Libro de socios

Para hacer eso tendría que tener ciertos aspectos observados:

Se puede usar la base de datos de socios para gener listados de altas y bajas. Eso es importante para asegurarse de que la base de datos esté actualizada y acetado por los autidores externos y por lo tanto se debe seguir algunos pasos:

1 - Certificados del listado
Se debe asegurarse de que el listado sea certificado por un notario. Con eso tendrá validad legal.
2 - Registro en el organismo correspondiente de la Comunidad de Madrid donde se debe registrar el listado en la Delegación del Gobierno o en el registro del de la Delegación de Gobierno o en el Registro de Asociaciones correspondiente.

3 - Comunicación con los auditores:
Se debe informar a los auditores externos sobre el cambio de formato. Se debe asegurar de que acepten el nuevo método de registro y proporcionar toda
la documentación necesaria para demostrar la validez y exactitud del listado.

Buenos días, Conchi.

En la Comunidad de Madrid, es posible que no estéis obligados a la legalización del libro de socios (esto dependerá de si realizáis o no actividades económicas).

En cualquier momento, podéis efectuar el cierre del actual libro de socios, mediante un apunte del secretario de la asociación que indique esto y la anulación de las hojas que queden en blanco (tachándolas, por ejemplo).

Si no estáis obligados a legalizar el libro, podríais iniciar una nueva “relación de socios” (es como lo denomina la ley), que podría ser otro libro en papel pero también podría ser un archivo informático. Y ya está. Sería la certificación del secretario de la asociación la que daría validez al listado de socios en activo en un momento dado (por ejemplo, para ver quién puede votar en las asambleas).

En caso de que se precise legalización de libros (porque la asociación está declarada de utilidad pública o porque realiza actividades económicas), hay que tener en cuenta lo siguiente:

Las asociaciones declaradas de utilidad pública legalizan sus libros en el Registro de Asociaciones.

Las que no cuentan con esta declaración no pueden hacerlo en el Registro de Asociaciones (hablo de la Comunidad de Madrid). Si sus libros son en papel, pueden optar a legalizarlos en una notaría. Si son sobre soporte informático, pueden hacerlo en el Registro Mercantil cada año (es un trámite que legaliza las modificaciones llevadas a cabo en el año, y es telemático, lo que implica la utilización del certificado digital y que podría ser algo más complejo).

Un saludo

César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org