¿Los libros de actas y de cuentas deben estar sellados en algún organismo?

Hola Aurora
Libro de Actas
En un único libro de actas se transcriben las actas de los órganos de gobierno y representación (asamblea y junta directiva). El formato tradicional es el de un libro encuadernado formado por hojas numeradas y que también puede ser adquirido en papelerías (es idéntico al que se emplea en sociedades), e igualmente se legaliza a su inicio en el Registro Mercantil o ante notario.

La irrupción del ordenador como herramienta básica para el registro y tratamiento de la información también en este campo ha introducido modificaciones en los procedimientos tradicionales de actuación. Ahora es bastante habitual escribir las actas por ordenador y, a este fin, cabe la posibilidad de legalizar hojas sueltas en blanco con una numeración correlativa. Dichas hojas se irán imprimiendo según se redacten las actas correspondientes y deberán ser aprobadas y firmadas de igual manera que lo serían en un libro de actas encuadernado. Completado el conjunto de hojas que fueron legalizadas, deben encuadernarse de forma que dificulte la extracción de cualquier hoja y debe conservarse en la asociación el libro así formado.
Libro de cuentas
Los programas informáticos de contabilidad han relegado los antiguos procedimientos manuales de llevanza contable a una existencia prácticamente testimonial, al menos en aquellas asociaciones que, en aplicación de la normativa actual, llevan una contabilidad por partida doble.

Dado que el procedimiento normal es llevar por ordenador la contabilidad, la legalización de los libros contables es posterior a la confección de las cuentas anuales. Dicha legalización se efectúa en el Registro Mercantil correspondiente, al menos si la asociación realiza actividades económicas, si bien algunas asociaciones optan simplemente por autentificar las firmas ante notario.

Hay que mencionar que las asociaciones declaradas de utilidad pública sí cuentan con un Registro específico en el que realizar las legalizaciones de libros y depósitos de cuentas, que es el Registro de Asociaciones que les corresponda. Allí, sin embargo, no se harán cargo de los trámites relativos a libros de asociaciones no declaradas de utilidad pública.
Un saludo
Teresa Ferraz

Estimada María Aurora: en relación con la consulta establecida, paso a informarte lo siguiente: en primer lugar, la legalización de los libros, actas y cuentas viene dada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, a resultas del cual, “las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.
En consecuencia, los libros necesarios para una entidad asociativa deberán inscribirse en el Registro de Asociaciones –estatal, autonómico o local-, donde estuviera vuestra asociación, dependiendo de su ámbito de actuación, siendo dichos libros los siguientes:
-Libro de actas.
-Libro de caja.
-Libro de registro de socios.
A tal efecto, el libro de registro de socios tendrá la relación actualizada de los mismos; el libro de actas contendrá las asambleas y reuniones celebradas por los órganos de gobierno y representación, y los libros de caja o también denominados de contabilidad describirán el patrimonio de la asociación, situación financiera y actividades.
El estado de cuentas y presupuesto se aprobará anualmente por la Asamblea general.
En materia contable serán de aplicación las normas de adaptación al Plan General de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos.
Por último, los libros de la Asociación antes referenciados podrán legalizarse ante Notario del lugar o, en su caso, presentándolos en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social.
Espero haberte ayudado.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com