Libros de Asociacion

Hola, Pablo.

Igual que la ley estatal, la Ley de Asociaciones de la Comunitat Valenciana no habla de un “libro” de socios, sino de “relación de socios”, y en cambio sí menciona el “libro de actas”.

En cuanto a obligaciones contables, habla de “llevar la contabilidad”, sin entrar en el vidrioso detalle de cómo debe ser esa contabilidad. En Contabilidad, se habla –por inercia de la tradición– de los “libros contables”, pero en lenguaje actual deberíamos pensar en ellos como “documentos contables”, que forman parte de las cuentas anuales. Se imprimen desde el programa contable, no se escriben a mano en libros (no está prohibido, pero no sé si queda alguien que lo haga así).

En cualquier caso, la mención de los libros llama a error, porque no se especifica el formato papel. Un archivo en formato pdf puede ser considerado “libro” con total propiedad si es la representación digital de un libro.

La cuestión se vuelve más compleja en cuanto aterrizamos en las garantías que queremos o debemos ofrecer. Un problema de los archivos informáticos es que pueden copiarse con total facilidad. Así que unas cuentas anuales (aprobadas) en formato digital serían difíciles de distinguir de un borrador de cuentas anuales (no aprobado). Por ello, lo razonable –aunque nadie nos obligara a otra cosa– sería que el secretario y el presidente de la entidad los firmaran digitalmente.

He mencionado “queremos o debemos” con intención, porque las obligaciones contables no vienen aclaradas en la ley de asociación (que establecería el asunto para todas las asociaciones), sino que se remite a las normas “que sean de aplicación”. Así que hay diferentes casos.

Las asociaciones declaradas de utilidad pública, deben depositar sus cuentas en el Registro de Asociaciones en el que estén inscritas, y se tendrán que atener a lo que establezca este Registro.

Independientemente de esto, las asociaciones que realizan actividades económicas (venden productos o prestan servicios a cambio de una contraprestación) están sujetas al Código de Comercio, que no establece obligación de depositar cuentas en un lugar concreto, pero sí de legalizar los “libros”.

El Colegio de Registradores tiene habilitado un procedimiento telemático para esto, pero yo os aconsejo, si es vuestro caso, que consultéis al Registro Mercantil que os corresponda, porque puede tener un procedimiento para las entidades no inscritas en él (las asociaciones no tienen por qué estarlo). Ahí se verá si esta obligación se puede cumplir con “libros” impresos en papel, con su escaneo (con firmas manuscritas) o con documentos digitales con firma electrónica (por otra parte, nadie parece estar preocupándose por la legalización de los libros, todo hay que decirlo).

Un saludo
César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

Lo primero de todo, gracias por tu respuesta y por dedicarme tanto tiempo a contestarme.
Creo que no me ha quedado muy claro, al final, entiendo que es todo muy técnico, que si leyes, colegios, querer/deber y demás, y nosotros solo somos un grupo de amigos que nos gustan las motos, no somos nada especializados en todo esto y esperaba una respuesta mas de “andar por casa”.
Entiendo que la contabilidad si que se puede hacer mediante algún programa en concreto especifico. Alguna sugerencia de alguno que no sea muy complicado y a poder ser de uso libre? o mejor libro clásico y a mano?
Con las actas lo mismo, ahí si que no me ha quedado nada claro. Se puede hacer un word con el acta e imprimirlo y almacenarlo en un carpesano por ejemplo? si es así que se necesita, cuño de la asociación y firmas de presidente/secretario/tesorero? o no se puede y mejor hacerlo en libro de actas, escrito a mano?
Espero que se me haya entendido a mi y las dudas que tengo.
Aun así, me repito, gracias por leerme y dedicar vuestro tiempo en contestarme.
Un saludo y Gracias!

Hola, Pablo.
El problema es que es un asunto que no tiene una respuesta directa, y al responder muchos tenemos en cuenta que esto lo puede leer otra gente. Por tanto, intentamos que la respuesta no sea tan personalizada que equivoque a otra persona, en otra asociación diferente.

Porque hay una cuestión de grado. Os puede valer funcionar de una forma, pero otra asociación puede tener necesidad de ser más estricta. Por eso mencioné que lo de la legalización de libros casi nadie lo está teniendo en cuenta. Unas asociaciones juzgarán que es importante para ellas legalizarlos y otras optarán por no hacerlo.

La idea de la ley orgánica que regula el derecho de asociación es que las asociaciones tendrían que estar bien gestionadas, y tener las cosas estupendamente, pero no tiene régimen sancionador. Es decir, que no cumplir algunas de las cosas ahí estipuladas no se traduciría en sanciones (ojo, hay cosas que no se pueden incumplir).

Así pues, la relación de socios puede ser un archivo que mantengáis en excel (cuidando mantenerla al día, manteniendo copias de seguridad, cuidando la protección de datos…) Se podría legalizar, que es un trámite anual en el primer cuatrimestre del año, pero el plus de seguridad que eso aporta a la asociación no siempre está muy justificado. (Me explico: si una asociación deportiva, digamos el Real Madrid, que sigue siendo asociación, celebra elecciones a presidente será tremendamente importante cómo lleven su relación de socios, porque ahí se sustenta quién puede votar y quién no –y hay mucho dinero y poder en juego– pero en vuestro caso probablemente es suficiente con ser meticulosos).

El “libro de actas” tiene que acabar siendo un libro: podéis imprimir las actas en hojas sueltas y, cuando pase un tiempo, encuadernarlas en un libro. También se puede comprar un libro de hojas numeradas, que no se puede meter en una impresora. O también venden hojas sueltas numeradas. La cuestión importante es la seguridad jurídica: ahí figuran las decisiones adoptadas, y es importante dificultar que alguien pueda cambiar el pasado porque le interese. Así que las hojas sueltas deberían estar numeradas con numeración correlativa, no debería faltar ninguna (es mejor dejarla tachada, y explicar por qué, que eliminar una hoja) y todas las actas deberían llevar firma del secretario y visto bueno del presidente, como mínimo. Esto es sencillo en papel. Si os es fácil que esta firma sea digital, entonces consideraríamos que el original de ese documento no es el documento en papel, sino la versión digital con firmas electrónicas. Esto, a día de hoy, es muy poco habitual.

Y el tema de los libros contables es tan complicado que difícilmente lo puedo explicar aquí. Si no hay actividades económicas, se podría decir más o menos lo mismo que de los anteriores. Si hay actividad económica, la entidad debería subir un peldaño en su nivel de gestión y debería llevar una contabilidad “en toda regla” (la que hacen los contables o las asesorías), para tener su Libro Diario, su Cuenta de Resultados, su Balance de Situación y su memoria anual.

Además, la actividad económica tiene consecuencias fiscales (en IVA y en Impuesto de Sociedades) y ya no se puede decir que no hay sanción, porque la falta de una contabilidad apropiada es sancionable por Hacienda.

Todavía son mayores los requisitos para las asociaciones declaradas de utilidad pública, pero no es vuestro caso.

Te extrañaba que hoy en día haya que tener libros en papel. No es así, se pueden llevar en formato exclusivamente digital. Lo que sucede es que para muchas asociaciones les complica tanto la vida que se mantienen, por su conveniencia, en los libros en papel y las firmas manuscritas. Esto se podría haber explicado solo con este párrafo, pero el tema se entrecruza con el de qué es realmente exigible a una asociación, y eso requiere más explicación. Espero haber sido algo más claro ahora.

Un saludo

César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

Vale, perfecto, ahora me ha quedado mucho mas claro, como he dicho antes, muchas gracias por tu tiempo y tu dedicación.
Como decía, somos un grupo pequeño, no somos mas que 10 o 15, no tenemos ningún tipo de cuota, mensual/anual, no tenemos ningún gasto ni tampoco queremos tener ningún beneficio. Simplemente por si en algún momento queremos realizar un evento o cortar alguna calle o similar, estar legalizados para poder pedir bien todo ese tema de tramites. Como mucho, una vez al año, hacemos camisetas, que cada socio pague su camiseta en una cuenta de la asociación para que no le venga el ingreso a alguien en particular, y de ahí pagarlas a la empresa que las realiza, pero como he dicho, sin ningún beneficio, que si cuesta 10, el socio pague 10.
En cuanto al libro de actas, que también me preocupaba, creo que lo mejor sera un word, como dices bien numerado cada hoja y siempre que nos reunamos, hacerlo al momento con un portátil durante la propia reunión, para poder imprimir y firmar ahí mismo la hoja y poder almacenarla ya firmada y cuñada para que no haya ningún tipo de problema.
Creo que esas decisiones que he puesto, pueden ser bastante correctas para nuestro uso, si crees que se puede mejorar algo, estoy abierto a sugerencias.
Como he dicho antes, muchas gracias por el tiempo y por ayudarme.
Un saludo y muchas Gracias!

Lo de legalizar los libros es del Código de Comercio, y no se aplica a una asociación que no realiza actividades económicas (salvo en alguna comunidad autónoma en la que el Registro de Asociaciones sí legaliza los libros). Así que las cosas se simplifican bastante, si hablamos de obligaciones.

Estos métodos, digamos antiguos, tienen la ventaja de que aportan seguridad jurídica. Por tanto, cualquier asociación puede optar por recurrir a ellos (por ejemplo, legalizar los libros en un notario o en el Registro Mercantil), pero lógicamente lo harán asociaciones en las que haya cierto movimiento de dinero o alguna circunstancia especial que les haga buscar mayor seguridad.

Un saludo

César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

Vale, perfecto, pues creo que ahora si que lo tengo todo mucho mas claro, al final como comento, somos pocos y es una cosa sencillita lo nuestro, así que tampoco queremos complicarnos mucho.
Lo haremos todos digital, que creo que es mas cómodo.
Un saludo y muchas gracias por ayudarnos tanto!

Me ha ayudado mucho, me ha resuelto las dudas.