¿El libro de actas, socios y cuentas son obligatorios? ¿Hay alguno más?

Estimada Miriam: en relación con la consulta planteada, paso a informarles lo siguiente: en primer lugar, salvo error u omisión por mi parte, debemos de partir de una entidad asociativa inscrita, a los efectos de publicidad, en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior.
Si estamos en lo cierto, respecto de la cuestión que nos traslada, es decir, en qué momento tenéis que inscribir vuestra entidad en las actividades que vais a desarrollar, en mi opinión, cabe entender que lo tendría que realizar vuestra entidad sería solicitar a la Administración Pública competente –estatal, autonómica o local-, es la correspondiente autorización administrativa para llevar a cabo la actividad pretendida en los fines asociativos, pero no la inscripción de la asociación –por ejemplo, organización de rifas para recaudación de fondos destinados a la finalidad asociativa-.
Dicho lo anterior, en cuanto a los libros obligatorios en una entidad asociativa, inicialmente, cabe traer a colación lo establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, el cual dispone lo siguiente:
“1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.”
Al respecto, la Dirección General de Registros y Notariado ha dictado una serie de instrucciones en su Resolución de 12 de febrero de 2015, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, que regula la presentación telemática de libros de empresarios.
En concreto, la resolución objeto de estudio establece con carácter imperativo esta forma de legalización para los libros obligatorios, salvo los casos expresamente previstos en la misma, desarrollando un nuevo formato que permite empaquetar los ficheros presentados en un archivo comprimido, aportando, a juicio de la DGRN, simplicidad, ahorro de tamaño, y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática.
A continuación se ofrece un resumen de las concretas instrucciones dictadas en la resolución de referencia, en cuanto a la formación de presentación:
- El sistema de legalización de libros en formato electrónico presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.
-Todos los libros que, de forma obligatoria deben llevar los empresarios, deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
-La presentación deberá realizarse por vía telemática tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Se incluyen, a estos efectos, todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único. El medio de envío telemático es la web registradores.org, como señala la instrucción Decimosexta, que deberá cumplir los requisitos señalados en el anexo A de la resolución.
-Las firmas de quienes autorizan la solicitud, así como las firmas que se generan por los libros cuya legalización se solicita deben cumplir los requisitos establecidos en materia de firma electrónica, siendo necesaria la intervención de la entidad prestadora de servicios de certificación.
-Se establece la posibilidad de legalizar telemáticamente libros no obligatorios, si así lo desea el empresario, siempre que lo haga en la forma exigida para ello.
-Las reglas previstas en esta Resolución serán también de aplicación a legalización de libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
No obstante lo anterior, La Sala de lo Contencioso del TSJ Madrid, ha dictado un Auto de fecha 27 de Abril de 2015, (Rec. 259/2015) en la que ha decidido suspender la aplicación de la Instrucción hasta que recaiga sentencia del litigio principal.
Considera en su auto que la suspensión de su aplicación no ocasionaría ningún daño grave al interés público teniendo en cuenta la afectación generalizada para la confidencialidad de los datos de las empresas que suone dicha obligación.
Centrándonos en la cuestión relativa a si las asociaciones están obligadas a legalizar sus libros de socios y de actas, dejando aparte la mención a otro de los libros obligatorios en dicho tipo de entidades como son los libros contable, cabe referir lo siguiente:
- Las asociaciones están obligadas por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, a contar con una “relación de socios”. Ésta puede adoptar la forma de “libro de socios” con páginas numeradas pero, en principio, parece que no se establece la obligatoriedad de sea así. “Relación” no es lo mismo que “libro”. Si el libro no es obligatorio, tampoco lo sería su legalización, obviamente, salvo que se opte por que la relación de los socios de la asociación figure en un libro de socios.
- Las asociaciones están obligadas por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, a llevar un libro de actas con las actas correspondientes, al menos, a las reuniones de Asamblea General y de junta directiva.
Hasta la promulgación de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, se hablaba siempre de la posibilidad de que se tratara de un libro de hojas numeradas encuadernado previamente o de que se legalizaran hojas móviles, al objeto de poder imprimir las actas desde el ordenador, actas que posteriormente se encuadernarían en un libro.
Lo que está en cuestión, por tanto, es si ya no se podrán legalizar ni uno ni otras, porque el sistema pase a ser, únicamente, el de legalización telemática después de su cumplimentación y de forma anual siempre hablando del Registro Mercantil, pues existe la alternativa de legalizarlos ante notario público en el domicilio social de vuestra entidad asociativa, máxime cuando la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, no obliga a la legalización de los libros –los obligatorios son los de socios, actas y contables-, siendo un trámite recomendable, pero no imperativo.
De otra parte, y con independencia de la problemática relativa a la legalización de los libros, en todo caso, debe significarse que los Libros Obligatorios para una Asociación serán los siguientes:
1.- Libro de Actas donde se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
2.-Libro de Socios en el que se inscribirá a todos los socios de la asociación. Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
En este Libro de socios deberá tenerse en cuenta lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en cuanto al acceso a dicho libro por los asociados, así como al contenido de dicho acceso.
dicho acceso
3.-Libro de Cuentas, este no es sino un “Libro de Caja” que cumple la función de registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. Es decir consiste en ir apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación. Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo y que dará una visión fiable de la situación económica de la entidad.
Así pues, las entidades asociativas en general tienen la obligación de disponer, como mínimo, de los tres libros señalados, uno por cada materia, no impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad.
Espero haberles ayudado.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com