¿Es obligatorio legalizar los libros de actas, socios y contabilidad?

Hola Mar,

Te dejo un par de consultas resueltas que te pueden resultar útiles:

No nos queda claro cómo y dónde legalizar los libros de la asociación

¿Tenemos obligación de legalizar los libros contables y presentar cuentas anuales?

¡Saludos!

Estimada Mar: en relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, la normativa aplicable en materia de asociaciones en la Comunidad Autónoma de Aragón viene dada por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación; Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relacones con los restantes registros de asociaciones —aplicable como Derecho supletorio conforme al artículo 149.3. “pfo in fine” de la Constitución Española-, y el Decreto 260/2012, de 4 de diciembre, por el que se regula el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Aragón
De conformidad con lo expuesto y, a falta de normativa específica en el Decreto 260/2012, de 4 de diciembre, respecto a la legalización de los libros de actas, socios y contabilidad, cabe estar a lo dispuesto en el artículo 14.1. de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, el cual establece lo siguiente:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
De esta suerte, los Libros Obligatorios para una Asociación serán lo siguientes:
1.- Libro de Actas donde se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
2.-Libro de Socios en el que se inscribirá a todos los socios de la asociación Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
3.-Libro de Cuentas, este no es sino un “Libro de Caja” que cumple la función de registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. Es decir consiste en ir apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación. Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo y que dará una visión fiable de la situación económica de la entidad.
Así pues, las entidades asociativas en general tienen la obligación de disponer, como mínimo, de los tres libros señalados, uno por cada materia, no impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad. Si precisa la entidad asociativa habilitar y /o legalizar alguno de los Libros señalados Libros obligatorios, teniendo dicha legalización u habilitación un carácter facultativo, u otro distinto de los mismos Libros voluntarios ante la imposibilidad de legalizar o habilitar dichos libros ante el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Aragón, basada en la inexistencia de disposición reglamentaria al respecto, dicha habilitación y/o legalización tendrá que efectuarse bien ante cualquier Notario http://www.aragon.notariado.org/?do=guiadelcolegio&option=notarios o ante el Registro Mercantil -http://www.registromercantilzaragoza.es/
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com