Qué obliga a recoger un acta

Estimada Sisi: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: inicialmente, debemos de partir de una entidad asociativa cuyo ámbito territorial s.e.u. o, no excede del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Extremadura, siéndole de aplicación, a falta de normativa autónoma en materia de asociaciones en dicha Comunidad Autónoma, la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación en adelante, LODA).
Dicho lo anterior, adentrándonos en el contenido del supuesto en ciernes, el acta de una asamblea general, ordinaria o extraordinaria, de una entidad asociativa es un documento que permite dejar constancia de lo tratado en la misma, tal como establece el art. 14.1. de la LODA:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
Así pues, todas las asociaciones están obligadas por dicho precepto legal, a llevar un libro de actas en el que consten las de todas las reuniones celebradas. Este libro servirá, a nivel legal, tanto a terceros como a los propios asociados, incluyendo un acta por asamblea, en el que se especifiquen los asuntos tratados y los acuerdos cerrados.
No existe un formato predeterminado de libro de actas ni obligación de legalizarlo en ningún registro; de forma opcional, puede legalizarse en el Registro Mercantil o a través de un notario.
En cuanto a los acuerdos que debe contener un acta de una asociación, los mismos suelen ser los adoptados en una asamblea general, a saber:
1.La lectura y aprobación del acta de la última asamblea.
2.La revisión del Informe sobre la memoria de actividades y la aprobación de la gestión del ejercicio anterior por parte de la Junta Directiva (o el órgano en representación).
3.La revisión y aprobación de las cuentas del ejercicio anterior.
4.La reelección, nombramiento o cese de cargos de la Junta Directiva para el ejercicio en curso.
5.La modificación de los estatutos de la asociación.
6.La modificación o aprobación del reglamento de régimen interno de la asociación.
7.La determinación de la cuota social que deben pagar los asociados.
8.La venta o el gravamen de bienes de la asociación.
9.Si existe expulsión de socios o socias por incumplir el reglamento de régimen interno.
10.Si la asociación decide solicitar la declaración de utilidad pública.
11.La disolución de la asociación.
12.Otros conceptos de interés para la asociación, ya que se trata de un documento modificable.
Al respecto, la redacción del acta de asociación va indisolublemente ligada a los estatutos de la asociación y al reglamento de régimen interno, en desarrollo de la norma estatutaria, en los que se detalla el funcionamiento de la Asamblea General y sus actas de reunión. El Secretario de la entidad asociativa es el encargado de redactar el acta, firmarla previa aprobación del presidente de la asociación y, también, ponerla a disposición de los socios, una vez transcritas en el libro de actas.
Respecto a los tipos de actas, cabe distinguir dos tipos de actas en función del objeto de la asamblea, ya sea ordinaria, que como norma se realiza una vez al año para hacer balance de la actividad, o extraordinaria, en la que se aborda un tema de especial relevancia para la entidad.
En definitiva, el contenido de la misma no varía ya que en ella se recogen los acuerdos y puntos tratados con independencia del tipo de asamblea que se haya convocado. De esta suerte, en la Asamblea General ordinaria, la cual suele realizarse una vez al año, en la misma se tratan cuestiones corrientes y recurrentes que deben revisarse, al menos, una vez al año. Algunas de estas cuestiones son la revisión y aprobación de cuentas del ejercicio anterior, los presupuestos para el ejercicio en curso, la memoria de actividades o la fijación de la cuota a aportar por los socios.
Por lo tanto, dichas cuestiones son los elementos que formarán parte del acta de asociación en este caso.
Por su parte, la Asamblea General extraordinaria es convocada por el órgano de gobierno cuando es necesario tratar un tema o llegar a algún acuerdo sobre una cuestión que ha surgido entre la celebración de la Asamblea General de un ejercicio y la del siguiente. Algunas de esas cuestiones pueden ser; el nombramiento de nuevos cargos en el órgano de representación, la expulsión de socios, o incluso, la disolución de la asociación.
Todas esas cuestiones son las que deben reflejarse en el acta.
En cuanto a los datos a incluir en un acta de asociación, el acta deberá incluir:
-El nombre de la asociación y la fecha, lugar y hora de la asamblea.
-Si se trata de la primera o la segunda convocatoria a la asamblea, así como el puesto que desempeñan las personas presentes en la mesa, dentro del órgano de gobierno de la asociación.
-Debe recoger el número o listado de socios presentes a la asamblea.
-Habitualmente se recoge el orden del día o temas a tratar durante la asamblea y, si así lo exigen los estatutos de la asociación, un resumen de lo deliberado en la asamblea general.
-Finalmente, debe incluir los acuerdos que se han adoptado y el resultado final de las votaciones.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

Hola Sisi
El acta incluirá siempre el nombre de la asociación y la fecha, lugar y hora de la asamblea.
Deberá indicar si se trata de la primera o la segunda convocatoria a la asamblea, así como el puesto que desempeñan las personas presentes en la mesa, dentro del órgano de gobierno de la asociación.
Debe recoger el número o listado de socios presentes a la asamblea.
Habitualmente se recoge el orden del día o temas a tratar durante la asamblea y, si así lo exigen los estatutos de la asociación, un resumen de lo deliberado.
Debe incluir los acuerdos que se han adoptado y el resultado final de las votaciones.
Un saludo
Teresa Ferraz

Gracias Rafael y Teresa por vuestras respuestas, me son de gran ayuda. Sin embargo, la cuestión que necesito saber es si, en la ratificación del cargo de tesorería por ejemplo (incluido dentro del orden del día) se produce un debate a favor o en contra de dicha ratificación antes de la votación (por personas diferentes que forman parte de la asamblea) se debe recoger ese debate en el acta. Es decir: Fulanita expone que va a votar en contra por… Fulanito se posiciona a favor ya que según su criterio bla, bla, bla.
O por el contario se indica que ha habido un debate exponiendo pareceres se procede a la votación y el resultado de la votación ha sido…
En realidad la cuestión es más sencilla de lo que parece, pero a veces hay gente que quiere complicar mucho las cosas y necesito estar segura de que se hace bien el trabajo. Gracias.

El acta la redacta el secretario con el visto bueno del presidente, la única obligación legal es que consten los asuntos tratados y los acuerdos.
La información adicional que quieran hacer constar depende de su criterio.
No es obligatorio que consten las manifestaciones de ningún asistente aunque haya pedido que conste en acta.
Si alguien está en desacuerdo con el contenido del acta puede impugnarla en el Juzgado.

Mil gracias, Valentín.

Un abrazo.

Buenos días,
El acta de la junta es el documento que recoge todos los acuerdos alcanzados durante la junta celebrada. Bastaría un escrito diciendo quiénes, dónde y cuándo se han reunido y qué han decidido, con la consiguiente ratificación del presidente.
Un saludo

Buenos días,
El acta de la junta es el documento que recoge todos los acuerdos alcanzados durante la junta celebrada. Bastaría un escrito diciendo quiénes, dónde y cuándo se han reunido y qué han decidido, con la consiguiente ratificación del presidente.
Un saludo

Gracias, Juan Pablo

En el mundo de la sociedades, hay un dicho “los acuerdos son públicos, los debates, no”.
Y esto es tanto para las Asambleas como para los Consejos. El dar publicidad a los debates puede coartar a las persona a expresar sus ideas, y callarse para protegerse.

Como pura curiosidad, cuando un ministro toma posesión de su cargo, jura cumplir con las obligaciones de su cargo y “guardar secreto de las deliberaciones del Consejo de Ministros”. Ahí veis que los debates no tienen vocación de publicidad en ningún ámbito.

¡Estupenda respuesta, Concha! Gracias