¿Qué documentación debe tener una asociación a parte de estatutos, libro de actas y socios?

Buenos días, Mario

Las leyes de asociación generalmente mencionan como documentos imprescindibles una “relación” de socios (puede ser un libro), libro de actas y libros contables. También es importante conservar el original del acta de fundación (especialmente si se realizaron entregas de dinero en la constitución de la entidad) y el oficio en el que el Registro os comunica la inscripción de la entidad, así como la última acta de modificación de junta directiva (en la que consta la identificación de los miembros de este órgano de gobierno, algo que a veces es necesario acreditar).

Podría haber más documentos obligatorios, pero va a depender de otras circunstancias, como el tipo de actividad de la entidad.

Por ejemplo, si la asociación es de ámbito catalán y tiene voluntarios, entonces debe contar con una relación de voluntarios. Si la asociación entrega o recibe donativos, debe mantener datos de identificación de los donantes o receptores de esas ayudas (si superan los 100 euros anuales), lo que se traduce en la práctica probablemente en una relación anual de esos donantes o perceptores. No se entrega en ningún lugar, se tiene a disposición de las autoridades en materia de prevención del blanqueo de capitales y la prevención del terrorismo.

Hace un tiempo (por si oyes hablar de ello) las entidades que tenían contratados laborales debían tener un libro de inspección (para que en caso de tener una inspección de trabajo se pudiera levantar acta en él), pero actualmente ya no es necesario, porque las hacen de forma telemática.

Si la entidad tiene archivos de datos de carácter personal (casi seguro que sí, la propia relación de socios ya lo es), entonces es conveniente guardar los documentos de consentimiento de las personas que ceden sus datos a la entidad. Si es con firma en papel, esos papeles; si es mediante un procedimiento telemático, un archivo informático en el que conste la fecha de la aceptación de los tratamientos de datos a los que el la “persona concernida” haya dado su conformidad.

Al menos en algunas comunidades es preceptivo tener hojas de reclamaciones a disposición de los beneficiarios de la asociación, si ésta presta servicios de cara al público. Es el caso en la Comunidad de Madrid, por ejemplo, pero no podría precisarte si se puede generalizar a todas las comunidades autónomas.

Esto es lo que se me ocurre a mí, pero seguramente otros asesores podrán añadir alguna otra obligación documental que seguramente se aplica a casos concretos, no a la totalidad de asociaciones.

Un saludo

César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

Muchas gracias por la respuesta tan completa César. Un abrazo,

Buen asesoramiento