¿Es válido que nos pidan el reintegro por no aportar en la justificación de la subvención los billetes de tren físicos?

En mi opinion, no deberian, pero depende de las normas de justificacion que estén utilizando. En cualquier caso, no sé si es posible pedir a la compañía un duplicado, pues ellos tendrán constancia de que se usaron.

Un saludo!

M

Hola, en el actual momento de demanda de transparencia y trazabilidad de los gastos en las ongs y del dinero público, la demanda de la constancia de los billetes que indiquen que el gasto facturado se materializó es casi indispensable. Tu expediente incompleto (no cerrada esa auditoría) puede suponer el perjuicio de que no puedas acceder a otros recursos de ese financiador, o de otros dependientes de las AAPP, por no tener cerrado ese expediente con un Visto Bueno final, además del recelo o daño a la credibilidad y reputación de la entidad y su staff. Aunque puedes pedir medidas de flexibilidad (mejor aportando otras pruebas de que esas personas fueron transportadas y estuvieron en el sitio de destino materializando el proyecto subvencionado) si “sobredocumentas” el movimiento de recursos humanos, debes estar atento al “pie de recurso” de lo que te demandan en escritos oficiales, a fin de sequir bien los plazos y conductos de tus alegaciones y nuevos testimonio o pruebas.

Tener una factura y un comprobante de compra-pago-abono, no es un testimonio de que unas personas en concreto, para ese proyecto en concreto, realizaron ese desplazamiento. La factura es un testimonio de movimiento de compra-venta de bienes, servicios, derechos …imputables o adscritos a una cuenta, proyecto; demostrar la aplicación real de ese gasto-inversión, es otra cosa.

Como pauta general, hay que sobre-acreditar gastos, mostrar la trazabilidad lícita de los recursos, demostrar con pruebas y testimonios de terceros, que la actividad, y todos los movimientos de recursos y personas que se vinculaban a su desarrollo, se materializaron.

Aunque aún puedas intentar completar la documentación de que ese desplazaminto se realizó para materializar alguna acción del proyecto, si mantiene el financiador su negativa a felxibilidad a posteriori, paga pra cerrar el expediente y no te vicie los futuros y la confianza interpersonal y entre entidad-intitución.

En el caso de usar, algún día, un transportador molecular intergaláctico para trasladar a las personas adecuadas al proyecto, habrá que asegurarse que ninguna partícula, molécula o célula muerta, se desvíe de su trayectoria y que deje un rastro inequívoco de que estuvo en el lugar adecuado, en el momento adecuado, ejecutando proyecto y no de turisteo o usando kms para otra cosa.

Saludos.

Los billetes, tarjetas de embarque, etc, siempre han sido los medios de prueba que se piden para acreditar que se ha hecho un viaje, o al menos es la documentación “más” creible, ya que una factura de una agencia de viajes, se puede tener por un lado y después haber pedido un abono de la misma por no haber realizado el viaje. Si contabilizamos la factura como gasto justificable y el abono no lo contabilizamos ya tenemos una brecha por la que se ha ido un dinero. Este modo de actuar viene copiado de Hacienda, ya que en el cualquier empresa los billetes siempre se han guardado para poder justificar los gastos de viajes ya que si no en caso de inspección tributaria normalmente si solo tenias la factura no aceptaban los viajes como gasto.

Para el tema de subvenciones hubo una época en que se relajo el control y no se era tan exigente, pero aunque la norma muchas veces no esta escrita, a veces en las bases si, el billete, o tarjeta de embarque en avión, es el mejor oomprobante de cualquier viaje. De hecho yo recuerdo como auditor de subvenciones que siempre lo he solicitado. Resumiendo, es totalmente correcto que te lo pidan aunque tengas la factura, seria el equivalente del albarán de entrega de una mercancía, me explico si tu estas justificando un material que has utilizado en tu proyecto, a mi como auditor no me sirve sólo la factura, necesito el albarán que justifica esa factura en la que constara el detalle de lo entregado y con que fecha y también necesitare ver el pedido.

Saludos

Efectivamente, los billetes en todas las justificaciones que he realizado en proyectos europeos o españoles, siempre se han guardado junto a las facturas así como en el caso de asistencia por ejemplo a algún evento que participasen con el programa del mismo y si se intervenía como ponente también se indicaba su nombre y la ponencia para que no quedase duda.
De todas formas cada entidad pública que concede las subvenciones puede solicitar más o menos comprobantes o justificantes, pero lo correcto sería guardar toda la documentación y aportarla en la justificación para evitar problemas y retrasos en los cobros o tener que devolver todo o parte de lo concedido.
Como indican también probablemente la empresa que emitió los billetes pueda realizar un duplicado del o los billetes, por intentarlo no se pierde nada. Si hay alguna autorización de pago interna de tesorería y allí consta algún documento que lo acredite o el pago del mismo con algún sistema de factura por internet por ejemplo, presentadlo por si el encargado de la revisión lo entiende y lo valida. Suerte.

Saludos,