Organización Asamblea General

Estimado Francisco: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, la cuestión que nos traslada versa sobre el hecho de tener constituida una entidad asociativa con sede en Jerez de la Frontera, teniendo que celebrarse como todos los años la asamblea general de socios para aprobar la memoria y cuentas de dicha entidad, a los efectos de poder remitir dicha documentación al Ministerio del Interior, así como a los donantes de dicha entidad.
Dicho lo anterior, una vez finalizado el estado de alarma con fecha día 20 de junio de 2020, ha de estarse a lo previsto en el art. 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, el cual establece lo siguiente:
“1. Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma y, una vez finalizado el mismo, hasta el 31 de diciembre de 2020, las sesiones de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes. La misma regla será de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica.
Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el periodo de alarma y, una vez finalizado el mismo, hasta el 31 de diciembre de 2020, las juntas o asambleas de asociados o de socios podrán celebrarse por vídeo o por conferencia telefónica múltiple siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico.”
De acuerdo con el precepto legal expuesto, las asambleas generales de asociaciones, tanto ordinarias como extraordinarias, se pueden celebrar por videoconferencia hasta el 31 de diciembre de 2020. Se entenderá que las sesiones de los órganos de gobierno se han celebrado en el domicilio de la asociación, debiendo garantizarse que todos los socios puedan participar en las sesiones a distancia.
Por lo tanto, hay que asegurar que todos tengan conexión a internet, el equipo adecuado y la aplicación con la que se hará la videoconferencia.
Antes de celebrarse la asamblea general extraordinaria sería conveniente hacer una prueba para confirmar que todos los aspectos técnicos funcionan. Si hay socios que no saben utilizar la aplicación, habría que enviarles un pequeño tutorial explicativo.
Finalmente, se tiene que tener en cuenta que la conexión debe hacerse desde sitios con escaso ruido para asegurar la calidad del audio a los socios participantes. Antes de la videoconferencia también sería útil establecer las reglas de la reunión al inicio de la asamblea general, bien ordinaria, bien extraordinaria.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com