LOPD y libro de socios

Buenas tardes, Miguel:

Sin duda, un libro de socios contiene datos de carácter personal. Podéis notificar e inscribir en el registro de la Agencia Española de Protección de Datos un fichero que lleve por denominación “Socios” (por poner un ejemplo)y ahi incluid tanto el listado de socios como el seguimiento de pagos de sus cuotas. Todo lo concerniente a los socios iría incluído en ese fichero. Con la descripción y finalidad que tenga ese libro de socios y demás detalles que se os pedirá al ir rellenando el formulario NOTA. El nivel de seguridad de ese fichero irá en función del tipo de datos que recojáis. Recordad que debereis incluir ese fichero en el/los documento/s de seguridad que tengais. En el impreso de alta de socios debereis incluir la cláusula informativa, con todos los datos que establece el artículo 5 de la LOPD.

Es muy conveniente que echeis un vistazo a la Ley de Protección de Datos vigente (actualizada) y su reglamento en vigor (también actualizado).

Saludos.

Buenas noches, Miguel. Disculpa la tardanza en responder, no me había llegado el link de tu respuesta. Acabo de verla ahora.
La información que establece el artículo 5 de la LOPD es la que vosotros debereis facilitar a los futuros socios.El artículo 5 se denomina así, precisamente: “Derecho de información en la recogida de datos”. Es decir, cada vez que recojais datos personales de un futuro socio (a través de un formulario de inscripción, etc.)debereis indicar en un apartado, cláusula o pie de página lo siguiente:

_“1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
a) De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
b) Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
c) De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
e) De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.
Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de trámite, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento.
2. Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior.
3. No será necesaria la información a que se refieren las letras b), c) y d) del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban.
4. Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de lo previsto en las letras a), d) y e) del apartado 1 del presente artículo.
5. No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior, cuando expresamente una ley lo prevea, cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia de Protección de Datos o del organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias. Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.”

Si vais a enviar publicidad vuestra, debereis añadir a lo anterior una breve advertencia y un cuadradito para que , quien no desee recibir publicidad, se oponga a ello marcándolo.
También debereis añadir (en el supuesto de que realiceis cesión de los datos de futuros socios a otras asociaciones, etc.)una advertencia de ello, detallando a quién/es los cedeis y las finalidades de dicha cesión. Aqui también hay que añadir un cuadradito para el socio/a que se oponga a ello. Este consentimiento, en el supuesto de que se otorgue, es revocable por el socio/a.

En cuanto a plantillas o modelos “oficiales” no hay, toda cláusula informativa que contenga todos los elementos que la LOPD exige (artículos 5 básicos y siguientes) estará bien. Suelen salir algo extensas, ciertamente. Te dejo un enlace a un sitio donde puedes ver varios modelos de cláusulas, según los datos a recopilar y lo que se vaya a hacer con ellos:

http://protegete.jccm.es/protegete/opencms/Administracion/Proteccion_datos/modelo.html“Texto del enlace…”:http://protegete.jccm.es/protegete/opencms/Administracion/Proteccion_datos/modelo.html

Saludos.

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Texto del enlace…