Obligación de legalizar el libro de actas para solicitar la utilidad pública

La posible solicitud o declaración de utilidad pública municipal en nada afecta a las obligaciones en relación con el libro de actas.

La Ley de Asociaciones (Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo) establece en su artículo 14 la obligación de recoger en un libro de actas las reuniones de los órganos de gobierno y representación, sin que, por el contrario, nada establezca en relación con la necesidad u obligación de legalizar el mismo.

No obstante. aunque no exista obligación, por imperativo legal, de legalizar el libro de actas, entiendo que es conveniente de cara a una mayor eficacia frente a terceros su legalización, si es posible en el Registro Mercantil por su menor coste. En caso contrario, se puede legalizar en Notaría.

Saludos.

Juan González Martín-Palomino.
juan@gonzalezpalomino.com

Añadir, que lo normal y conveniete es legalizar el libro en blanco, para después ir incorporando las actas sobre el libro ya legalizado; no obstante, entiendo que en Notaría también puede legalizarse un libro con actas ya incorporadas, aunque lógicamente la fecha de las actas será anterior a la fecha de legalización.

Juan González Martín-Palomino.

Estimada Isabel: en relación con tu consulta planteada, paso a informarte lo siguiente: en primer lugar, salvo error u omisión, vuestra entidad asociativa tiene su domicilio social en Madrid. Pues bien, una vez comprobado los requisitos que exigen para estar inscrito en el Registro de Entidades Ciudadanas del Excmo. Ayuntamiento de Madrid, así como en el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Madrid, no existe obligación de aportar el libro de actas, ni de legalización alguna, salvo que optéis a ello de forma voluntaria.
Asimismo, respecto al trámite procedimental para obtener la declaración de utilidad pública por el Ecxmo. Ayuntamiento de Madrid con carácter municipal, debo de informarte que las Entidades inscritas en el Registro de Entidades Ciudadanas podrán ser reconocidas de utilidad pública municipal cuando su objeto social y las actividades que vengan realizando en el municipio de Madrid tengan carácter complementario con respecto a las competencias municipales.

El órgano gestor al que os debéis dirigir es la Dirección General de Participación Ciudadana del Ayuntamiento de Madrid, del Ayuntamiento de Madrid.
En cuanto a los requisitios que debéis cumplir para la declaración de utilidad pública municipal son los siguientes:
Para valorar la procedencia del reconocimiento de utilidad pública se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
- Que sus fines estatutarios tiendan a promover el interés general y sean de carácter cívico, educativo, científico, cultural, deportivo, sanitrio, de promoción de valores constitucionales, de promoción de los derechos humanos, de asistencia social, de cooperación al desarrollo, de defensa de consumdiores y suarios, defensa del medio ambiente, los que promuevan la sostenivilidad y los objetivos para el desarrollo de la Agenda 21, los de fomentode la economía social o de la investigación, de promoción del voluntariado social, de atención a las personas con riesgo de exclusión, de apoyo mutuo, y cualesquiera otros de naturaleza similar.
- Interés público municipal y social para la ciudadanía de Madrid, y que su actividad no esté restringida exclusivamente a beneficiar a sus asociados, sino abierta a cualquier otro posible beneficiario.
- Que los miembros de los órganos de representación de la Entiodad que perciban retribuciones no lo hagan con cargo a fondos públicos o subvenciones.
- Que cuenten con los medios personales y materiales adecuados y con la organización idónea que gharantice el funcionamiento democrático de la Entidad y el cumplimiento de los fines estatutarios.
- Que se encuentren constituidas, inscritas en el Registro correspondiente, en funcionamiento y dando cumplimiento efectivo a sus fines estatutarios ininterrumpidamente y concurriendo todos lis precedentes requisitos, al menos durante los dos años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud de declaración de utilidad pública municipal.
La solicitud para iniciar e procedimiento de declaración de utilidad pública, se debe hacer ante las Oficinas Oficinas municipales de registro del Excmo. Ayuntamiento de Madrid, registros de la Administración General del Estado o de las Comunidades Autónomas, o, en su caso, mediante correo ordinario con acuse de recibo dirigido a la Dirección General de Participación Ciudadana del Ayuntamiento de Madrid, del Ayuntamiento de Madrid.
La documentación que tenéis que aportar es la siguiente
- Solicitud en impreso específico que puede descargarse pinchando en el enlace adjunto.

- Certificación del número de socios al corriente de cuotas en el momento de solicitar el reconocimiento de utilidad. En el caso de Federaciones, Confederaciones o Uniones de Asociaciones de base, se aportrá además certificación acreditativa del número de Entidades que la integran, así como una relación de las mismas, con expresiónde las que tienen su domicilio en la Ciudad de Madrid.
- Memoria de las actividades, convenios, conciertos o actividades similares de colaboración con el Ayuntamiento realizadas por la Entidad durante los dos años inmediatamente anteriores a la solicitud, con expresión de los medios persoanls y materiales con que cuenta la Entidad, así como de los resultados obtenidos con la realización dedichas actividades y el grado o nivel de cumplimiento de los fines y obligciones estatutarios.
- Declaración responsable de que las actividades que realizan no están restringidas a los socios y de que los miembros de la Junta Directiva desempeñan sus cargos grtuitamente o que su retribución no procede de fondos públicos.
- Cualquier otro documento que se consdiere necesario para valorar adecuadamente la procedencia del reconocimiento interesado.
Así pues, como comprobarás, no es necesario la legalización del libro de actas para la declaración de utilidd pública municial.
Quedando a vuestra entera disposición para cualquier duda o consulta sobre este asunto en cuestión o de cualquier otra índole, recibes un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com