIR DE UNA LISTA DE PALABRAS CLAVE. ESTE TESAURUS SER� ORGANIZADO EN FORMA DE ATLAS RELACIONAL QUE PERMITIR� PASAR DE UN CONCEPTO A OTRO SIN DEJAR DE MOSTRAR LA COMPLEJIDAD Y LOS V�NCULOS ENTRE LAS DIFERENTES CUESTIONES.

B>>
UN EJEMPLO DE HERRAMIENTAS PREVIAS A LA PUBLICACIÓN WEB MEDIANTE UN SISTEMA COLABORATIVO.
HTTP://WWW.GOOGLE.COM/GOOGLE-D-S/INTL/ES/TOUR1.HTML
CREAIS UNA CUENTA GMAIL CUYO PASSWORD SEA COMPARTIDO POR LOS COLABORADORES, Y SE MANEJAN LAS DIFERENTES VERSIONES MEDIANTE GOOGLE DOCS. UNA VEZ CORREGIDO SE MANDA AL SERVIDOR O A UN RESPONSABLE QUE FILTRE MEDIANTE UNA CONFIRMACION DEL RESPONSABLE DEL DOCUMENTO (O SIN CONFIRMACION) Y SE PUBLICA. QUIZA OS PAREZCA UN SISTEMA AJENO A VUESTRA WEB, PERO SI EL GRADO DE CORRECCIONES ES TAL QUE LOS DOCUMENTOS CIRCULAN MUCHO ANTES DE PUBLICARSE OS PUEDA SER UTIL.

SI EL CONCEPTO ESTA CLARO, IMAGINO QUE NO TENDREIS PROBLEMA EN ENCONTRAR EL SISTEMA ADECUADO, QUE EN EL FONDO ES SENCILLO SI VUESTRA RED DE COLABORADORES TIENE CLARAS SUS FUNCIONES.
POR SUPUESTO PARA ACLARACIÓN O COMENTARIO POSTERIOR PODEIS CONTACTAR CONMIGO: marc.masmiquel@gmail.com

SUERTE EN EL PROYECTO, Y ANIMO, TENED EN CUENTA PARA TERMINAR EL 90-10, ES DECIR QUE LA POTENCIALIDAD DE LA RED ES EL FACTOR COLABORATIVO Y DE EQUIPO ES EL 90% Y LA BASE TECNOLOGICA EL 10%. UN ABRAZO Y SUERTE.

Hola, Ana Isabel:

En mi opinión, el trabajo que váis a hacer supone un importante desafío, pero también una oportunidad de racionalizar vuestros sistemas de gestión. Mi propuesta sería que aprovecharais la circunstancia para repasar vuestros sistemas de gestión, de manera que podáis organizar vuestro trabajo que, en muchos casos, suele ser la inercia de mucho tiempo y solapar los sistemas de gente que ha ido pasando por la organización. Así, y siempre contando con la asesoría de la gente de informática, para saber qué es lo más sencillo y seguro, determinar cómo se archiva la información para que os resulte a todos localizable y accesible, detrminando cada área a que documentos de be tener acceso y con qué privilegios. Seguro que de este trabajo os surge un sistema de ordenación que no será dificil pasar al servidor.

Espero haberos servido de ayuda. Un saludo

Sergio Alcina

Hola Ana,

Las recomendaciones anteriores son muy buenas. Me gustaría complementarlas con dos recomendaciones:
1) Definición del proceso de documentación: Independientemente de la tecnología que uséis, es conveniente que defináis el proceso de elaboración de documentos; con las personas que intervienen, carpetas, permisos de lectura/modificación/escritura. Sería un procedimiento más de vuestra ISO de calidad.

Por ejemplo: la carpeta working es de lectura/modificación/escritura por todos, y por ejemplo la carpeta proyectos es de lectura para todos y de lectura/modificación/escritura por los miembros de calidad. Cuando un redactor termina un documento, entonces este lo copia en una carpeta temporal para que los miembros de calidad lo revisen y lo almacenen en la ubicación física correspondiente (proyectos/2007/Africa

De esta manera os aseguráis que un documento ya elaborado sólo se encuentra en un sitio físico, y este sólo puede ser modificado por los miembros de calidad de la organización.

Recomendaría que solo los miembros de calidad sean quines administran la gestión de los documentos.


2) Ubicación lógica y física: Ahora que tenéis todos los documentos ordenados, el problema es encontrarlos! para eso sirven los buscadores/gestores de contenidos/etc… ya que puedes “publicar” un documento en varios sitios(webs, intranets,...) y éste sólo está físicamente en un sólo sitio (directorio) asegurando que al cambiar la versión, las referencias que apúntan a él no se rompen.

espero que sirva de ayuda.
David

Para organizar todo lo que comentas nosotros tenemos W2003, la manera que tenemos de distribuir las carpetas es mediante usuarios / departamentos / carpetas comunes.Configurais los permisos de cada usuario para que pertenezca a un departamento y otorgando permisos a los reponsables.
No creo que tengais problemas a la hora de configurar dichas cuentas

Hola Ana Isabel,

No sé si entre todos te hemos ayudado o te hemos acabado de complicar la cosa. Viendo el conjunto de las respuestas, voy a tratar de recapitular y aportar algo más:

1. Entiendo que tu pregunta no es acerca de soluciones tecnológicas, sino de modelo de organización de datos. En este sentido, la propuesta que tú misma hacías es bastante común: la información técnica agrupada en proyectos y el resto de documentos según las áreas funcionales de la organización: dirección, administración, contabilidad, etc. No sé si el asunto es lo suficientemente complejo como para merecer mayor profundidad en el análisis o tú misma ya te respondiste al preguntar. ;-)

2. En caso de que realmente estés preguntando por soluciones técnicas, quisiera simplemente llamarte la atención sobre el hecho que en las respuestas precedentes se mezclan soluciones de tipo “Internet” (es decir, poner la información a disposición de los usuarios sin importar dónde estén), apropiadas para el uso que necesitáis, con otras de tipo “red local” que no son suficientes para resolver vuestro problema si no se complementan con mecanismos VPN (Red Privada Virtual) u otros que permitan a los usuarios acceder remotamente a vuestros sistemas.

3. Para terminar, simplemente apuntar que, técnicamente, lo primero sería decidiros entre “abrir” vuestros sistemas al mundo (y desde luego tener mucho cuidado con el tema de la seguridad) o simplemente alojar en algún proveedor externo el conjunto de documentos / archivos susceptibles de ser usados “desde fuera” y definir un buen protocolo de actualización / sincronización con vuestro servidor interno.

Si necesitas más información no dudes en ampliar la consulta. De momento, espero que esta información te sea de utilidad.

Un abrazo,

Jaume Albaigès
jalbaiges @ tecnolongia.org
Blog sobre TIC y ONL: http://www.tecnolongia.org