¿Necesito los recibos para justificar las dietas de los voluntarios?

Buenos dias.

Segun la consulta vinculante V1179-17 de 17 de mayo de 2017 de la SUBDIRECCIÓN GENERAL DE IMPUESTOS SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FÍSICAS, aclara que para pagar una dieta es preciso acreditar el desplazamiento por cualquier medio de prueba. Tique, documento firmado por el cliente, etc, et.

Cumplido ese requisito la cuantia de la dieta no hay que acreditarla, se le puede pagar cualquier cantidad siempre que no supere los maximos establecidos en el reglamento del IRPF.

Saludos.

A ver si lo he entendido, hay que justificar con tiket del restaurante o bar donde coman o un certificado del cliente( en caso de empresas)?

Es decir, si mando a voluntario de la asociación a una reunión con la dministración autonómica, necesitan tiket de un bar de ese lugar o un documento firmado por alguien de la administración autonómica dando fé de que se ha reunido con los voluntarios de nuestra entidad? En caso afirmativo, no vale documento firmado por el presidente de nuestra entidad explicando que se han desplazado a otro municipio a reunirse con un cargo de admon autonómica?

Muchas gracias

Buenas noches, Fran:

En el caso de que la justificación sea para una subvención y que la misma permita que puedas imputar el gasto de los voluntarios (lo tienes que mirar en la guía de justificación que te han dado), los gastos tanto para el personal asignado al proyecto y los voluntarios se tienen que justificar con una hoja de liquidación de dieta incluyendo los justificantes del gasto y su pago.

Además tienes que incluir un documento que pruebe la asistencia a dicha reunión, un e-mail, agenda, etc. Algunas veces la misma organización suelte tener dichos documentos para que sea firmado por la persona con la cual se tiene la reunion.

Una cosa son los justificantes de lo que se ha gastado y su pago y otra cosa distinta los motivos por el cual ha hecho el desplazamiento la persona.

En el caso que mencionas, podría valer como justificante la declaración del presidente para justificar la actividad, pero además tenéis que aportar los justificantes del gasto.

Un cordial saludo.

Buenas tardes.

efectivamente vale con un tique de bar o el documento firmado por el cliente que acredite que el voluntario y/o trabajador ha estado en ese lugar para pagarle la dieta, (mejor esto ultimo), que será deducible para la ONG y no tributable para quien la percibe, si su importe no supera los topes máximos establecidos por el reglamento del IRPF. (Ver cuantías exentas en el artículo 9 del real decreto 439/2007, de 30 de marzo).

Con este asunto han existido muchas dudas, y a la vista de la respuesta anónima existen aún, pero la Dirección General de Tributos, las ha aclarado en la consulta V1179-17 de 17 de mayo de 2017, que puede ver en: https://www.iberley.es/resoluciones/resolucion-vinculante-dgt-v1179-17-17-05-2017-1470935

La cuestión después de esa consulta vinculante, que es de obligatoria aplicación por su carácter de vinculante, ha aclarado la situación, y queda sentado sin lugar a duda alguna que el asunto está como le he comentado más arriba.

Otra cuestión distinta será lo que determinado organismo publico en el ámbito de sus competencias, pida para acreditar determinados gastos (dietas), para tenerlos como elegibles en ayudas o programas. Generalmente todas las Administraciones Publicas Españolas aplican el criterio que le comento mas arriba, pero pueden utilizar otros, y en esos casos concretos habrá que estar a lo que exijan en cada caso concreto.

Pero en todos los casos a efectos del IRPF, lo que un voluntario o trabajador percibe como dietas cumpliendo lo señalado en la citada consulta vinculante, es deducible como gasto para su pagador, no esta sujeto a retención, y no tributable para quien lo percibe.

Saludos.

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Hola,

No es un tema sencillo. No obstante los compañeros asesores ya te han facilitado algunas claves importantes.

Tan solo voy a completar lo que desde la práctica en el tema conozco.

Cada convocatoria tiene su pliego de condiciones administrativas en lo relativo a justificación. Opino que ese debe ser la brújula de tu estrategia. Es decir, el proyecto. Por lo que el propio proyecto en su diseño inicial, debe haber prevista un rango concreto de dietas, gastos, etc. para cada unos de los miembros del equipo técnico que lo implementa.

Por tanto, en base a los proyectos que he gestionado, opino que el personal técnico voluntario que ha cooperado en desarrollar el proyecto debe justificar mediante todos los medios posibles los gastos asignados a su labor. El conocido como “viático”, que es precisamente los gastos de de desplazamiento y dietas.

Para que este viático sea coherente con el proyecto (y este es el quid del asunto) debe haber sido explicitado y secuenciado previamente en la memoria inicial del proyecto. Algo que si se ha desarrollado mediante un EML suele estar previsto. En el caso de que no lo estuviese, por ese motivo suele haber una partida de imprevistos, para cuadrar finalmente las casuísticas no previstas.

Finalmente, opino que la decisión vinculante de si una justificación parcial es correcta, depende del ente financiador, y por tanto del técnico administrativo de la entidad que apoyó vuestro proyecto.

En suma: hay varias capas de verificación en este proceso, a nivel contable, a nivel documental, y a nivel estratégico. A nivel contable el proyecto debe contemplar ese gasto de viático. A nivel documental debe existir un correlato físico de factura o ticket. A nivel estratégico la Junta de la entidad debe tener un documento que explicite que el voluntario colabora en el proyecto en esto o en aquello. Este triple conjunto de verificación es el que se debe exponer a la entidad financiadora, como garante de que para ajustarse a los objetivos del proyecto se ha implementado la acción descrita.

Cada entidad administrativa es un mundo, por que siempre hay un factor humano variable, y una serie de normas diversas, no obstante para evitar interpretaciones sesgadas de la normativa del concurso/convocatoria mi consejo final es hablar y conversar con el técnico de la entidad financiadora sobre los aspectos de la memoria justificativa que has suscitado esta consulta, es decir factor humano.

Por supuesto hay un maremagnum legislativo muy amplio. Los colegas asesores ya te han mapeado sus ángulos y características. Yo creo que si el proyecto contemplaba determinados gastos de viático de los voluntarios, y hay justificación documental (tickets/facturas), correlato contable (memoria del proyecto con especificación del rango y cantidad de esos gastos) y esas acciones estaban previstas (en el proyecto), no tendrás ningún problema. Los tickets de gastos (km/dietas) deben ser adjuntados y ser coherentes con la matriz de acciones definidas en el proyecto.

Espero te hayamos sido de utilidad. Para lo que precises.
Atentamente recibe un cordial saludo,
Marc Masmiquel
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