El Registro nos ha dicho que no es necesario tener libro de actas y que no hay que registrarlo. ¿Eso es cierto?

Estimado Fernando: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, debemos de partir de una entidad no lucrativa inscrita en el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, siéndole de aplicación a dicha entidad la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, y demás disposiciones en desarrollo de dicho texto legal, no existiendo en el ámbito de dicha Comunidad Autónoma ninguna ley aprobada por las Cortes de Castilla y León sobre asociaciones, junto con las correspondientes disposiciones reglamentarias en desarrollo de la misma (tal como acaece en las CC.AA. de Andalucía, Canaria, Cataluña, País Vasco y Valencia, ), aún a pesar de haber sido traspasada dicha competencia mediante Real Decreto 1687/1994, de 22 de julio, sobre traspaso de funciones y servicios (BOE núm. 216, de 9 de septiembre).
Sentado lo anterior, es de aplicación al supuesto en ciernes el artículo 14.1. de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, establece que: “Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus socios, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad. Así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.
Así pues, se establece la obligación de recoger en un libro de actas las reuniones de los órganos de gobierno y representación, pudiendo legalizar dicho libro de actas al inicio del mismo de forma voluntaria, ante la imposibilidad de realizarlo en el Registro de Asociaciones de la Comunidad de Castilla y León, en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de vuestra entidad asociativa, o, bien ante Notario del lugar.
En el supuesto de optar por la legalización ante el Registro Mercantil, se podrán llevar, indistintamente, libros encuadernados u hojas sueltas numeradas de forma correlativa, hasta un máximo, aproximadamente, de 500 hojas sueltas por libro.
Al respecto, debe señalarse que en el libro de actas se transcriben las actas de los órganos de gobierno y representación (Asamblea y Junta directiva). El formato tradicional es el de un libro encuadernado formado por hojas numeradas y que también puede ser adquirido en papelerías (es idéntico al que se emplea en sociedades mercantiles).
No obstante lo anterior, la irrupción del ordenador como herramienta básica para el registro y tratamiento de la información también en este campo ha introducido modificaciones en los procedimientos tradicionales de actuación. Ahora es bastante habitual escribir las actas por ordenador y, a este fin, cabe la posibilidad de legalizar hojas sueltas en blanco con una numeración correlativa. Dichas hojas se irán imprimiendo según se redacten las actas correspondientes y deberán ser aprobadas y firmadas de igual manera que lo serían en un libro de actas encuadernado. Completado el conjunto de hojas que fueron legalizadas, deben encuadernarse de forma que dificulte la extracción de cualquier hoja y debe conservarse en la asociación el libro así formado
En consecuencia, el libro de actas, junto con el libro de socios y de contabilidad, vienen a recoger datos esenciales de la vida asociativa, siendo el referente legal ante terceros y ante los propios asociados, en cuanto estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, en lo concerniente a los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de una asociación.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com