Formato de libros online para el Registro Mercantil

Estimado Alex: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: inicialmente, los libros de un AMPA son muy importantes porque reflejan la gestión diaria de una entidad no lucrativa, debiendo estar a disposición de los padres y madres en la Asamblea General. Al final del mandato en la Junta Directiva y, en caso de no seguir, se deben entregar a la nueva Junta Directiva.
Al respecto, cabe referir los siguientes Libros necesarios en un AMPA:
-Libro de actas de las Asambleas Generales y de las Juntas Directivas: el responsable es el Secretario/a, que firma con el visto bueno (VºBº) del Presidente. Se leen y aprueban en la reunión siguiente del órgano del que emanan (en la siguiente Asamblea en caso de Asamblea, o en la siguiente Junta Directiva en caso de tratarse de un acto de la Junta Directiva procediéndose a su firma.
Se debe levanta acta de todas las Asambleas Generales y, también, con los acuerdos de las reuniones de Junta Directiva. Hay que indicar:
a) Fecha y hora, lugar de celebración, número de asistentes (asamblea) o nombre de los asistentes (Junta Directiva), orden del día, temas tratados, ligera reseña de los debates y acuerdos tomados en cada punto y hora de finalización.
b) Se debe resumir lo tratado, sin poner - exactamente - lo que manifiesta cada uno, salvo que alguien quiera que conste expresamente su intervención, y para ello lo tiene que solicitar.
-Libro de socios/as: Es un listado de socias/os del AMPA en el que se anota, de forma numerada, los nombres, tanto del padre como de la madre, y las cuotas pagadas (una cuota por familia). El/la responsable es el/la Secretario/a.
-Libro de cuentas/contabilidad: en él figuran los ingresos y gastos del AMPA, así como el saldo anual que se presenta a la Asamblea. El/a Tesorero/a es el/la responsable del libro y firma cada ejercicio con el Vº Bº del Presidente o Presidenta. Cuando cambia la Junta Directiva, se hace una diligencia con fecha de entrega del libro por parte del nuevo Presidente/a y Tesorero/a.
Además, según lo establecido en el art. 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, del Derecho de Asociación, las AMPAS “están obligadas a llevar una contabilidad ajustada que permita obtener una imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera”. Es importante ajustarse a las normas desarrolladas por el plan general de contabilidad de pequeñas y medianas empresas y entidades sin fines lucrativos.
Sin embargo, algunos miembros de los órganos de representación de las AMPAS consideran que las mismas no deben ajustarse a dicho plan general de contabilidad bien porque la actividad que realizan no genera beneficio al ser sin ánimo de lucro, o bien porque el beneficio de la actividad emprendida se destina a otros proyectos de la asociación. Pero para la Administración tributaria son indicios suficientes para determinar que se ejerce una actividad económica, si se efectúa cualquier venta o servicio por el que percibe alguna contraprestación económica, o si contrata personal.
Las sanciones fijadas por la Administración tributaria por el incumplimiento de estas obligaciones son cuantiosas, pudiendo llegar a alcanzar los 20.000 Euros. Además no podrán disfrutar de las subvenciones a las que podría tener acceso, y la responsabilidad recaerá sobre la junta directiva por tal incumplimiento. Por ello, es indispensable que adapte el funcionamiento de su AMPA conforme marca la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, y no corra riesgos innecesarios.
De otra parte, en cuanto a la obligación de presentar los libros de un AMPA, cabe señalar que el art. 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, establece las obligaciones documentales y contables de las asociaciones, con el tenor literal siguiente: “las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
Adicionalmente, el art. 28 de la referida Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, establece los actos inscribibles y el depósito de la documentación de las asociaciones, sin que en dicho artículo se recoja tampoco la obligatoriedad de depositar las cuentas anuales. Dicha obligación de depósitos de las cuentas anuales sí opera para las asociaciones declaradas de utilidad pública, en virtud de lo establecido en el art. 34.1 de dicha Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, las asociaciones no declaradas de utilidad pública no tienen ninguna obligación de depositar sus cuentas anuales en registro alguno, ni tampoco tienen obligación de legalizar ninguna clase de libro.
Con todo lo anterior, las entidades asociativas en general tienen la obligación de disponer, como mínimo, de los tres libros señalados anteriormente, uno por cada materia, no impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad. Si precisa la entidad asociativa habilitar y /o legalizar alguno de los Libros señalados como obligatorios, teniendo dicha legalización u habilitación un carácter facultativo, u otro distinto de los mismos Libros voluntarios ante la imposibilidad de legalizar o habilitar dichos libros ante el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Madrid http://www.madrid.org/cs/Satellite?c=CM_Tramite_FA&cid=1109168961281&definicion=Inscripcion%20Registro&pagename=ComunidadMadrid/Estructura&tipoServicio=CM_Tramite_FA , basada en la inexistencia de disposición reglamentaria al respecto, dicha habilitación y/o legalización tendrá que efectuarse bien ante cualquier Notario https://madrid.notariado.org/portal/ o ante el Registro Mercantil https://www.rmercantilmadrid.com/RegistroMM/Index.htm
Por último, resta significar en cuanto al diligenciado de los libros del AMPA, que los mismos se pueden comprar en una papelería y podrán legalizarse como se expone anteriormente ante Notario o, en su caso, presentándolos en Registro Mercantil. Si queréis tenerlos informatizados, se llevarán los folios en blanco a diligenciar a dicho registro y sobre ellos se imprimirán las actas, cuentas, y registro de socios/as correspondientes. Realizar el diligenciado de libros, dependiendo del número y tamaño de éstos, implica pagar una serie de tasas que vienen reflejadas en su página Web (https://www.rmercantilmadrid.com/RegistroMM/Index.htm).
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com