LIBROS ASOCIACIONES

Hola.
Los requisitos pueden variar un poco según el ámbito territorial en el que se mueva la asociación, así que es muy positivo que hayas mencionado que estáis inscritos en el Registro Nacional de Asociaciones (ámbito estatal, por tanto), porque así se puede precisar un poco más.

Una asociación de ámbito estatal no está obligada –en principio– a realizar la legalización de sus libros. Eso de que “las hojas estén selladas” interpreto que se refiere a la legalización de estas hojas, así que podríamos eliminar eso de entre las obligaciones referidas a los libros en vuestro caso.

Quedaría así:

1. Relación de socios. No tiene necesariamente que tener la forma de “libro”. Cabe, pues, un programa informático en el que se registre la información necesaria, mientras se cumpla con los requisitos de la Ley de Protección de Datos.

2. Libro de actas. A pesar del nombre, no tiene necesariamente que tener la forma de libro inicialmente. Pueden ser hojas sueltas numeradas, pero estarían destinadas a ser encuadernadas en algún momento. Es importante la firma de las actas (al menos, firma del secretario y visto bueno del presidente) y es sumamente importante su numeración correlativa, puesto que ambas cosas aportan algo de seguridad jurídica (es importante que se pueda acreditar que no se incorporó ni se eliminó nada al libro con posterioridad). Hoy es muy habitual que no se escriban las actas a mano, sino mediante un programa informático y con la posterior impresión y firma manuscrita. También es posible su elaboración como documentos digitales y su firma mediante certificados digitales, pero esto hoy por hoy no es una obligación y complica las cosas (a no ser que se esté habituado a la firma digital).

3. Libros contables. La Ley Orgánica 1/2002 (la ley de asociación) es más exigente respecto a la contabilidad de una asociación. No indica expresamente que deba ser una contabilidad “en toda regla” (con su DEBE y HABER, la contabilidad por partida doble que hace un contable) pero exige que el procedimiento que se siga ofrezca una información equiparable. Difícilmente se cumple con un archivo de excel, pero sí con un programa estándar de contabilidad.

Los “libros contables” son los documentos que se imprimen desde el programa de contabilidad. La contabilidad debe ser aprobada en asamblea y ser firmada en todas sus hojas al menos por el secretario y el presidente de la asociación. De nuevo, cabe la firma digital de los documentos si éstos tienen formato electrónico.

Aunque esos serían los mínimos, hay que añadir varios avisos:

- No es “obligatorio” limitarse a lo mínimo, lógicamente, y habrá casos en que se quiera aportar mayor seguridad jurídica. Se pueden, por ejemplo, legitimar las firmas ante un notario. Antes legalizaban los libros, en papel, también en los Registros Mercantiles. Ahora parece haber discrepancias entre lo que hacen los diferentes registradores. Siempre cabe la legalización telemática en el Registro Mercantil (que es el procedimiento que rige para las empresas), pero como procedimiento es más complicado y sale más caro.

- Las asociaciones que realizan actividades económicas sí podrían estar obligadas a practicar la legalización de los libros en el Registro Mercantil, en cumplimiento del Código de Comercio, pero no parece haber consenso al respecto y la legislación propia de las asociaciones no aclara mucho.

- Estas obligaciones arriba descritas se refieren a asociaciones que no están declaradas de utilidad pública. Para las que sí lo están las cosas arrojan menos dudas: deben llevar sus cuentas conforme a las normas de adaptación del Plan General Contable para entidades sin fines lucrativos y deben depositar sus cuentas en el Registro de Asociaciones en el que figuren inscritas. A eso se añade la obligación de presentar su Impuesto de Sociedades acompañado de una memoria contable en Hacienda. Si estas entidades dejan de depositar cuentas en el Registro, pierden la declaración de utilidad pública y los beneficios fiscales que conlleva.

Un saludo
César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

En relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, al tratarse de una entidad asociativa inscrita, a los efectos de publicidad registral, en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior, siendo de aplicación lo referido en el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, el cual establece que:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación- que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.”
Dicho lo anterior, a falta de un desarrollo reglamentario de la Ley Orgánica 1/2002, en materia de libros de asociaciones, debemos deducir qué libros necesariamente debe poseer una asociación de ámbito estatal. Como regla general, corresponderá al secretario de la entidad asociativa –o cargo al que se asigne la facultad de certificar los acuerdos– la responsabilidad sobre ellos, aunque los estatutos pueden establecer otras responsabilidades. Por ejemplo, en caso de existir tesorero puede corresponderle a este miembro del órgano de representación lo concerniente a los libros contables.
De acuerdo con lo expuesto, la Ley Orgánica 1/2002, no menciona expresamente un libro de socios, sino una “relación actualizada de socios”, siendo aconsejable cuando se trata de asociaciones de un número limitado de socios, que se opte por un libro (se venden en papelerías), ya que facilita este formato unos procesos que dan algún nivel de garantía respecto a su autenticidad y la integridad de la información contenida en él. En cambio, resulta un procedimiento poco apto para entidades con un número extenso de socios.
Al libro de socios se le realiza una diligencia de apertura con el fin de asegurar su autenticidad y dificultar su sustitución. Hay que tener en cuenta que para ciertos procesos resulta esencial en una asociación poder determinar quién es socio y con cuántos socios cuenta la entidad, porque determinadas decisiones deben ser adoptadas por socios de número en ellas es relevante la existencia o no de quorum. Especialmente en situaciones de conflicto interno, el libro de socios puede ganar protagonismo, de ahí la prudencia de legalizarlo.
Dicha legalización –tanto a nivel estatal como en las comunidades autónomas donde no se responsabiliza de ello el Registro de Asociaciones– se puede realizar por un notario o en el Registro Mercantil correspondiente, incluso aunque la asociación no realice actividades económicas, pues el Registro Mercantil tiene previsto el procedimiento para realizar ciertos trámites relativos a entidades no inscritas en él.
En cuanto a los libros contables, cabe referir que los programas informáticos de contabilidad v.gr., excel, han relegado los antiguos procedimientos manuales de llevanza contable a una existencia prácticamente testimonial, al menos en aquellas asociaciones que, en aplicación de la normativa actual, llevan una contabilidad por partida doble.
Dado que el procedimiento normal es llevar por ordenador la contabilidad, la legalización de los libros contables es posterior a la confección de las cuentas anuales. Dicha legalización se efectúa en el Registro Mercantil correspondiente, al menos si la asociación realiza actividades económicas, si bien algunas asociaciones optan simplemente por autentificar las firmas ante notario.
Hay que mencionar que las asociaciones declaradas de utilidad pública sí cuentan con un Registro específico en el que realizar las legalizaciones de libros y depósitos de cuentas, que es el Registro de Asociaciones que les corresponda, en el supuesto que nos ocupa, vendría dado por el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior, en cuyo registro público no se harán cargo de los trámites relativos a libros de asociaciones no declaradas de utilidad pública.
Otro de los libros obligatorios es el Libro de Actas, en el cual se se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
De otra, parte, durante bastante años las entidades asociativas que contaban con personal contratado en régimen de derecho laboral debían poseer otro libro más. Nos estamos refiriendo al Libro de Visitas de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, preceptivo en cualquier centro de trabajo, sea o no de una entidad no lucrativa, que tenga trabajadores contratados. También podía ser adquirido en algunas papelerías y debía ser habilitado antes de su inicio en la Inspección de Trabajo.
Al respecto, la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, eliminó la obligación de que las empresas tuvieran, en cada centro de trabajo, un libro de visitas en papel a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sustituyéndose por el Libro de Visitas electrónico.
Sin embargo, un Acuerdo de Consejo de Ministros, de julio de 2015, incluye, entre sus propuestas, la supresión de la obligatoriedad del libro de visitas electrónico, para 2017. Mientras tanto, la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha organizado la notificación de las actuaciones de la Inspección. La tendencia es a eliminar el papel y trasladar cuantos trámites se pueda a la vía telemática, tal como se refiere en los siguientes preceptos reglamentarios de dicha Orden:
Artículo 3 Modelo de diligencia
“1. La diligencia se extenderá en el modelo previsto en el anexo a esta orden. Podrán utilizarse los medios electrónicos para su elaboración. Copia de dicha diligencia se remitirá o entregará a la empresa, otra copia de la misma, si procede, a los delegados de prevención, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40.3 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, quedando otra en poder del funcionario actuante, para su posterior archivo.”
[...]
Artículo 4. Remisión a los sujetos inspeccionados
“La remisión de un ejemplar de la diligencia a los sujetos inspeccionados podrá realizarse a través de una de las siguientes vías:
1. Mediante remisión a la empresa por cualquiera de los medios admitidos en derecho.
2. Mediante entrega a la persona que haya atendido al funcionario que realice la actuación inspectora correspondiente. Si se negase a recibirlo, se notificará a la empresa por cualquiera de los medios admitidos en derecho. Cuando dicha persona se negase a firmar la diligencia, o no pudiese o supiese hacerlo, se hará constar así en la misma.
Estos documentos deben ser conservados cinco años.”
Por su parte, la entrada en vigor de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, supone una nueva obligación para muchas entidades no lucrativas, habida cuenta de que dicha norma incluye un artículo expresamente dedicado a fundaciones y asociaciones, como entidades típicamente receptoras y emisoras de donaciones, con la indicación de que deben mantener a disposición del Protectorado –en el caso de las fundaciones–, del Registro en el que están inscritas –en el caso de asociaciones declaradas de utilidad pública, dado que es el organismo ante el que rinden cuentas– y, en cualquier caso, ante los organismos administrativos y judiciales competentes, una relación con la identificación de todas las personas que aporten o reciban a título gratuito fondos o recursos de la entidad.
Debe entenderse que las asociaciones no declaradas de utilidad pública, que no están obligadas a depositar sus cuentas en el Registro de asociaciones, conservarán esta relación en previsión de que se la soliciten. La Ley 10/2010, menciona un período mínimo de diez años para esta obligación de conservar estos registros.
En consecuencia, podemos incluir entre los “libros” que debe mantener la asociación esta relación, aunque adoptará seguramente forma de archivo informatizado, en un soporte que garantice su conservación y la lectura de los datos durante un período mínimo de diez años. Dado la necesidad de cambio de sistemas que comporta, existe un período de dos años para establecer los sistemas ópticos, magnéticos o electrónicos que cumplan los requerimientos de esta ley (y, dada la velocidad a la que se suceden los cambios tecnológicos en esta materia, requiere un cierto análisis).
Con todo lo anterior, debe significarse que los Libros Obligatorios para una Asociación inscrita en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior serán los siguientes:
1.- Libro de Actas donde se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
2.-Libro de Socios en el que se inscribirá a todos los socios de la asociación. Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
En este Libro de socios deberá tenerse en cuenta lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en cuanto al acceso a dicho libro por los asociados, así como al contenido de dicho acceso.
3.-Libro de Cuentas, este no es sino un “Libro de Caja” que cumple la función de registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. Es decir consiste en ir apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación. Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo y que dará una visión fiable de la situación económica de la entidad.
Así pues, las entidades asociativas en general tienen la obligación de disponer, como mínimo, de los tres libros señalados, uno por cada materia, no impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad.
Dichos libros obligatorios se puede informatizar prácticamente todos, usando diferente software libre y gratuito:
- Para la contabilidad cabe mencionar Gestión MGD de la Universidad de Zaragoza pues no sólo es un programa de contabilidad sino que permite contabilidad analítica (de proyectos), dispone de un completo manual de la aplicación junto con otros de contabilidad y fiscalidad (por si no tienes muchos conocimientos contables) unido a la posibilidad de contactar con los creadores y hacer consultas en un foro.
-Para el libro de socios cabe traer a colación el programa de la Fundació Catalana de l’Esplai ya que también creo que lleva el tema de las actas.
-Para el libro de actas, las mismas se pueden informatizar realizándolas en Word ya que con la firma electrónica realizada bien con el DNI-e o certificado digital de FNMT del presidente y del secretario, tiene la misma validez que en formato papel.
Si la entidad asociativa tiene un número considerable de socios, cabría acudir a programas de gestión integral tipo ERP. En este caso cabe hacer alusión a Philanthros ERP (que está basado en Openbravo ERP, software libre líder mundial).
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com