En nuestro caso ¿Qué cuentas debemos presentar? ¿Somos ONG no declarada de utilidad pública?

Estimada María: en relación con la consulta establecida, paso a informarte lo siguiente: para el caso de que vuestra entidad asociativa estuviere declarada como de utilidad pública, bien a nivel nacional, bien a nivel autonómico, la misma deberá rendir cuentas del último ejercicio cerrado en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización, teniendo como requisitos previos -http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/asociaciones/utilidad-publica/rendicion-anual-de-cuentas-de-las-asociaciones-de- los siguientes:
-La obligación de la rendición de cuentas se aplicará a los ejercicios económicos que se inicien con posterioridad a la fecha de declaración de utilidad pública (Ej. Una entidad declarada en 2009 cuyo ejercicio económico finalice el 31 de diciembre: las primeras cuentas a presentar serán las de 2010 en el primer semestre de 2011).
En cuanto a lo documentos a presentar por las asociaciones de utilidad pública para cumplir con la obligación anual de rendición de cuentas:
-Solicitud o instancia de depósito de cuentas, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificación del solicitante como los de la entidad a la que representa, la descripción de la documentación que se acompaña, la petición que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante.
Si la Asociación es de ámbito nacional, la instancia, junto con el resto de la documentación, deberá dirigirse a la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior. Registro Nacional de Asociaciones. C/ Amador de los Ríos, 7. 28010 MADRID. o a través de la Sede electrónica central del Ministerio del Interior en la siguiente dirección de internet: https://sede.mir.gob.es/procedimientos/asociaciones/
-Si la Asociación es de ámbito autonómico o inferior, o es de las reguladas por leyes especiales (por ejemplo, asociaciones deportivas), la instancia se presentará en el Registro de Asociaciones correspondiente donde la Asociación se encuentre inscrita.
-Certificación del acuerdo de la asamblea general de socios que contenga la aprobación de las cuentas anuales y el nombramiento, en su caso, de auditores, expedida por las personas o cargos de la entidad con facultades para certificar acuerdos.
-Cuentas anuales, firmadas por todos los miembros de la junta directiva u órgano de representación de la asociación obligados a formularlas, que comprenderán los siguientes documentos: Balance de situación, Cuenta de resultados y Memoria económica.
-Información sobre flujos de efectivo: sólo será obligatoria para las entidades que formulen balance y memoria económica en modelo normal.
-Memoria de actividades, firmada por todos los miembros de la Junta Directiva u órgano de representación de la asociación.
Como corolario de lo establecido, resta señalar que las entidades declaradas de utilidad pública obligadas a formular cuentas anuales en modelo normal deberán adjuntar a las cuentas anuales un ejemplar firmado del informe de auditoría. Dicho informe se acompañará de un certificado acreditativo de que corresponde a las cuentas anuales presentadas, cuando no constase en la certificación del acuerdo de la asamblea general de socios.
De otra parte, si vuestro club no está declarado como de utilidad pública, tal como refiere mi compañero Ramón, habrá de estarse a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, el cual establece la obligación llevar una contabilidad que permita obtener una imagen lo más fiel posible, siendo lo más fácil llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad, cuya llevanza no sólo viene dada por por imperativo legal, sino como información a las personas asociadas y terceros ajenos a la entidad asociativa, mediante la elaboración de un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro mayor, este último, aunque no sea obligatorio, aunque si se considera conveniente.
De igual forma, la obligación de aprobar anualmente las cuentas por la Asamblea General de la entidad asociativa conllevará que a este órgano asambleario se le presente una nítida información de dichas cuentas mediante la presentación de los libros antedichos.
En cuanto a la presentación de las cuentas anuales, las cuentas anuales no tenéis que presentarla de “motu propio” ante ningún organismo público, oficial, salvo que fueran requeridas de forma específica en algún procedimiento administrativo al efecto. Basta con la aprobación por parte de vuestra Asamblea General. Dicho de otra manera: la normativa en cuestión no contempla la presentación en organismo público alguno, inclusive, aunque se realicen actividades económicas, circunstancia por la cual, aún en el caso de llevare a efecto, tampoco cabe su presentación en el Regitro Mercantil, ya que en dicho registro público no existe una hoja abierta para las asociacione, no siendo dable el depósito de las citadas cuentas.
Por último, respecto a la legalización de los libros oficiales libro diario y libro de inventarios, así como de las cuentas anuales, aunque no sea oligatoria su presentación, dicha legalización se puede realizar ante Notario o en el Registro Mercantil correspondiente, inclusive, anque la entidad asociativa no realice actividades económicas, pues el Registro Mercantil tiene previsto el procedimiento para realizar ciertos trámites relativos a entidades no inscritas en él.
Espero haberte ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com