Justificación de subvenciones sin nóminas

Hola, María José:

Esta es una problemática común. La cuestión fundamental es ¿en qué momento corremos el riesgo de asumir ciertos gastos sin estar seguros de que nos concedan la subvención?

Sin embargo con el personal debes valorar también que éste es fundamental para llevar a cabo los proyectos, y que mal haríamos las organizaciones sociales que buscamos mejorar las condiciones de vida de la población en situación de vulnerabilidad, si no remuneramos adecuadamente a los trabajadores y no asumimos los costes en materia de seguridad social que ello conlleva. Máxime cuando todos estos costes, son normalmente elegibles dentro de los gastos de personal de la mayoría de las convocatorias.

Qué tipo de gasto y por ende que documentación es necesaria para justificar, estará determinado por el financiador. Normalmente en las bases de la convocatoria, en caso de no ser así consulta con el organismo concedente de la ayuda. Así podrás comprobar si es admisible personal con contrato laboral o con contrato mercantil.

En el caso de gastos de personal, en general los financiadores lo asumen como personal con contrato laboral, por consiguiente su justificación es mediante la entrega de las nominas (como documento de gasto) y las transferencias bancarias (como documento de pago, si lo solicitan).

En el caso de que te plantees realizar contratos mercantiles, debes tener en cuenta que:

- El financiador lo puede considerar como un gasto de consultoría externa, por tanto puede asumir que NO es un gasto de personal interno como tal.

- En caso de que lo considerase elegible, deberás presentar las facturas que te emita la persona/empresa contratada, los resguardos de las transferencias (si piden que se acredite el pago) y en algunos casos (como las convocatorias del Régimen General) la acreditación de que esta persona/empresa está al corriente de pago de sus obligaciones con Hacienda y la Seguridad Social.

- Que esta forma contratación, a efectos de la ley de subvenciones, puede ser considerada una subcontratación y ya sabes que esto está sujeto a ciertos límites.

Además de con el financiador, el contrato mercantil deberás negociarlo con el personal. Para ellos también debe ser rentable.


Con respecto al recibí que mencionas: este documento no es equivalente a una nomina, una nomina es para el caso de gastos de personal, el equivalente a una factura cuando adquieres bienes o servicios. El recibí es un documento mediante el cual un tercero acredita que ha recibido de tu organización un determinado importe en concepto de pago (de una nomina o una factura). Además hay organismos que no consideran al recibí un documento que pruebe la realización de un pago, por ello suelen pedir acreditación contable, resguardos de las transferencias u otro documento bancario.

Si tienes personal trabajando en tu entidad sin remuneración ¿Qué tipo de vinculación tienen? ¿Voluntarios? En ese caso pregunta al financiador si este tipo de aporte lo consideran elegible. En ese caso la documentación a presentar podría ser (esto te lo aclararán las bases y/o el financiador): acuerdo/convenio entre la entidad y el voluntario, documento que especifique y valore la aportación realizada (certificado que firma el voluntario), póliza de seguro y en algunos casos acreditación del trabajo realizado por el voluntario.

Espero que lo anterior te sea de utilidad,

Saludos,

Paola Bernal
Fundación Luis Vives – las respuestas dadas por la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante-

Querida Mariajose: como en tantas ocasiones, la legislación no contempla muchas de las situaciones de precariedad real con que se enfrentan las organizaciones más pequeñas.

El marco juridico habitual es tal cual te dice el compañero de la Fundación Luis Vives. Si bien yo añadiría algunas cosas más, como opciones o alternativas:
1, En relación con el Alta de IAE para poder facturar a terceros, sin tributar impuestos, tienes que darte de alta en el IAE y después pedir que te exhoneren. Es practicamente automático para la mayoria de las asociaciones sin ánimo de lucro. Puedes facturar de este modo- vender servicios acordes con tus objetivos- a instituciones o entidades que te paguen. Pero luego tienes que resolver la situación con el profesional- persona fisica- que ofrece el servicio. Si tu no puedes contratarlo de ninguna manera, tiene que resolverlo el/ella con alta de autonónomos como dice el compañeros. hay mas opciones.

Opciones:
1. Esperar a estar segura de que te han aprobado la subvención y después decidir. En función de los fondos disponibles, puedes considerar contratos a tiempo parcial, o por horas, debidamente reglamentados.
2. Otro formato que permite flexibilidad, para entidades que cada año dependen de subvenciones, son los Contratos fijos discontinuos. Estos contratos te dan un margen por el que puedes contratar para ciertas actividades, por periodo de 3 a 6 meses (el margen es flexible). Admite el tiempo parcial.
3. Finalmente si los pagos son mucho menores- todo depende de que cargos estemos hablando y por cuanto tiempo, la Agencia Trinbutaria suele admitirte la Modalidad Servicios profesionales puntuales, si no superan los 3.000 euros por año, y siempre que pagues el IRPF correspondiente. Es algo un poco ambiguo, pero que tienen un margen posible: en nuestro caso ni la Agencia Tributaria ni las entidades financiadoras han puesto pegas al respecto hasta la fecha y desde hace unos 10 años.
4. Una última opción considerable dentro de ciertos márgenes- de nuevo insisto que depende del trabajo, jornada dedicada y tiempo, puede considerarse la opción de Dietas. esta opción ha tendido a restringirse, y normalmente se pide anexo cuantas facturas te sea posible adjuntar. Solo sirve en casos puntuales… siempre que pueda justificarse adecuadamente este pago.

Estas opciones, en general, no pueden aplicarse en el caso de cargos laborales de estructura, es decir estables. Pero en cambio son adecuados para modular el equipo en función de los fondos disponibles y nivel de actividad de cada período.

Atentamente,

Maria Molero (686 20 88 40)- valencia

Estimada María José: en relación con tu consulta planteada, paso a informarte lo siguiente: en primer lugar, debéis de estar en este supuesto a lo que establezcan las bases de la convocatoria de subvenciones que convoque la Consellería de Bienestar Social de la Generalitat Valenciana, en especial, el apartado referente a la Justificación de subvenciones, siendo ello esencial para saber si podéis solicitar una subvención en el ámbaito de dicha Consellería.
En segundo lugar, comparto los criterios que te trasladan mis compañeras de portal, en especial, con María Molero, en cuanto a la opción de “Dietas”, máxime cuando el artículo 30 de la Ley 33/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, precepto básico de aplicación a todas las Comunidades Autónomas, establece que: “. La justificación del cumplimiento de las condiciones impuestas y de la consecución de los objetivos previstos en el acto de concesión de la subvención se documentará de la manera que se determine reglamentariamente, pudiendo revestir la forma de cuenta justificativa del gasto realizado o acreditarse dicho gasto por módulos o mediante la presentación de estados contables, según se disponga en la normativa reguladora.
2. La rendición de la cuenta justificativa constituye un acto obligatorio del beneficiario o de la entidad colaboradora, en la que se deben incluir, bajo responsabilidad del declarante, los justificantes de gasto o cualquier otro documento con validez jurídica que permitan acreditar el cumplimiento del objeto de la subvención pública.
La forma de la cuenta justificativa y el plazo de rendición de la misma vendrán determinados por las correspondientes bases reguladoras de las subvenciones públicas.
A falta de previsión de las bases reguladoras, la cuenta deberá incluir declaración de las actividades realizadas que han sido financiadas con la subvención y su coste, con el desglose de cada uno de los gastos incurridos, y su presentación se realizará, como máximo, en el plazo de tres meses desde la finalización del plazo para la realización de la actividad.
Los gastos se acreditarán mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, en los términos establecidos reglamentariamente.
La acreditación de los gastos también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas, siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario.
Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de justificantes de gasto que permita el control de la concurrencia de subvenciones”.
En consencuencia, partiendo de este contexto legal y de no poder dar de alta a vuestros profesionales por las razones aludidas, así como de la argumentación que te traslada mi compañera de portal María Molero, entiendo que podríais utilizar la figura del voluntariado en las actividades objeto de subvención, tal como menciona la Ley 4/2001, de 19 de junio, del Voluntariado en la Comunitad Autónoma Valenciana, a cuyo tenor, “También son derechos de las personas voluntarias frente a la entidad de voluntariado en que se integren:
d.Recibir compensación económica por los gastos ocasionados en el desarrollo de su actividad, siempre que así se haya pactado entre la organización y la persona voluntaria con las características y los capitales que se determinen reglamentariamente”,

Así pues, podriá imputarse a la subvención como gasto de personal, eludiendo la justificación mediante nóminas, entre otros, el reembolso de los gastos derivados del desempeño de sus actividades, en el concepto de “Dietas Personal”. Además, podríá justificarse con cargo a la subvención los gastos de las pólizas de seguros de accidente y enfermedad y de responsabilidad civil suscritos a favor del personal voluntario que participe en los programas subvencionados (concepto de “Seguros”).
A estos efectos, deberiá aportarse junto con el contrato del seguro en el que conste la relación de asegurados, la justificación del pago del mismo.
Por último, en el caso de acreditación de gasto mediante facturas, si lo estableciera las bases de la convocatoria, las mimas deberán reunir los requisitos recogidos en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE núm. 286, 29-11-2003) y normativa de desarrollo
Quedando a tu entera disposición para cualquier duda sobre esta consulta o de cualquier otra índole jurídica, recibe un cordial saludo, deseándote felices fiestas y un próspero año 2009.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com