¿Las cuentas anuales hay que enviarlas junto al orden del día a todos los socios antes de la celebración de la asamblea anual?

En cuanto a la *documentación *a enviar a los socios junto con la convocatoria de asamblea, no existe obligación legal de enviar las cuentas anuales junto con la convocatoria. Sin perjuicio de lo que puedan establecer los estatutos de cada asociación a este respecto, la Ley de asociaciones establece en su art. 14 lo siguiente: 1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.

No obstante es un requisito de claridad y transparencia el establecer mecanismos internos que permitan a los socios y a terceros el acceso a las cuentas para explicar con claridad cómo se financia la asociación y cómo desarrolla sus actividades y cumplimiento de sus fines. Normalmente se incluye en la convocatoria la mención que tienen a su disposición las cuentas anuales en la sede de la asociación con unos 15 días de anticipación.

En cuanto a la firma de las cuentas anuales, éstas deben ser formuladas y firmadas por *todos *los miembros de la Junta Directiva. Si faltase la firma de alguno de ellos se debe señalar en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa. Así mismo, la memoria de actividades debe ser firmada por todos los miembros de la Junta Directiva u órgano de representación de la asociación.

Sobre el plazo para la formulación de dichas cuentas anuales, aunque en la ley de Asociaciones no se menciona nada explícitamente, por semejanza con el Código de Comercio, se dispone de tres meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales. Es decir, si el ejercicio económico de la empresa se inicia el 1 de Enero y finaliza el 31 de Diciembre, los tres meses se contarán desde el 31 de Diciembre, por lo que el plazo para formular las cuentas anuales finalizará, como norma general, el día 31 de Marzo.

Finalmente, sobre si se puede celebrar conjuntamente una asamblea ordinaria y una extraordinaria, más que conjuntamente, deben celebrarse de forma sucesiva, por ejemplo en primer lugar llevar a cabo la celebración de una Asamblea Ordinaria con su convocatoria efectuada conforme ordenen los Estatutos, indicando ese carácter ordinario con un texto del estilo “Convocatoria de la Asamblea General Ordinaria de la Asociación XXX” y posteriormente convocar una extraordinaria con el título “Convocatoria de la Asamblea General Extraordinaria de la Asociación XXX” para tratar uno o varios temas específicos de la asociación que se considere que debe de ser abordado de forma diferenciada.

Por tanto, se deben realizar dos convocatorias y dos actas, una por cada una de ellas.

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