¿Existe un plazo general para la custodia de la documentación relativa a ayudas públicas o privadas?

Buenos días.

Por supuesto que sí, nos resulta de gran utilidad.

Muchísimas gracias por su atención y asesoramiento.

Reciban un cordial saludo.

Buenos dias, salvo mejor criterio le comento que las obligaciones de conservación de facturas, y demas justificantes de ingresos, gastos e inversiones son:

El Artículo 30 del Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta. Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.
Tomemos como ejemplo la declaración del Impuesto de Sociedades. En 2016 podrán revisar las declaraciones presentadas cuatro años para atrás; es decir, en 2012. Pero el impuesto que se presentó en 2012 fue el correspondiente al ejercicio 2011, por lo que, en realidad, tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto de cinco años hacia atrás. Esto a efectos fiscales, no mercantiles.
Las facturas de inmovilizado reciben un tratamiento diferente, puesto que no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones. Del mismo modo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. El plazo de compensación es de 18 años desde que se produce el resultado negativo. Eso implica que la empresa tendrá que justificar documentalmente el origen de ese resultado en todos los ejercicios en los que aplica la compensación, siempre y cuando la Agencia Tributaria se lo requiera.
Hoy en día se tiende a conservar una gran parte de las facturas o documentos contables en formato electrónico. Pero, en caso de recibir un requerimiento de Hacienda, pueden exigirnos la presentación de los libros-registro y de las facturas que les sirven de soporte. Hay que tener en cuenta que la práctica de deducciones está siempre condicionada a que el contribuyente disponga del justificante físico del gasto. De lo contrario, la administración podrá practicar una liquidación complementaria y hacernos pagar aquello que hemos deducido sin derecho.

Tratándose de una fundación, la legislación y comentarios anteriores, le son plenamente de aplicación por lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 50/2002 de Fundaciones y 28 de su reglamento aprobado por el RD 1337/2005.

Saludos.

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Respuestas rápidas y documentadas.

Ambas dejan abierta la posibilidad de que exista una mejor aportación, por lo que entendemos que ambos asesores han comprobado que no existe una regulación clara, o no existe, en cuanto al plazo de custodia de la documentación de la entidad cuando ésta se presenta a convocatorias de subvenciones/ayudas y éstas son concedidas, lo cual va en línea con nuestra propia percepción.

Nos da tranquilidad, al proporcionarnos un criterio para eliminar documentación.

Muchas gracias a los dos.