¿En este caso necesitamos que la voluntaria nos facilite su DNI?

En relación con la consulta establecida, paso a informarles lo siguiente: junto con la aportación de mi compañero Ramón, cabe referir por mi parte, en primer lugar, que teniendo como marco de referencia la Ley 6/1996, de 15 de enero la cual es de aplicación, tal como determina el artículo 2 “a los voluntarios que participen en programas de ámbito estatal o supraautonómico, así como a las correspondientes organizaciones en cuanto desarrollen dichos programas”, la misma establece en el artículo 9 de la Ley 6/1996, de 15 de enero, el denominado acuerdo o compromiso de voluntariado con el contenido que se establece a continuación: 1. La incorporación de los voluntarios a las organizaciones se formalizará por escrito mediante el correspondiente acuerdo o compromiso que, además de determinar el carácter altruista de la relación, tendrá como mínimo el contenido siguiente:
a) El conjunto de derechos y deberes que corresponden a ambas partes, que habrá de respetar lo dispuesto en la presente Ley.
b) El contenido de las funciones, actividades y tiempo de dedicación que se compromete a realizar el voluntario.
c) El proceso de formación que se requiera para el cumplimiento de sus funciones.
d) La duración del compromiso y las causas y formas de desvinculación por ambas partes.
Sentado lo anterior, la entrega por parte de una persona voluntaria de una copia de su DNI para su inscripción en un Registro de Voluntarios en el seno asociativo, y llevar a cabo el documento de formalización del acuerdo o compromiso de voluntariado -les remito en archivo adjunto pdf., un documento a tal efecto,-es un dato personal, ya que los datos de carácter personal no tienen por qué ser íntimos. En este sentido, junto al DNI serían datos de personal el nombre, apellidos, DNI, correo electrónico, foto, datos curriculares, etc, siendo de aplicación la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptible de tratamiento y a toda modalidad de uso posterior de estos datos. Esto significa que la Ley Orgánica 15/1999, se aplica a los ficheros automatizados así como a los ficheros en soporte de papel u otro soporte físico.
El concepto de fichero en el ámbito de una entidad asociativa está descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, según el cual, se define el fichero como ‘todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso’.
En consecuencia, debéis inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero de personas, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, DNI, el administrador o gerente de la empresa, etc, a efectos de poder exigir dichos datos personales, por ejemplo, al personal voluntario.De lo contrario, estarías incumpliendo la normativa estatal en materia de protección de datos personales.
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible de forma gratuita en la web de la Agencia.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.
El formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) permite la presentación de notificaciones a través de Internet (con y sin certificado de firma electrónica reconocido), mediante soporte informático (disquete, CDROM) y en soporte papel. Dicho formulario interactivo, en formato PDF, se encuentra disponible en la página web de la Agencia (www.agpd.es).
Mediante este sistema de notificación se pueden realizar notificaciones de forma simplificada mediante notificaciones tipo precumplimentadas. Esta opción del formulario electrónico permite notificar de forma simplificada una serie de ficheros de titularidad privada relacionados con la gestión de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, historial clínico, nóminas y recursos humanos.
Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD, deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante la solicitud de modificación o de supresión de la inscripción, según corresponda.
Espero haberles ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.cmo