¿Qué responsabilidades conlleva el ser secretaria de una asociación?

Hola Caterina,

Los deberes del secretario de la Junta Directiva (O consejo de Administración, como lo llaméis) vendrán definidos en los Estatutos de tu asociación. Ahí es donde tienes que mirar en primer lugar. Generalmente suelen ser custodiar los libros de la asociación, tramitar las convocatorias de Asambleas y Juntas y, sobre todo, redactar y certificar los acuerdos sociales tomados. También suele ser deber el asistir a Asambleas y Juntas (Si puedes, claro). El incumplimiento de estos deberes (falsear un acuerdo, p.ej.) generará responsabilidades que tendrían que valorarse económicamente en su momento, si alguien las reclamara. Generalmente, el Secretario es también el encargado de todos los trámites ante las administraciones públicas (Presentar escritos al Registro de Asociaciones; respuestas a escritos de Hacienda o Agencia de Protección de Datos, etc.) pero no es obligatorio y depende de cómo os organicéis internamente.

Si además de Secretaria eres miembro de la Junta Directiva, también serás responsable si se producen daños (voluntarios o accidentales) por decisones que hayais tomado en esa Junta y en los que tú hayas votado a favor. Este es un concepto muy relativo y habría que estudar en cada caso la verdadera relación entre ese daño sufrido y el acuerdo que hayais tomado.

Por tanto, las consecuencias son las dos caras de una misma moneda: Por un lado, tienes más facultades y posibilidades de actuar en la organización para mejorarla, pero por el otro, esta responsabilidad implica la posibilidad de causar más daños.

Finalmente, el incumplimiento de algunos de estos deberes puede generar responsabilidades, no solo prsonales para ti como Secretaria, sino para la organización tales como la revocación de la declaración de utilidad pública, sanciones pecuniarias, etc. dependiendo de la gravedad del hecho y de la autoridad sancionadora.

Un saludo,

Estimada Caterina.: en relación con la consulta establecida, paso a informarte lo siguiente: en primer lugar, comparto los criterios que te traslada mi compañero de portal Alejando, sobre el asunto en cuestión.
No obstante, debo de añadir a lo expuesto por mi compañero de portal que la legislación aplicable a vuestra entidad asociativa, al tener un ámbito autonómico, viene dada por la Ley 4/2003, de 28 de febrero, de Asociaciones de Canarias, sin perjuicio de la normativa básica estatal establecida en la Ley 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.
Pues bien, en la Ley 4/2003, de 28 de febrero, se establece lo siguiente respecto a las responsabilidades de los miembros del órgano de representación, incluyendo al Secretario/a:
Artículo 2.2.
k. La estructura y competencias del órgano de representación, las condiciones de nombramiento y destitución de sus miembros y la duración de los cargos.
Artículo 27. Responsabilidades.
1. Los miembros del órgano de representación ejercerán sus funciones en interés de los objetivos y finalidades de la asociación según lo establecido en la presente Ley y en los estatutos sociales.
2. Los miembros del órgano de representación responden por los daños causados en el ejercicio de sus funciones de acuerdo con la legislación aplicable.
Ello, sin perjuicio de que los estatutos constituyan el sistema de reglas por el que se rige la organización interna y el funcionamiento de la asociación, no pudiendo ser contrarios al ordenamiento jurídico, siendo las funciones más comunes del secretario las siguientes:

-Tener la responsabilidad del Registro de Socios y Socias, manteniendo actualizados los datos y las anotaciones a realizar.

- Redactar las actas de las sesiones de la Asamblea General, de la Junta Directiva, y responsabilizarse de los respectivos Libros de actas.

-Entregar certificaciones, credenciales y acreditaciones, con el visto bueno del Presidente o Presidenta.

-Despachar los asuntos ordinarios de la Secretaría del Club.

-Colaborar con el Presidente o Presidenta en el desarrollo de las sesiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva, dando cuenta de la Orden del Día y participando en la dirección de los debates.

-Todas las demás que le encomienden estos Estatutos.

Por su parte, de la legislación estatal en materia de asociaciones, es decir, de la Ley 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, es de aplicación a este supuesto el artículo 15, a cuyo tenor:

1. Las asociaciones inscritas responden de sus obligaciones con todos sus bienes presentes y futuros.
2. Los asociados no responden personalmente de las deudas de la asociación.
3. Los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación, y las demás personas que obren en nombre y representación de la asociación, responderán ante ésta, ante los asociados y ante terceros por los daños causados y las deudas contraídas por actos dolosos, culposos o negligentes.
4. Las personas a que se refiere el apartado anterior responderán civil y administrativamente por los actos y omisiones realizados en el ejercicio de sus funciones, y por los acuerdos que hubiesen votado, frente a terceros, a la asociación y a los asociados.
5. Cuando la responsabilidad no pueda ser imputada a ningún miembro o titular de los órganos de gobierno y representación, responderán todos solidariamente por los actos y omisiones a que se refieren los apartados 3 y 4 de este artículo, a menos que puedan acreditar que no han participado en su aprobación y ejecución o que expresamente se opusieron a ellas.
6. La responsabilidad penal se regirá por lo establecido en las leyes penales.

De acuerdo con lo dispuesto, el artículo comentado sienta como regla general que de las obligaciones de una asociación responde la propia asociación “con todos sus bienes presentes y futuros”, tal como menciona el apartado primero del artículo referido, y no los asociados, tal como expresa el apartado segundo de dicho precepto legal.
Respecto a las clases de responsabilidad, cuando el artículo 15 comentado viene a establecer que las asociaciones responderán de sus obligaciones con todos sus bienes, presentes y futuros, está pensando en la responsabilidad patrimonial, civil. Pero la actuación de los titulares de los órganos de la asociación puede determinar el nacimiento de responsabilidades distintas, ya que dicho artículo, en su apartado 4, alude a la responsabilidad civil, administrativa y penal, siendo necesario referirse de forma sucinta a cada una de estas responsabilidades.
-Responsabilidad civil.
El apartado tercero del artículo 15 establece la responsabilidad de los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación –artículos 7.1.h) y 11.4 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo-, y demás personas que obren en nombre y representación de la entidad, “por los daños causados y las deudas contraídas por actos dolosos, culposos o negligentes”, respondiendo los mismos ante la asociación, los asociados y terceros.
Al referirse este precepto legal, en su apartado tercero, a “deudas” y “daños”, es evidente que se refiere tanto a la responsabilidad contractual como extracontractual, a resultas de lo cual, siempre que exista dolo, culpa o negligencia, tanto al actuar de forma extracontractual como al negociar o perfeccionar un contrato o al ejecutarlo, incurrirán en responsabilidad los miembros del órgano o de los que hubiesen actuado a los que sea imputable el daño. Cuando la actuación se hubiera concretado en el seno de un órgano colegiado –por ejemplo, aprobar la formalización de un contrato, acordar la realización de la actividad causante de los daños-, serán responsables los que hubiesen votado el acuerdo, no los que se hubiesen abstenido o votado en contra.
El apartado quinto del artículo 15 comentado, por su parte, establece la responsabilidad solidaria cuando no puede ser imputada de forma individual a ninguno de los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación “a menos que puedan acreditar que no han participado en su aprobación y ejecución o expresamente se opusieran a ellos”.
-Responsabilidad administrativa.
Los miembros o titulares de los órganos de representación, así como las demás personas que obren en nombre de la asociación, responderán administrativamente por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones.
Por tanto, si en su actuación cometieren una transgresión jurídico-administrativa, incurrirán en responsabilidad. Serán los sujetos pasivos de la potestad sancionadora, debiendo dirigirse contra ellos el procedimiento sancionador administrativo, lo cual parece excluir la responsabilidad de la asociación, en base al carácter no lucrativo de las asociaciones y la naturaleza de los fines que persiguen, no habiendo querido la Ley 1/2002, de 22 de marzo, que la actitud dolosa, culposa o negligente de las personas que actúan en su nombre pueda afectar a la asociación.
Cosa bien distinta es la responsabilidad patrimonial que pudiera derivarse de la responsabilidad administrativa; en otras palabras, si como consecuencia de la transgresión jurídico-administrativa se hubieran producido daños patrimoniales a terceras personas, estaríamos ante una responsabilidad civil, quedando sometidos a las reglas particulares de este tipo de responsabilidad.
En suma, la responsabilidad administrativa es frente a la Administración Pública competente y las posibles consecuencias patrimoniales de dicha actuación contraria a derecho será frente a terceros, a la asociación –la cual podría tipificar la infracción como sanción- y a los asociados.
-Responsabilidad penal.
En aplicación de los principios del Derecho penal, serán responsables los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación y de las demás personas que obren en nombre y representación de la asociación, de los delitos y faltas que hubieren cometidos “por sí solos”, conjuntamente o por medio de otro del que se sirvan como instrumentos” y los que hubiesen inducidos a otros a contribuir o cooperación en su ejecución –artículo 29 del Código Penal, en concordancia con el apartado cuarto del artículo 15 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo.
En el caso de comisión de algún delito se prevé la posibilidad de que el órgano jurisdiccional decrete la disolución de la asociación, conforme al artículo 320 del Código Penal, siempre y cuando se trate de una asociación que no se encuentre regulada al amparo de la Ley 1/2002, de 22 de marzo, de forma total, bien por tratarse de una asociación estatal, bien, de forma parcial, si estamos en presencia de una asociación autonómica mediante la aplicación de los preceptos básicos de dicha Ley, o, mediante su aplicación supletoria a dichas asociaciones, al tener el Derecho estatal carácter supletorio, a falta de normativa específica en materia de asociaciones.
Respecto a la responsabilidad civil que dimana de la responsabilidad penal, debe referirse que, conforme al artículo 116 del Código Penal:
“1. Toda persona criminalmente responsable de un delito o falta lo es también civilmente si del hecho se derivaren daños o perjuicios. Si son dos o más los responsables de un delito o falta los Jueces o Tribunales señalarán la cuota de que deba responder cada uno.
2. Los autores y los cómplices, cada uno dentro de su respectiva clase, serán responsables solidariamente entre sí por sus cuotas, y subsidiariamente por las correspondientes a los demás responsables.
La responsabilidad subsidiaria se hará efectiva: primero, en los bienes de los autores, y después, en los de los cómplices.
Tanto en los casos en que se haga efectiva la responsabilidad solidaria como la subsidiaria, quedará a salvo la repetición del que hubiere pagado contra los demás por las cuotas correspondientes a cada uno”
Así pues, los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación y las demás personas que obren en nombre y representación de la asociación, por tanto, serán responsables civilmente con arreglo a las normas generales –Código Civil-, si bien ha de tenerse en cuenta la norma especial contenida en el apartado tercero del artículo 15 de la Ley Orgánica 1/2002, de 2 de marzo, distinta del artículo 116 del Código Penal, cuando son dos o más los responsables de un delito o falta.
Según la normativa especial recogida en el artículo 15.3. de la Ley mencionada, cuando se trate de los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación o de representantes, responderán solidariamente ante la asociación los asociados y terceros”.
En cuanto a la responsabilidad subsidiaria de la asociación, habrá de estarse a lo dispuesto en el artículo 120.3 y 4 del Código Penal, el cual asegura que:
“3. Las personas naturales o jurídicas, en los casos de delitos o faltas cometidos en los establecimientos de los que sean titulares, cuando por parte de los que los dirijan o administren, o de sus dependientes o empleados, se hayan infringido los reglamentos de policía o las disposiciones de la autoridad que estén relacionados con el hecho punible cometido, de modo que éste no se hubiera producido sin dicha infracción.
4. Las personas naturales o jurídicas dedicadas a cualquier género de industria o comercio, por los delitos o faltas que hayan cometido sus empleados o dependientes, representantes o gestores en el desempeño de sus obligaciones o servicios”.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente,
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com