No sabemos cómo gestionar eventos y qué protocolo seguir a la hora de pedir colaboraciones

Hola:
Planteas dificultades para organizar eventos. Si pudieras concretar un poco más esas dificultades intentaría orientar mejor mi respuesta. En todo caso, en los años que llevo organizando eventos de diverso tipo, dentro del campo de lo social, siempre me ha sido útil disponer de una guía de tareas que, si fuera el caso, no me importaría compartir. Si ese fuera el problema.

En cuanto a los colaboradores, en el caso de que se trate de colaboraciones voluntarias, quizás la universidad podría ser una fuente interesante. Es posible contar con carreras cuyo profesorado está interesado en firmar convenios de colaboración con entidades sociales, en los que ambas partes salgan beneficiadas.

Para profundizar o aclarar más, no dudes en comentar.
Hasta entonces, saludos.

Al igual que para el resto de los asesores, para mí sería más fácil conocer el tipo de evento que queréis organizar.
Algo en común a todo evento es que lo primero que hay que tener claro es saber lo se quiere conseguir (marcar el objetivo del evento) y a quiénes va dirigido.
También hay que valorar con qué recursos se cuentan: los humanos, los económicos y los materiales.
Crear un listado de acciones, un calendario para saber cuándo y en orden hay que realizarlas, un listado de contactos involucrados en el evento (personal de la asociación, voluntarios, proveedores, colaboradores) y una hoja de cálculo con el presupuesto son otros pasos fundamentales.
En el listado de acciones hay que anotar hasta la más pequeña de las acciones para que en los momentos en los que cundan los nervios se use como una hoja de ruta. La guía de tareas que propone en su comentario Juan Carlos Melero Ibañez puede ser una buena idea.
En lo que se refiere a los colaboradores, la forma de contactar con ellos varía dependiendo de su naturaleza (administración pública, experto en la materia, empresa privada,…) y de lo que se solicite (patrocinio, donación, dar una ponencia, cesión de un espacio,…) A nivel práctico, te podría decir, que llames a las personas que ya conoces para contarle en qué consiste vuestro evento porque es la forma de comunicación más rápida y fluida. Con las personas que no conoces, suele ser mejor una carta o un correo electrónico en el que se explique el evento en detalle y las posibles formas en las que esperáis que os apoyen o colaboren.
Personalmente, me gusta mucho este post de otro asesor de Soluciones.org, Jaume Albaigès, en el que habla de cómo invitar a un ponente “con eficiencia y elegancia”:
http://www.tecnolongia.org/?p=1431〈=es
El llevar a cabo un evento requiere mucha organización y paciencia para resolver los imprevistos que siempre aparecen. Pero como todo, con la práctica se aprende y acaba siendo más fácil. ¡Ánimo!

Lo mismo que todos, si puedes ser más específica sobre qué tipo de eventos deseas hacer, podemos ser más específicos en nuestras respuestas.

En general, sea cual sea el tipo de objetivo que tengas para tus eventos, te suguiero que traten de ser ceeativos e innovadores, algo que no se haya visto antes, pero que sea de impacto y calidad y que comunique claramente el mensaje que quieres dar o el objetivo que persigues. Puedes darnos más detalles por vavor?

Chic@ss!! Muchas gracias,Soy Patty (presidenta de mujeres cuarenta)os comento…
Nuestra idea es organizar un concierto para recaudar fondos,
tenemos el recinto,tenemos algunos colaboradores Coca cola,el corte ingles y alguno mas…Todos colaboran con especias no con diner, pero no tenemos fondos para contratar al artista, ni para los gastos del evento.
Nunca hemos pedido subvenciones nos auto costeamos desde hace dos años aprox. y no sabemos como hacerlo.
Seguro que hay un protocolo para empezar y nosotras lo estamos haciendo fatal,ademas tenemos una pagina en facebook con 5000 amigos y no sabemos como moverla al igual que linkedin con mas de 1000 profesionales de la tv,radio,moda,periodismo y cine etc…
tenemos contactos a los cuales les pedimos ayuda para trabajos y estan ahi pero… no sabemos o no tenemos suficiente valor para plantarnos delante y pedir dineroooo
ayuda de alguno que tenga valor para hacerlo.
Por fa!
Gracias a tod@sss

Hola Patty: Yo también creo que este tipo de acciones conviene organizarlas con tiempo. Aunque suene algo exagerado, a efectos prácticos estamos ya (casi) en septiembre, lo cual no pone las cosas fáciles.
Si se trata de un evento potente, con unos costes fijos considerables, quizás merecería la pena dejarlo para 2015 y dedicar el tiempo a identificar convocatorias de ayudas públicas y patrocinios privados que lo hagan viable.
También vendría bien revisar algunos otros actos de este tipo para explorar opciones. Por ejemplo, recientemente tuvimos en Bilbao dos conciertos benéficos de Fito y los Fitipaldis que llenaron dos días el teatro. Los músicos no cobraron, aunque grabaron el concierto y sacaron posteriormente el cd a la venta. Por si te sirve de inspiración, puedes ver más información en este enlace:
http://www.fitoyfitipaldis.com/fitipaldis/conciertos-beneficos

¡Ánimo y suerte!