¿Qué libros o registros son necesarios tener actualizados en una ONG?

En relación con la consulta planteada, paso a informarles lo siguiente: inicialmente, debemos de partir de la constitución de una asociación que no excede del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, siendo inscrita, a los meros efectos de publicidad, en el Registro de Asociaciones de dicha Comunidad Autónoma.
De conformidad con lo establecido, cabe traer a colación lo establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, el cual dispone lo siguiente:
“1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.”
Así pues, el artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, establece para las empresas la obligación de que los libros de socios y actas sean llevados en soporte digital y legalizados por procedimiento telemático anualmente. Los Registros Mercantiles no están aplicando en la actualidad un criterio homogéneo –a la espera de que fije un criterio la Dirección General de los Registros y del Notariado, que no se sabe si aclarará qué hacer respecto a las asociaciones que legalizan sus libros en el Registro Mercantil, las cuales no se encuentran sujetas a la Ley 14/2013.
No obstante lo anterior, puede suceder que desaparezcan los libros de actas y socios en papel, en favor de los libros en soporte electrónico, pero también podría suceder que las asociaciones mantengan la capacidad de llevanza de estos libros en papel, a diferencia de lo que se perfila para las sociedades mercantiles, a la espera de que se apruebe por las Cortes Generales el nuevo Código de Comercio. Los libros en soporte papel actualmente legalizados en principio mantendrán su validez hasta su finalización, de forma que la novedad por ahora es para las nuevas legalizaciones de libros, lo cual conlleva, de suyo, a que los libros de vuestra asociación se lleven en soporte electrónico, al ser reciente la constitución de la misma.
De otra parte, en lo relativo a la legalización de los libros de la asociación, la normativa aplicable en materia de asociaciones en la Comunidad Autónoma de Castilla y León viene dada por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación; Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones.
De conformidad con lo expuesto y, a falta de normativa específica en vuestra Comunidad Autónoma respecto a la legalización de los libros de actas, socios y contabilidad, cabe estar a lo referido en el artículo 14.1. de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, el cual reza así:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
De esta suerte, los Libros Obligatorios para una Asociación serán lo siguientes:
1.- Libro de Actas donde se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
2.-Libro de Socios en el que se inscribirá a todos los socios de la asociación Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
3.-Libro de Cuentas, este no es sino un “Libro de Caja” que cumple la función de registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. Es decir consiste en ir apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación. Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo y que dará una visión fiable de la situación económica de la entidad.
Así pues, las entidades asociativas en general tienen la obligación de disponer, como mínimo, de los tres libros señalados, uno por cada materia, no impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad. Si precisa la entidad asociativa habilitar y /o legalizar alguno de los Libros señalados Libros obligatorios, teniendo dicha legalización u habilitación un carácter facultativo, u otro distinto de los mismos Libros voluntarios ante la imposibilidad de legalizar o habilitar dichos libros ante el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Castilla y León -http://www.jcyl.es/web/jcyl/AdministracionPublica/es/Plantilla100/1284230407561/_/_/_, basada en la inexistencia de disposición reglamentaria al respecto, dicha habilitación y/o legalización tendrá que efectuarse bien ante cualquier Notario -http://www.castillayleon.notariado.org/ o ante el Registro Mercantil -http://www.registradores.org/buscador_registros.jsp
Espero haberles ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com