¿Qué información ha de ser recogida por los siguientes libros?

Estimada María: en relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: las asociaciones están obligadas a disponer de una serie de Libros donde se reflejen diferentes aspectos de la vida asociativa. En concreto, respecto al Libro de Socios es aquel en el que se registran los socios que forman parte de la asociación. No existe un formato preestablecido pero, al menos, debe recoger los siguientes datos: la fecha de alta y baja, nombre, apellidos y DNI.
Respecto a este tipo de libro debéis de tener cuenta lo establecido por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. https://www.agpd.es/portalwebAGPD/index-ides-idphp.php
En cuanto al Registro de voluntarios, por lo general, cualquier registro “tipo” de voluntarios incluye los siguientes datos en un formato de hoja de calculo o similar: NOMBRE Y APELLIDOS DEL VOLUNTARIO, NIF, PROGRAMA O ACCION EN LA QUE COLABORA, FECHA DE ALTA, FECHA DE BAJA, HORAS DEDICADAS Y OBSERVACIONES, datos todos ellos que podeis inlcuir vosotros de forma muy sencilla como campos de la hoja de calculo o una sencilla base de datos ad-hoc.
Al respecto, cabe referir que la normativa estatal en materia de voluntariado artículo 8.2.i) de la Ley Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado tan sólo establece la obligación de “Llevar un registro de altas y bajas del personal voluntario.” Es suficiente, por tanto, con llevar una relación de los voluntarios, anotando su incorporación y baja definitiva. En cualquier caso, no es muy diferente del libro de registro de socios.
Por último, respecto a las “Cuentas de una asociación no declarada de utildad pública”, cabe referir que los programas informáticos de contabilidad han relegado los antiguos procedimientos manuales de llevanza contable a una existencia prácticamente testimonial, al menos en aquellas asociaciones que, en aplicación de la normativa actual, llevan una contabilidad por partida doble.
Dado que el procedimiento normal es llevar por ordenador la contabilidad, la legalización de los libros contables es posterior a la confección de las cuentas anuales. Dicha legalización se efectúa en el Registro Mercantil correspondiente, al menos si la asociación realiza actividades económicas, si bien algunas asociaciones optan simplemente por autentificar las firmas ante notario.
Hay que significar que las asociaciones declaradas de utilidad pública sí cuentan con un Registro específico en el que realizar las legalizaciones de libros y depósitos de cuentas, que es el Registro de Asociaciones que les corresponda. Allí, sin embargo, no se harán cargo de los trámites relativos a libros de asociaciones no declaradas de utilidad pública.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com